{"id":40228,"date":"2023-03-23T10:05:23","date_gmt":"2023-03-23T09:05:23","guid":{"rendered":"https:\/\/octorate.com\/pms-hoteles\/"},"modified":"2026-09-21T10:08:37","modified_gmt":"2026-09-21T08:08:37","slug":"pms-hoteles","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.octorate.com\/es\/pms-hoteles\/","title":{"rendered":"PMS hotelero, qu\u00e9 es, qu\u00e9 hace el sistema de gesti\u00f3n hotelera, qu\u00e9 debe cubrir en Espa\u00f1a y c\u00f3mo elegirlo"},"content":{"rendered":"<style>\n.octo-note{background:#F8FBFF;border:1px solid #DCE4F0;border-left:4px solid #4F78F7;border-radius:12px;padding:16px 20px;margin:0 0 26px;font-size:15.5px;line-height:1.6;color:#374151}\n.octo-note b,.octo-note strong{color:#19356B}\n.octo-price{background:#F3F7FD;border:1px solid #DCE4F0;border-radius:10px;padding:12px 16px;margin:16px 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El channel manager habla con los portales, el motor de reservas cobra las reservas directas, el revenue management sugiere los precios. El PMS es aquel del que dependen todos los dem\u00e1s, y tambi\u00e9n el que m\u00e1s se confunde con el programa que tiene al lado.<\/p>\n<p>Esta p\u00e1gina explica qu\u00e9 hace un PMS para hoteles, apartamentos tur\u00edsticos y alquiler vacacional, qu\u00e9 obligaciones espa\u00f1olas debe cubrir, c\u00f3mo se integra con el resto, qu\u00e9 comprobar en certificaciones y requisitos, nube o local, y qu\u00e9 preguntar antes de elegirlo.<\/p>\n<div class=\"octo-def\"><strong>El PMS, Property Management System, es el software con el que un alojamiento gestiona las estancias.<\/strong> Guarda en una sola ficha la reserva, el hu\u00e9sped, la habitaci\u00f3n, la tarifa, los cargos y la factura, y es el sistema sobre el que trabajan recepci\u00f3n, pisos y administraci\u00f3n. Cualquier otro programa del alojamiento lee de esa ficha o escribe en ella.<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-article-main\">\n<h2 id=\"que-es-un-pms-hotelero-y-que-significa-la-sigla\">Qu\u00e9 es un PMS hotelero y qu\u00e9 significa la sigla<\/h2>\n<p>Pregunta a diez hoteleros qu\u00e9 es un PMS y tendr\u00e1s diez respuestas, cada una moldeada por el producto que compraron. La definici\u00f3n que sirve para cualquier alojamiento es estrecha. El PMS es el sistema de referencia de la estancia. Si un dato tiene que ver con un hu\u00e9sped que llega, que est\u00e1 en casa o que se ha ido, est\u00e1 ah\u00ed, y si dos sistemas no se ponen de acuerdo sobre si la 204 est\u00e1 libre esta noche, decide el PMS.<\/p>\n<h3>Qu\u00e9 significa PMS<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>PMS es la sigla inglesa de Property Management System, en espa\u00f1ol sistema de gesti\u00f3n hotelera o software de gesti\u00f3n para alojamientos.<\/strong> La palabra <em>property<\/em> no es casual. El mismo programa gestiona un hotel de 200 habitaciones, un hostal de seis y una cartera de apartamentos tur\u00edsticos, porque los tres administran habitaciones o unidades, hu\u00e9spedes y dinero sobre un calendario.<\/div>\n<p>En espa\u00f1ol lo encontrar\u00e1s como <em>software de gesti\u00f3n hotelera<\/em>, <em>sistema de gesti\u00f3n hotelera<\/em>, <em>programa de gesti\u00f3n para hoteles<\/em>, <em>sistema hotelero<\/em> o simplemente <em>PMS<\/em>. Son nombres distintos para lo mismo. Lo que cambia de un producto a otro no es el nombre sino el per\u00edmetro. Algunos cubren solo reservas y cuentas, otros tambi\u00e9n housekeeping, obligaciones legales, pagos y distribuci\u00f3n.<\/p>\n<h3>Qu\u00e9 no es un PMS<\/h3>\n<p>Tres productos se toman con regularidad por un PMS, y la confusi\u00f3n sale cara, porque se acaba pagando uno creyendo haber comprado el otro. Un channel manager mueve n\u00fameros entre tu sistema y los portales, sin una disponibilidad propia. Un motor de reservas es el checkout de tu web y se detiene en la confirmaci\u00f3n. Un sistema de revenue management sugiere un precio y no toca la reserva.<\/p>\n<p>Hay dos m\u00e1s que aparecen junto a la sigla. Un POS es la caja del bar o del restaurante, y un ERP es la contabilidad de la empresa. Los dos se conectan al PMS, uno para cargar una cena en la cuenta de la habitaci\u00f3n, el otro para recibir facturas y cobros, y ninguno lo sustituye.<\/p>\n<p>Ninguno de los cinco sabe qui\u00e9n duerme en la 204 esta noche. Esa es la prueba definitiva.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-image size-large octo-inline-image octo-schema\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.octorate.com\/wp-content\/uploads\/2026\/09\/pms-channel-manager-motor-de-reservas-rms-diferencias.webp\" alt=\"Diferencias entre PMS hotelero, channel manager, motor de reservas y revenue management system, qu\u00e9 posee cada uno\" data-file=\"pms-channel-manager-motor-de-reservas-rms-diferencias.webp\"><figcaption>Los cuatro se venden a menudo juntos, por eso la frontera se difumina. La pregunta que los separa es qu\u00e9 sistema guarda la ficha que los dem\u00e1s leen.<\/figcaption><\/figure>\n<h2 id=\"que-hace-un-pms-modulo-a-modulo\">Qu\u00e9 hace un PMS, m\u00f3dulo a m\u00f3dulo<\/h2>\n<p>Las listas de funciones son largas e intercambiables. Es m\u00e1s \u00fatil mirar qu\u00e9 hace un PMS con una sola reserva, porque cada m\u00f3dulo es una manera distinta de leer o escribir la misma ficha.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-image size-large octo-inline-image octo-schema\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.octorate.com\/wp-content\/uploads\/2026\/09\/que-hace-un-pms-hotelero-modulos-reserva.webp\" alt=\"Qu\u00e9 hace un PMS hotelero con una reserva, recepci\u00f3n, check-in y registro de viajeros, housekeeping, tarifas, facturaci\u00f3n e informes\" data-file=\"que-hace-un-pms-hotelero-modulos-reserva.webp\"><figcaption>Seis m\u00f3dulos, una ficha. El valor no est\u00e1 en ning\u00fan m\u00f3dulo por separado, est\u00e1 en que nadie tiene una copia aparte de la verdad.<\/figcaption><\/figure>\n<h3>El calendario y la reserva<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>El calendario es la superficie de trabajo del PMS.<\/strong> Habitaciones en un eje, fechas en el otro, cada reserva dibujada como un bloque. Disponibilidad, llegadas, salidas, cambios de habitaci\u00f3n y bloqueos se leen ah\u00ed, y buena parte del trabajo de recepci\u00f3n se hace directamente encima.<\/div>\n<p>Una reserva en el calendario lleva consigo el hu\u00e9sped, las fechas, la <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/tipos-de-habitaciones-en-hotel\/\">tipolog\u00eda de habitaci\u00f3n<\/a>, el plan de tarifas, el canal, el saldo y las notas del turno anterior. Tipolog\u00eda y habitaci\u00f3n f\u00edsica no son lo mismo, y asignar la 204 es una decisi\u00f3n aparte, que suele tomarse el d\u00eda antes.<\/p>\n<h3>El check-in y el registro de viajeros<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>El check-in es el momento en que la reserva se convierte en una estancia.<\/strong> Se identifica al hu\u00e9sped, se registran sus datos, se asigna la habitaci\u00f3n, se toma un dep\u00f3sito o una preautorizaci\u00f3n, y el estado de la habitaci\u00f3n cambia. En Espa\u00f1a de esos mismos datos sale el parte de viajeros para SES Hospedajes.<\/div>\n<p>Tiene su propia secci\u00f3n m\u00e1s abajo, porque en Espa\u00f1a arrastra una obligaci\u00f3n con plazo de 24 horas que decide c\u00f3mo trabaja la recepci\u00f3n.<\/p>\n<h3>Housekeeping<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>El housekeeping en un PMS es el estado de la habitaci\u00f3n m\u00e1s la lista de trabajo.<\/strong> Cada habitaci\u00f3n est\u00e1 limpia, sucia, en repaso, revisada o fuera de servicio, y la lista del d\u00eda nace de salidas, permanencias y llegadas en lugar de escribirse a mano.<\/div>\n<p>Est\u00e1 en el PMS por una cuesti\u00f3n de tiempos. Recepci\u00f3n necesita saber qu\u00e9 habitaciones est\u00e1n listas, pisos qu\u00e9 habitaciones salen. Con dos sistemas separados el hueco lo llenan las llamadas, y una lista compartida y actualizada desde el m\u00f3vil elimina casi todas.<\/p>\n<h3>Tarifas y disponibilidad<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Tarifas y disponibilidad son la capa comercial del PMS.<\/strong> Cada tipolog\u00eda lleva uno o m\u00e1s planes de tarifas, cada uno con precio, condiciones y restricciones, y el resultado es el dato que lee cada canal de venta.<\/div>\n<p>Un plan de tarifas no es una habitaci\u00f3n. La tipolog\u00eda es f\u00edsica y tienes un n\u00famero fijo. El <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/tipos-de-tarifas-de-un-hotel\/\">tipo de tarifa<\/a> es la condici\u00f3n comercial con la que la vendes, flexible, no reembolsable, con desayuno. Una tipolog\u00eda lleva varios planes que beben del mismo grupo de habitaciones, y el error m\u00e1s com\u00fan en los alojamientos peque\u00f1os es crear una tipolog\u00eda por cada tarifa, lo que parte el inventario en dos. Las restricciones tambi\u00e9n viven aqu\u00ed, y solo funcionan si se fijan en un sitio y se empujan a todos.<\/p>\n<h3>Facturaci\u00f3n y cobros<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Facturar en un PMS significa que cada cargo acaba en la reserva.<\/strong> Noches, extras, impuesto tur\u00edstico, dep\u00f3sitos y devoluciones se acumulan en la cuenta, y la factura nace de esa cuenta en lugar de teclearse aparte en otro programa.<\/div>\n<p>Es la parte que m\u00e1s ha cambiado en Espa\u00f1a en los \u00faltimos a\u00f1os. Los sistemas de facturaci\u00f3n tendr\u00e1n que cumplir Verifactu, la factura electr\u00f3nica entre empresas ya tiene reglamento, y en algunas comunidades hay un impuesto por persona y noche que va en la factura. Las tarjetas, las preautorizaciones y las devoluciones van en un m\u00f3dulo de <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/payment-manager\/\">gesti\u00f3n de pagos<\/a> separado del n\u00facleo del PMS, porque los datos de las tarjetas tienen requisitos de seguridad propios. Una preautorizaci\u00f3n tomada al reservar es tambi\u00e9n la \u00fanica defensa pr\u00e1ctica frente a un <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/no-show-in-hotel\/\">no show<\/a>.<\/p>\n<h3>Informes<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Los informes convierten el trabajo del d\u00eda en cifras sobre las que decidir.<\/strong> Ocupaci\u00f3n, precio medio, RevPAR, producci\u00f3n por canal, comparaci\u00f3n con el a\u00f1o anterior, y las exportaciones para la gestor\u00eda y para las estad\u00edsticas oficiales.<\/div>\n<p>Un informe vale lo que valen los datos introducidos antes. Quien no registra de qu\u00e9 canal llega una reserva no puede saber qu\u00e9 canal se merece su comisi\u00f3n.<\/p>\n<div class=\"octo-weigh\"><span class=\"lbl\">Qu\u00e9 cambia de verdad con un PMS<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Un dato escrito una sola vez.<\/strong> Reserva, hu\u00e9sped, habitaci\u00f3n, cuenta, parte de viajeros y factura son la misma ficha. Nada se vuelve a teclear, nada hay que cuadrar.<\/li>\n<li><strong>Nada de overbooking por configuraci\u00f3n.<\/strong> Una sola disponibilidad, le\u00edda por todos los canales, que baja en todas partes cuando alguien reserva en cualquier sitio.<\/li>\n<li><strong>Las obligaciones salen de los datos.<\/strong> Parte de viajeros, factura, impuesto tur\u00edstico y estad\u00edstica nacen del check-in y de la cuenta, no de un segundo programa.<\/li>\n<li><strong>Recepci\u00f3n ve los pisos, y al rev\u00e9s.<\/strong> El estado de habitaci\u00f3n actualizado desde el m\u00f3vil quita la mayor\u00eda de las llamadas internas.<\/li>\n<li><strong>Las cifras son fiables.<\/strong> Ocupaci\u00f3n, precio medio y producci\u00f3n por canal salen del trabajo diario, no de un archivo que alguien actualiza a fin de mes.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p>La ventaja que no aparece en ninguna lista es el tiempo que vuelve, las horas que hoy se van en teclear, comprobar y llamar.<\/p>\n<h2 id=\"el-check-in-en-el-pms-y-el-parte-de-viajeros\">El check-in en el PMS y el parte de viajeros<\/h2>\n<p>En cualquier pa\u00eds el check-in es el momento en que la reserva se vuelve real. En Espa\u00f1a, adem\u00e1s, empieza a correr un plazo, y por eso decide c\u00f3mo se organiza la recepci\u00f3n y qu\u00e9 tiene que saber hacer el PMS.<\/p>\n<h3>Qu\u00e9 pasa en el check-in<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>El check-in re\u00fane cuatro operaciones que el PMS ejecuta sobre la misma ficha.<\/strong> Verificar la identidad y registrar los datos de cada viajero, asignar la habitaci\u00f3n f\u00edsica, garantizar el pago con un dep\u00f3sito o una preautorizaci\u00f3n, y cambiar el estado de la habitaci\u00f3n para que housekeeping y facturaci\u00f3n lo vean.<\/div>\n<p>Cuando las cuatro ocurren en el mismo sistema, el check-in de una pareja dura lo que tarda en firmar. Cuando ocurren en tres programas distintos, m\u00e1s la plataforma del Ministerio abierta en otra pesta\u00f1a, dura lo que tarda la fila.<\/p>\n<h3>SES Hospedajes y las 24 horas<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>El parte de viajeros es la comunicaci\u00f3n de los datos de cada hu\u00e9sped al Ministerio del Interior a trav\u00e9s de la plataforma SES Hospedajes,<\/strong> en un plazo m\u00e1ximo de 24 horas, con los datos que fija el Real Decreto 933\/2021 y un registro documental que hay que conservar tres a\u00f1os.<\/div>\n<div class=\"octo-law\">\n<div class=\"h\">Qu\u00e9 dice la norma<\/div>\n<p>El <a class=\"ext\" href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2021-17461\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">Real Decreto 933\/2021, de 26 de octubre<\/a>, establece las obligaciones de registro documental e informaci\u00f3n de quienes ejercen actividades de hospedaje, profesionalmente o no, hoteles, apartamentos tur\u00edsticos y alquiler vacacional incluidos. La comunicaci\u00f3n de los datos debe hacerse de manera inmediata y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, el registro se conserva tres a\u00f1os desde el fin del servicio, y los datos de cada viajero del Anexo I incluyen nombre y apellidos, sexo, documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio, tel\u00e9fono, correo electr\u00f3nico, n\u00famero de viajeros y la relaci\u00f3n de parentesco en el caso de menores. El canal es la aplicaci\u00f3n Hospedajes de la <a class=\"ext\" href=\"https:\/\/sede.interior.gob.es\/portal\/sede\/tramites?codAgrupacion=Hospedajes\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">Sede Electr\u00f3nica del Ministerio del Interior<\/a>, con alta previa mediante certificado digital o Cl@ve.<\/div>\n<p>Un PMS pensado para Espa\u00f1a genera el parte con los datos del check-in, lo env\u00eda y guarda el acuse. Uno pensado para otro mercado te deja la plataforma abierta en otra ventana y a alguien tecleando nombres y documentos a las once de la noche. C\u00f3mo darse de alta y c\u00f3mo la conecta Octorate lo explica la gu\u00eda sobre <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/ses-hospedajes\/\">SES Hospedajes<\/a>.<\/p>\n<h3>Check-in online y self check-in<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>El check-in online traslada la recogida de datos a los d\u00edas previos a la llegada.<\/strong> El hu\u00e9sped recibe un enlace, rellena los datos de cada viajero, sube el documento y firma desde el m\u00f3vil, y a la llegada solo queda verificar y entregar la llave, o abrir la puerta con un c\u00f3digo si nadie est\u00e1 en recepci\u00f3n.<\/div>\n<p>Con el <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/self-check-in\/\">self check-in<\/a> cambia el momento del trabajo, no el hecho de que haya que hacerlo. Los datos son los mismos que exige el parte de viajeros, as\u00ed que un buen sistema los pide una vez y los reutiliza para la ficha, el parte y la factura. Para un apartamento tur\u00edstico sin recepci\u00f3n no es una comodidad, es la \u00fanica manera de cumplir el plazo sin estar en la puerta.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-image size-large octo-inline-image octo-schema\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.octorate.com\/wp-content\/uploads\/2026\/09\/check-in-pms-registro-viajeros-ses-hospedajes.webp\" alt=\"El check-in en el PMS paso a paso, reserva, check-in online, llegada, parte de viajeros a SES Hospedajes en 24 horas y registro conservado tres a\u00f1os\" data-file=\"check-in-pms-registro-viajeros-ses-hospedajes.webp\"><figcaption>Cinco momentos, una sola ficha. Lo que se recoge antes de la llegada no se vuelve a pedir en el mostrador, y lo que exige el Real Decreto 933\/2021 sale de los mismos datos.<\/figcaption><\/figure>\n<h2 id=\"las-obligaciones-espanolas-que-el-pms-debe-cubrir\">Las obligaciones espa\u00f1olas que el PMS debe cubrir<\/h2>\n<p>Un sistema pensado para otros mercados y uno construido para Espa\u00f1a hacen lo mismo el noventa por ciento del tiempo. El diez por ciento que los separa es esta secci\u00f3n, y decide si recepci\u00f3n termina a las siete o a las nueve.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-image size-large octo-inline-image octo-schema\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.octorate.com\/wp-content\/uploads\/2026\/09\/obligaciones-pms-hotel-espana-ses-hospedajes-verifactu.webp\" alt=\"Obligaciones espa\u00f1olas gestionadas por el PMS hotelero, inscripci\u00f3n tur\u00edstica, SES Hospedajes en 24 horas, estad\u00edstica del INE, impuesto tur\u00edstico y factura con Verifactu\" data-file=\"obligaciones-pms-hotel-espana-ses-hospedajes-verifactu.webp\"><figcaption>Cinco obligaciones, cinco momentos distintos de la estancia. El sistema las produce con los datos que ya tiene, o alguien las vuelve a teclear a mano.<\/figcaption><\/figure>\n<h3>Factura, Verifactu y factura electr\u00f3nica<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Verifactu es el nombre con el que la Agencia Tributaria designa los sistemas inform\u00e1ticos de facturaci\u00f3n que generan un registro de cada factura, con huella encadenada y c\u00f3digo QR, y pueden remitirlo a la AEAT.<\/strong> La factura electr\u00f3nica entre empresas es una obligaci\u00f3n distinta, que nace de la Ley Crea y Crece y ya tiene reglamento.<\/div>\n<p>Las fechas se han movido y conviene leerlas en la fuente. Seg\u00fan la <a class=\"ext\" href=\"https:\/\/sede.agenciatributaria.gob.es\/Sede\/iva\/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu\/nota-informativa-ampliacion-plazo-adaptacion-facturacion.html\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">nota informativa de la Agencia Tributaria<\/a>, el Real Decreto-ley 15\/2025 ampli\u00f3 el plazo de adaptaci\u00f3n, antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto. La factura electr\u00f3nica entre empresarios y profesionales la desarrolla el <a class=\"ext\" href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2026-7295\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">Real Decreto 238\/2026, de 25 de marzo<\/a>, con plazos de doce meses para quienes facturan m\u00e1s de ocho millones de euros y veinticuatro para el resto, contados desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regule la soluci\u00f3n p\u00fablica. No afecta a la factura al hu\u00e9sped particular, s\u00ed a la del hu\u00e9sped de empresa.<\/p>\n<p>Para el alojamiento la pregunta pr\u00e1ctica es una sola. Si la factura nace de la cuenta del hu\u00e9sped con un clic, con el registro que exige Verifactu, o si alguien la copia en otro programa. Pide al proveedor por escrito c\u00f3mo va a cumplir y desde cu\u00e1ndo.<\/p>\n<h3>Impuestos sobre las estancias tur\u00edsticas<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Algunas comunidades y ayuntamientos aplican un impuesto por persona y por noche que el alojamiento cobra en la factura de la estancia y declara peri\u00f3dicamente.<\/strong> En Catalu\u00f1a es el impuesto sobre las estancias en establecimientos tur\u00edsticos, con un recargo municipal en algunos ayuntamientos.<\/div>\n<p>La <a class=\"ext\" href=\"https:\/\/atc.gencat.cat\/es\/tributs\/ieet\/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">Agencia Tributaria de Catalu\u00f1a<\/a> lo describe as\u00ed. Lo pagan las personas que se alojan, el importe depende del n\u00famero de estancias y de la categor\u00eda del establecimiento, se cobra a trav\u00e9s del alojamiento, que lo incluye en la factura, y el titular presenta la declaraci\u00f3n. Un PMS que lo calcula sobre la reserva, con las exenciones, y prepara el resumen del periodo, quita una hoja de c\u00e1lculo. Comprueba si tu comunidad o tu ayuntamiento aplica uno.<\/p>\n<h3>Estad\u00edstica e inscripci\u00f3n tur\u00edstica<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>La Encuesta de Ocupaci\u00f3n Hotelera del INE recoge cada mes viajeros, pernoctaciones y estancia media a partir de los datos que aportan los establecimientos.<\/strong> La inscripci\u00f3n en el registro de turismo de la comunidad aut\u00f3noma es previa a la actividad, y el n\u00famero de inscripci\u00f3n debe figurar en los anuncios.<\/div>\n<p>Los datos que pide la <a class=\"ext\" href=\"https:\/\/www.ine.es\/dyngs\/INEbase\/es\/operacion.htm?c=Estadistica_C&amp;cid=1254736177015&amp;menu=ultiDatos&amp;idp=1254735576863\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">Encuesta de Ocupaci\u00f3n Hotelera<\/a> son los mismos que el PMS ya tiene en las estancias del mes. La inscripci\u00f3n tur\u00edstica depende de cada comunidad, con requisitos distintos para hoteles y para viviendas de uso tur\u00edstico, y el n\u00famero se guarda en la ficha del alojamiento para que pase a los canales. C\u00f3mo funciona para una vivienda lo explica la gu\u00eda sobre la <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/licencia-alquiler-vacacional\/\">licencia de alquiler vacacional<\/a>.<\/p>\n<div class=\"octo-tbl-wrap\">\n<table class=\"octo-tbl\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Obligaci\u00f3n<\/th>\n<th>Cu\u00e1ndo<\/th>\n<th>Ante qui\u00e9n<\/th>\n<th>Qu\u00e9 debe hacer el PMS<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Parte de viajeros<\/td>\n<td data-l=\"Cu\u00e1ndo\">En un plazo m\u00e1ximo de 24 horas<\/td>\n<td data-l=\"Ante qui\u00e9n\">Ministerio del Interior, SES Hospedajes<\/td>\n<td data-l=\"PMS\">Generarlo desde el check-in, enviarlo, guardar el acuse y conservar el registro tres a\u00f1os<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Factura con Verifactu<\/td>\n<td data-l=\"Cu\u00e1ndo\">Al check-out o al cobro, obligatorio en 2027 seg\u00fan el tipo de contribuyente<\/td>\n<td data-l=\"Ante qui\u00e9n\">Agencia Tributaria<\/td>\n<td data-l=\"PMS\">Emitir la factura desde la cuenta con el registro de facturaci\u00f3n, numeraci\u00f3n y conservaci\u00f3n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Factura electr\u00f3nica entre empresas<\/td>\n<td data-l=\"Cu\u00e1ndo\">Seg\u00fan los plazos del Real Decreto 238\/2026<\/td>\n<td data-l=\"Ante qui\u00e9n\">Cliente empresa y soluci\u00f3n p\u00fablica<\/td>\n<td data-l=\"PMS\">Emitir la factura al hu\u00e9sped de empresa en el formato exigido<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Impuesto tur\u00edstico<\/td>\n<td data-l=\"Cu\u00e1ndo\">En cada estancia, con declaraci\u00f3n peri\u00f3dica<\/td>\n<td data-l=\"Ante qui\u00e9n\">Comunidad aut\u00f3noma o ayuntamiento, donde exista<\/td>\n<td data-l=\"PMS\">Calcularlo con las exenciones, incluirlo en la factura y preparar el resumen<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Encuesta de Ocupaci\u00f3n Hotelera<\/td>\n<td data-l=\"Cu\u00e1ndo\">Cada mes<\/td>\n<td data-l=\"Ante qui\u00e9n\">INE<\/td>\n<td data-l=\"PMS\">Sacar viajeros, pernoctaciones y estancia media del mes<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Inscripci\u00f3n tur\u00edstica<\/td>\n<td data-l=\"Cu\u00e1ndo\">Antes de empezar a vender, una vez<\/td>\n<td data-l=\"Ante qui\u00e9n\">Registro de turismo de la comunidad aut\u00f3noma<\/td>\n<td data-l=\"PMS\">Guardar el n\u00famero en la ficha del alojamiento y pasarlo a los canales<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p class=\"octo-tbl-cap\">Las reglas de detalle del impuesto tur\u00edstico y de la inscripci\u00f3n cambian de una comunidad a otra. Los plazos hay que comprobarlos con tu comunidad y tu ayuntamiento.<\/p>\n<h2 id=\"si-tu-alojamiento-esta-fuera-de-espana\">Si tu alojamiento est\u00e1 fuera de Espa\u00f1a<\/h2>\n<p>Una parte de quienes llegan a esta p\u00e1gina busca desde M\u00e9xico, Rep\u00fablica Dominicana, Colombia, Argentina o Chile. Lo que hace un PMS con la reserva, el calendario, el housekeeping y las tarifas es igual en cualquier pa\u00eds. Lo que cambia es la secci\u00f3n anterior. Cada pa\u00eds tiene su propio registro de viajeros, su propio documento fiscal y su propia autoridad estad\u00edstica, y un sistema que cumple en Espa\u00f1a no cumple por eso en tu pa\u00eds. Antes de firmar, pide al proveedor que te ense\u00f1e con qu\u00e9 autoridad de tu pa\u00eds se conecta el PMS, c\u00f3mo emite el documento fiscal local y en qu\u00e9 formato exporta los datos. Octorate se utiliza en m\u00e1s de 100 pa\u00edses, seg\u00fan indica su home en espa\u00f1ol, y en la demo esa es la primera pregunta.<\/p>\n<h2 id=\"las-integraciones-de-un-pms-hotelero\">Las integraciones de un PMS hotelero<\/h2>\n<p>Un sistema aislado es un archivo. Se convierte en un sistema cuando habla con el resto, y la calidad de esa conversaci\u00f3n vale m\u00e1s que la lista de funciones.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-image size-large octo-inline-image octo-schema\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.octorate.com\/wp-content\/uploads\/2026\/09\/integraciones-pms-hotelero-mapa.webp\" alt=\"Mapa de las integraciones de un PMS hotelero, channel manager, motor de reservas, metabuscadores, pagos, cerraduras, SES Hospedajes, revenue management, POS, contabilidad y API\" data-file=\"integraciones-pms-hotelero-mapa.webp\"><figcaption>El sistema de gesti\u00f3n en el centro guarda la ficha de la estancia. Algunos programas la leen, otros la escriben, algunos hacen las dos cosas, y la direcci\u00f3n es lo primero que hay que preguntar al proveedor.<\/figcaption><\/figure>\n<h3>Channel manager y portales<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>La integraci\u00f3n con el channel manager lleva disponibilidad y tarifas del PMS a los portales y devuelve las reservas como fichas completas.<\/strong> Es la integraci\u00f3n que decide si existe una sola disponibilidad o dos.<\/div>\n<p>Cuando la disponibilidad est\u00e1 en el PMS y la empuja un <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/channel-manager\/\">channel manager<\/a>, una reserva en cualquier canal baja el mismo contador y la bajada llega a los dem\u00e1s en segundos. Cuando cada portal guarda su propio contador y alguien copia las reservas en una hoja, los contadores divergen en silencio hasta la ma\u00f1ana en que tres hu\u00e9spedes llegan para una habitaci\u00f3n. Un <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/overbooking-hotelero\/\">overbooking<\/a> en un alojamiento peque\u00f1o es casi siempre eso, un problema de configuraci\u00f3n, no un pico de demanda. Una <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/conexion-ical\/\">conexi\u00f3n iCal<\/a> tampoco es un channel manager, sincroniza fechas ocupadas cada cierto tiempo y no lleva precios ni restricciones.<\/p>\n<h3>Motor de reservas, metabuscadores y pagos<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>El motor de reservas lee disponibilidad y precios del PMS en tiempo real y escribe dentro la reserva directa, con el pago.<\/strong> Los metabuscadores solo leen, y remiten al motor de reservas.<\/div>\n<p>Cada reserva de portal lleva comisi\u00f3n, cada reserva desde el <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/motor-de-reservas\/\">motor de reservas<\/a> de tu web no, y por eso los tres sistemas se compran casi siempre juntos. La condici\u00f3n es que la reserva directa baje la misma disponibilidad que la de portal, al momento, y un formulario que te manda un correo no lo hace. En los <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/metasearch\/\">metabuscadores<\/a> pasa la misma tarifa, y el hu\u00e9sped compara tu precio directo con el de los portales. Los pagos vuelven a la cuenta del hu\u00e9sped, con los datos de las tarjetas fuera del sistema de gesti\u00f3n, en un entorno certificado.<\/p>\n<h3>Cerraduras, POS, contabilidad y revenue management<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Las integraciones operativas conectan el PMS con lo que ocurre f\u00edsicamente en el alojamiento y con las decisiones sobre el precio.<\/strong> La cerradura recibe el c\u00f3digo para la habitaci\u00f3n asignada, el POS del restaurante carga la cena en la cuenta de la habitaci\u00f3n, la contabilidad recibe facturas y cobros, y el RMS lee ocupaci\u00f3n y ritmo de venta y devuelve tarifas que el PMS publica.<\/div>\n<p>El <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/dynamic-pricing\/\">revenue management<\/a> integrado es el caso en que la direcci\u00f3n del flujo importa m\u00e1s. Un RMS que lee el PMS pero no puede escribir en \u00e9l produce sugerencias que hay que copiar a mano cada d\u00eda, y a las dos semanas nadie las copia. Con la contabilidad basta con que el PMS exporte facturas y cobros en un formato que la gestor\u00eda pueda importar, y lo que hay que comprobar es que la exportaci\u00f3n exista y sea completa.<\/p>\n<h3>Mensajer\u00eda, IA y API<\/h3>\n<p>Quien busca un PMS moderno suele querer tres cosas. Que se use desde el navegador y desde el m\u00f3vil sin instalaciones, que tenga API abiertas para conectar herramientas que el proveedor no ha previsto, y que una parte de las preguntas repetidas de los hu\u00e9spedes la conteste un asistente de IA, con un humano que interviene donde hace falta. Las tres se comprueban en la demo, abriendo el sistema desde un m\u00f3vil, pidiendo la documentaci\u00f3n de las API con ejemplos, y preguntando qu\u00e9 pasa cuando el asistente no sabe responder, porque la calidad de una <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/ai-integration\/\">integraci\u00f3n con IA<\/a> se mide en c\u00f3mo pasa la mano a un humano, no en cu\u00e1ntas preguntas resuelve sola. Los mensajes de las OTA, del correo y de WhatsApp conviene que lleguen a una <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/unified-inbox\/\">bandeja unificada<\/a> ligada a la reserva, para que quien contesta vea fechas, habitaci\u00f3n y saldo sin cambiar de pantalla.<\/p>\n<h2 id=\"certificaciones-y-requisitos-que-conviene-comprobar\">Certificaciones y requisitos que conviene comprobar<\/h2>\n<p>En el sector la palabra certificaci\u00f3n cubre cosas distintas, algunas obligatorias por ley, otras decididas por los portales, otras solo comerciales. Conviene separarlas.<\/p>\n<h3>PCI DSS para los datos de las tarjetas<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>El PCI DSS es el est\u00e1ndar de seguridad para quien almacena, procesa o transmite datos de tarjetas de pago.<\/strong> Lo publica el PCI Security Standards Council y afecta a comercios, procesadores de pago y proveedores de servicios, por tanto tambi\u00e9n al software que toca una tarjeta.<\/div>\n<p>El est\u00e1ndar, en su versi\u00f3n 4 seg\u00fan el <a class=\"ext\" href=\"https:\/\/www.pcisecuritystandards.org\/standards\/pci-dss\/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">PCI Security Standards Council<\/a>, se aplica a cualquiera que conserve, procese o transmita datos del titular de la tarjeta. Para un alojamiento significa que los n\u00fameros de tarjeta no deben estar en el sistema de gesti\u00f3n sino en un entorno de pago certificado que el PMS llama cuando hace falta. Si un proveedor propone guardarlos en un campo de notas, la respuesta es no.<\/p>\n<h3>Parte de viajeros, factura e impuesto tur\u00edstico<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Para las obligaciones espa\u00f1olas no existe una certificaci\u00f3n \u00fanica del software, existe la prueba de que funciona.<\/strong> Los partes llegan de verdad a SES Hospedajes con su acuse, la factura sale con el registro que exige Verifactu, el impuesto tur\u00edstico se calcula con las exenciones de tu territorio.<\/div>\n<p>La comprobaci\u00f3n se hace en la prueba gratuita, con un parte de prueba, una factura de prueba y el impuesto de una reserva ficticia. Si una de las tres cosas exige un paso manual en otro programa, ese paso se repetir\u00e1 cada d\u00eda durante a\u00f1os.<\/p>\n<h3>Los programas partner de los portales<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Booking.com, Airbnb, Expedia y Agoda clasifican a los proveedores conectados en programas partner,<\/strong> con niveles que dependen de la calidad y la amplitud de la conexi\u00f3n. Son reconocimientos de los portales, no certificaciones legales, y dicen hasta d\u00f3nde llega la conexi\u00f3n.<\/div>\n<p>Importan porque una conexi\u00f3n b\u00e1sica sincroniza disponibilidad y precios, y una completa gestiona tambi\u00e9n restricciones, contenidos, mensajes y modificaciones. La pregunta no es si el logo est\u00e1, sino qu\u00e9 funciones del portal pasan de verdad por el sistema de gesti\u00f3n. Octorate tiene las certificaciones Booking.com Premier Partner, Airbnb Preferred Plus, Expedia Preferred Connectivity y Agoda Innovative Supplier, reconocidas desde hace m\u00e1s de diez a\u00f1os, como indica la <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/\">home de Octorate<\/a> en espa\u00f1ol.<\/p>\n<h3>Protecci\u00f3n de datos<\/h3>\n<p>El registro de viajeros contiene documentos de identidad, fechas de nacimiento y domicilios de miles de personas, y hay que conservarlo tres a\u00f1os. Eso convierte al PMS en el archivo m\u00e1s sensible del alojamiento, y la ubicaci\u00f3n de los datos, los permisos por perfil y la exportaci\u00f3n al marcharte se piden por escrito.<\/p>\n<div class=\"octo-callout\">\n<div class=\"h\">Qu\u00e9 se saca de aqu\u00ed, en concreto<\/div>\n<p>PCI DSS, parte de viajeros, factura e impuesto tur\u00edstico se comprueban en los catorce d\u00edas de prueba, con una tarjeta guardada, un parte enviado, una factura emitida y una reserva con impuesto. Los programas partner de los portales y la protecci\u00f3n de datos se piden por escrito antes de firmar.<\/p><\/div>\n<h2 id=\"pms-en-la-nube-o-instalado-en-local\">PMS en la nube o instalado en local<\/h2>\n<p>Es la pregunta que viene justo despu\u00e9s de saber qu\u00e9 es un PMS.<\/p>\n<h3>Qu\u00e9 es un PMS en la nube<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Un PMS en la nube es un sistema de gesti\u00f3n al que se llega desde un navegador, con el software y la base de datos funcionando en la infraestructura del proveedor.<\/strong> Nada que instalar en recepci\u00f3n, actualizaciones aplicadas por el proveedor, la misma cuenta abierta desde el m\u00f3vil, el port\u00e1til o el ordenador del mostrador.<\/div>\n<p>Quien busca <em>PMS cloud<\/em> o <em>PMS online<\/em> busca esto. La diferencia con un programa instalado no est\u00e1 en las funciones, que ya coinciden, sino en qui\u00e9n carga con el riesgo cuando algo se rompe.<\/p>\n<h3>Qu\u00e9 es un PMS en local<\/h3>\n<div class=\"octo-def\"><strong>Un PMS en local funciona en hardware dentro del alojamiento.<\/strong> Un servidor o el ordenador de recepci\u00f3n guarda la base de datos, el software est\u00e1 instalado en cada equipo que lo usa, y el acceso desde fuera pasa por un escritorio remoto o una VPN.<\/div>\n<p>No est\u00e1 superado. Alojamientos grandes con integraciones locales pesadas, conectividad escasa o condiciones sobre d\u00f3nde deben estar los datos lo siguen eligiendo a prop\u00f3sito. Hoy, eso s\u00ed, hay que justificarlo, en lugar de que sea la opci\u00f3n de partida.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-image size-large octo-inline-image octo-schema\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.octorate.com\/wp-content\/uploads\/2026\/09\/pms-cloud-vs-pms-local-hotel.webp\" alt=\"Comparaci\u00f3n entre PMS en la nube y PMS instalado en local para hoteles, d\u00f3nde est\u00e1n los datos, actualizaciones, copias de seguridad, acceso y costes\" data-file=\"pms-cloud-vs-pms-local-hotel.webp\"><figcaption>Los dos gestionan un alojamiento. Cambia d\u00f3nde est\u00e1n los datos, qui\u00e9n responde cuando algo se rompe, y qu\u00e9 se paga y cu\u00e1ndo.<\/figcaption><\/figure>\n<h3>Cu\u00e1l conviene a tu alojamiento<\/h3>\n<div class=\"octo-tbl-wrap\">\n<table class=\"octo-tbl\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Si te describe<\/th>\n<th>Suele convenir<\/th>\n<th>Por qu\u00e9<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Menos de 50 habitaciones, sin inform\u00e1tico propio<\/td>\n<td data-l=\"Conviene\">Nube<\/td>\n<td data-l=\"Por qu\u00e9\">Nadie en el alojamiento tiene que ocuparse de copias de seguridad, actualizaciones o de un ordenador que se muere<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>M\u00e1s de un alojamiento o varias unidades<\/td>\n<td data-l=\"Conviene\">Nube<\/td>\n<td data-l=\"Por qu\u00e9\">Una cuenta, hu\u00e9spedes y usuarios compartidos, informes consolidados<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Propietario o director que trabaja fuera<\/td>\n<td data-l=\"Conviene\">Nube<\/td>\n<td data-l=\"Por qu\u00e9\">Acceso desde el navegador o el m\u00f3vil sin VPN<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Conexi\u00f3n de verdad poco fiable<\/td>\n<td data-l=\"Conviene\">Depende<\/td>\n<td data-l=\"Por qu\u00e9\">Preguntar qu\u00e9 hace el sistema sin l\u00ednea, y probarlo antes de firmar<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Datos que deben quedarse en hardware propio<\/td>\n<td data-l=\"Conviene\">Local<\/td>\n<td data-l=\"Por qu\u00e9\">Una condici\u00f3n de contrato o de pol\u00edtica interna, no una preferencia t\u00e9cnica<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p class=\"octo-tbl-cap\">La fila de la conexi\u00f3n es la que hay que probar en lugar de suponer. Pregunta qu\u00e9 pasa con el check-in si la l\u00ednea se cae una hora.<\/p>\n<h2 id=\"un-pms-para-hoteles-cadenas-apartamentos-turisticos-y-campings\">Un PMS para hoteles, cadenas, apartamentos tur\u00edsticos y campings<\/h2>\n<p>Quien busca un PMS para una cadena, para apartamentos tur\u00edsticos o para un camping busca algo preciso. Una sola cuenta en la que algunas cosas se comparten a prop\u00f3sito y otras se separan a prop\u00f3sito, y un calendario que entienda su unidad de venta.<\/p>\n<h3>Hotel independiente y cadena<\/h3>\n<p>Un hotel es el caso para el que est\u00e1 construido cualquier PMS. Habitaciones, recepci\u00f3n por turnos, housekeeping, grupos y una <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/rooming-list\/\">rooming list<\/a> que cargar cuando llega el autob\u00fas. Una cadena o un grupo de hoteles a\u00f1ade la segunda capa. Hu\u00e9spedes, usuarios e informes consolidados compartidos en la cuenta, y disponibilidad, planes de tarifas, numeraci\u00f3n de facturas, datos fiscales y partes de viajeros separados por establecimiento. Antes de firmar hay que preguntar d\u00f3nde pone el proveedor esa l\u00ednea.<\/p>\n<h3>Apartamentos tur\u00edsticos y gestores de alojamientos<\/h3>\n<p>Unidades en vez de habitaciones, limpiezas entre una estancia y la siguiente, estancias m\u00e1s largas, y propietarios que quieren su liquidaci\u00f3n, el reparto de comisiones y su propio calendario sin ver el de los dem\u00e1s. Por eso el <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/owner-portal\/\">owner portal<\/a> existe como m\u00f3dulo aparte. Un gestor con veinte apartamentos de doce propietarios lleva una agencia, y el PMS tiene que rendir cuentas de un dinero que no es suyo. El parte de viajeros y la inscripci\u00f3n tur\u00edstica valen igual que para un hotel, y como casi nunca hay nadie en la puerta el check-in online deja de ser opcional.<\/p>\n<h3>Campings, hostales y B&amp;B<\/h3>\n<p>Un camping vende parcelas, bungal\u00f3s y plazas de caravana, con estancias que se alargan y tarifas por persona, por veh\u00edculo o por electricidad, y necesita un calendario que trate una parcela como una unidad y no como una habitaci\u00f3n. Un hostal vende camas dentro de habitaciones compartidas, y el inventario es la cama, no la habitaci\u00f3n. Un B&amp;B tiene las mismas obligaciones que un hotel y una fracci\u00f3n del personal, una sola persona hace recepci\u00f3n, pisos y administraci\u00f3n, y la medida de un buen sistema es cu\u00e1ntos pasos hacen falta desde que llega la reserva hasta que est\u00e1 facturada. En la demo, pide que carguen tu inventario real, con tus unidades tal como las vendes.<\/p>\n<h2 id=\"cuanto-cuesta-un-pms-y-como-elegirlo\">Cu\u00e1nto cuesta un PMS y c\u00f3mo elegirlo<\/h2>\n<p>No existe un precio est\u00e1ndar, y una cifra dicha sin el alojamiento detr\u00e1s es un n\u00famero al aire. Lo que s\u00ed se puede describir es c\u00f3mo se construye el precio.<\/p>\n<p>Los sistemas en la nube se pagan con una cuota mensual, y las variables son casi siempre las mismas. Habitaciones o unidades, alojamientos, m\u00f3dulos activos, canales conectados, usuarios, soporte y onboarding. Dos alojamientos con el mismo n\u00famero de habitaciones pueden pagar cifras muy distintas, porque uno pasa pagos, web y revenue por el mismo proveedor y el otro solo usa la distribuci\u00f3n. El instalado en local es una licencia m\u00e1s el hardware, con mantenimiento aparte, y el servidor, las copias de seguridad y quien se ocupa de ellos raras veces est\u00e1n en el presupuesto. En cualquier presupuesto hay que comprobar dos cosas. Qu\u00e9 queda excluido, y qu\u00e9 pasa con el precio cuando a\u00f1ades un segundo alojamiento.<\/p>\n<h3>Las preguntas antes de firmar<\/h3>\n<div class=\"octo-weigh\"><span class=\"lbl\">Qu\u00e9 distingue de verdad un sistema de otro<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Las obligaciones espa\u00f1olas.<\/strong> Parte de viajeros, factura con Verifactu, impuesto tur\u00edstico y datos para el INE tienen que salir del sistema, no de un segundo programa. Es la primera fuente de trabajo diario y la m\u00e1s dif\u00edcil de esquivar.<\/li>\n<li><strong>Las integraciones que necesitas.<\/strong> Los canales en los que ya vendes, tu pasarela de pago, las cerraduras, el POS del restaurante, el programa de tu gestor\u00eda.<\/li>\n<li><strong>C\u00f3mo se corrige un error.<\/strong> Mover una reserva, dividir una cuenta, rectificar una factura, anular despu\u00e9s de un dep\u00f3sito. Pide que te ense\u00f1en las cuatro operaciones.<\/li>\n<li><strong>Qu\u00e9 pasa en el m\u00f3vil.<\/strong> Pisos y peque\u00f1os propietarios trabajan desde un tel\u00e9fono, no desde una mesa.<\/li>\n<li><strong>Qui\u00e9n responde cuando se rompe.<\/strong> Horarios, idioma, y si un domingo de agosto responde un humano.<\/li>\n<li><strong>C\u00f3mo se sale, y d\u00f3nde est\u00e1n los datos.<\/strong> Exportaci\u00f3n de reservas, hu\u00e9spedes y facturas en un formato legible, sin coste por marcharte, y una respuesta escrita sobre la ubicaci\u00f3n de los datos, los permisos por perfil y el registro de cambios.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<h3>Cambiar desde el sistema actual<\/h3>\n<p>La migraci\u00f3n se subestima, y es el motivo por el que los alojamientos siguen a\u00f1os con un programa que no soportan. Lo que tiene que pasar es menos de lo que parece. Reservas presentes y futuras, fichero de hu\u00e9spedes, tipolog\u00edas y planes de tarifas, facturas abiertas. El hist\u00f3rico suele archivarse. La ventana sensata es una semana de baja ocupaci\u00f3n, con los dos sistemas en paralelo unos d\u00edas y alguien que cuadra. La versi\u00f3n peligrosa es la migraci\u00f3n en temporada alta, decidida con prisa.<\/p>\n<div class=\"octo-callout\">\n<div class=\"h\">Qu\u00e9 hacer antes de pedir una demo<\/div>\n<p>Escribe las cinco cosas que m\u00e1s tiempo te quitan en una semana normal y las tres obligaciones que tu comunidad y tu ayuntamiento te exigen. Lleva esa lista a cada demo y pide que te ense\u00f1en exactamente esas ocho cosas. Convierte el recorrido por las funciones en una comparaci\u00f3n, y saca a la luz los productos que son fuertes en todas partes menos en tu mercado.<\/p><\/div>\n<h3>C\u00f3mo lo cobra Octorate<\/h3>\n<p>Octorate publica un modelo modular por planes. <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/pms\/\">PMS Cloud<\/a> est\u00e1 en el plan Pro, junto con Channel Manager, Booking Engine, Web Concierge AI y Metasearch, con presupuesto a medida porque la configuraci\u00f3n mensual depende de la estructura y de los m\u00f3dulos activos. El detalle est\u00e1 en la p\u00e1gina de <a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/precios\/\">precios<\/a>, y cada plan empieza con catorce d\u00edas de prueba gratuita sin tarjeta de cr\u00e9dito.<\/p>\n<p>PMS Cloud cubre el calendario operativo, la facturaci\u00f3n y los recibos, la limpieza y el mantenimiento, el self check-in conectado, los informes y una app para iOS y Android, y se conecta con SES Hospedajes para el env\u00edo autom\u00e1tico de los partes de viajeros. Comparte los datos con Channel Manager, Booking Engine, Payment Manager y Self Check-in en lugar de intercambiar archivos.<\/p>\n<div class=\"octo-cta\">\n<div class=\"k\">Catorce d\u00edas, tus habitaciones, tus canales<\/div>\n<h3>Prueba un PMS en la nube con tu alojamiento antes de decidir<\/h3>\n<p>Carga habitaciones y tarifas, conecta los canales en los que ya vendes y trabaja una semana normal. Sin tarjeta de cr\u00e9dito, con soporte siete d\u00edas a la semana y un equipo de onboarding que te ayuda a configurar habitaciones, tarifas, usuarios y ajustes fiscales.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.octorate.com\/es\/free-trial\/\">Prueba Octorate gratis<\/a><\/div>\n<h2 id=\"preguntas-frecuentes\">Preguntas frecuentes<\/h2>\n<section class=\"octo-faq-section\">\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfQu\u00e9 es un PMS hotelero?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>Es el software con el que un alojamiento gestiona las estancias. Re\u00fane en una ficha reserva, hu\u00e9sped, habitaci\u00f3n, tarifa, cargos y factura, y sobre \u00e9l trabajan recepci\u00f3n, pisos y administraci\u00f3n. Si dos sistemas discrepan sobre si una habitaci\u00f3n est\u00e1 libre, decide el PMS.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfQu\u00e9 significa PMS en hoteler\u00eda?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>Property Management System, es decir, sistema de gesti\u00f3n del alojamiento. En espa\u00f1ol se dice software o sistema de gesti\u00f3n hotelera. La palabra property es deliberada, porque el mismo programa vale para un hotel, un hostal o un grupo de apartamentos tur\u00edsticos.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfSoftware de gesti\u00f3n hotelera y PMS son lo mismo?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>S\u00ed. Nombran el mismo programa con palabras distintas, la expresi\u00f3n espa\u00f1ola en el d\u00eda a d\u00eda y la sigla en la documentaci\u00f3n y en las comparativas. Lo que cambia de un proveedor a otro es el per\u00edmetro, desde reservas y cuentas hasta housekeeping, obligaciones legales, pagos y distribuci\u00f3n.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfQu\u00e9 hace un PMS en concreto?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>Seis cosas, todas sobre la misma reserva. Calendario y recepci\u00f3n, check-in con el parte de viajeros, housekeeping a partir de llegadas y salidas, tarifas y disponibilidad para cada canal, cargos y factura, e informes de ocupaci\u00f3n, precio medio y producci\u00f3n.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfQu\u00e9 diferencia hay entre un PMS, un channel manager y un motor de reservas?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>El PMS guarda la estancia, qui\u00e9n est\u00e1 en qu\u00e9 habitaci\u00f3n, a qu\u00e9 tarifa y qu\u00e9 ha pagado. El channel manager mueve disponibilidad y precios entre el PMS y los portales. El motor de reservas es el checkout de tu web y se detiene en la confirmaci\u00f3n. Los dos leen y escriben en el PMS, ninguno lo sustituye.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfUn PMS env\u00eda los partes de viajeros a SES Hospedajes?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>Un PMS construido para Espa\u00f1a s\u00ed. Genera el parte con los datos del check-in, lo env\u00eda a la plataforma del Ministerio del Interior dentro del plazo de 24 horas del Real Decreto 933\/2021, guarda el acuse y conserva el registro tres a\u00f1os. Uno pensado para otros mercados deja ese paso a quien vuelve a teclear los datos.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfQu\u00e9 pasa con Verifactu y la factura electr\u00f3nica?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>Seg\u00fan la nota de la Agencia Tributaria, la adaptaci\u00f3n a Verifactu es obligatoria desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de contribuyentes. La factura electr\u00f3nica entre empresas tiene su propio reglamento, el Real Decreto 238\/2026, con plazos que cuentan desde la orden de la soluci\u00f3n p\u00fablica. Al proveedor se le pide por escrito c\u00f3mo y desde cu\u00e1ndo cumple.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfQu\u00e9 integraciones debe tener un PMS hotelero?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>Channel manager, motor de reservas, pagos en un entorno PCI DSS, cerraduras y self check-in, POS del restaurante, revenue management, contabilidad y API. M\u00e1s que la lista importa la direcci\u00f3n del flujo, si el sistema externo solo lee del PMS o tambi\u00e9n escribe en la reserva.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfQu\u00e9 es un PMS en la nube y en qu\u00e9 se diferencia de uno local?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>El de la nube se abre desde un navegador, con el software y la base de datos en la infraestructura del proveedor, sin nada que instalar en recepci\u00f3n y con las actualizaciones aplicadas por el proveedor. El local funciona en un servidor dentro del alojamiento. La diferencia no est\u00e1 en las funciones sino en qui\u00e9n carga con el riesgo cuando algo se rompe.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfSirve un PMS para apartamentos tur\u00edsticos, campings o varias propiedades?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>S\u00ed, si entiende su unidad de venta. Un apartamento es una unidad y no una habitaci\u00f3n, un camping vende parcelas y un hostal vende camas. Con varios alojamientos, la cuenta comparte hu\u00e9spedes, usuarios e informes y separa disponibilidad, tarifas, facturas y partes de viajeros por establecimiento. Los gestores necesitan adem\u00e1s liquidaciones a los propietarios.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfCu\u00e1nto cuesta un PMS para hoteles?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>Los de la nube se pagan con una cuota mensual que depende de habitaciones o unidades, alojamientos, m\u00f3dulos activos, canales y usuarios, as\u00ed que una cifra sin el alojamiento detr\u00e1s dice poco. El local es una licencia m\u00e1s hardware y mantenimiento. En todo presupuesto se preguntan dos cosas, qu\u00e9 queda excluido y qu\u00e9 cambia con un segundo alojamiento.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"octo-faq-item\"><button class=\"octo-faq-question\"><span>\u00bfQu\u00e9 certificaciones debe tener un PMS?<\/span><\/button><\/p>\n<div class=\"octo-faq-answer\">\n<div class=\"octo-faq-answer-inner\">\n<p>Para los pagos cuenta el PCI DSS, con los datos de las tarjetas en un entorno certificado y nunca en el sistema de gesti\u00f3n. Para el parte de viajeros, la factura y el impuesto tur\u00edstico no hay un sello \u00fanico, hay una prueba de que los env\u00edos y los documentos salen de verdad. Los programas partner de los portales son reconocimientos comerciales y dicen hasta d\u00f3nde llega la conexi\u00f3n.<\/p><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/section>\n<div class=\"octo-src\">\n<strong>Fuentes<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>BOE, Real Decreto 933\/2021, de 26 de octubre, obligaciones de registro documental e informaci\u00f3n de las actividades de hospedaje, texto consolidado. Consultado el 18 de septiembre de 2026<\/li>\n<li>Ministerio del Interior, Sede Electr\u00f3nica, procedimiento Hospedajes y alquiler de veh\u00edculos. Consultado el 18 de septiembre de 2026<\/li>\n<li>Agencia Tributaria, nota informativa sobre la ampliaci\u00f3n del plazo de adaptaci\u00f3n de los sistemas inform\u00e1ticos de facturaci\u00f3n, Real Decreto-ley 15\/2025. Consultada el 18 de septiembre de 2026<\/li>\n<li>BOE, Real Decreto 238\/2026, de 25 de marzo, sistema de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica entre empresarios y profesionales. Consultado el 18 de septiembre de 2026<\/li>\n<li>Agencia Tributaria de Catalu\u00f1a, impuesto sobre las estancias en establecimientos tur\u00edsticos. Consultada el 18 de septiembre de 2026<\/li>\n<li>INE, Encuesta de Ocupaci\u00f3n Hotelera. Consultada el 18 de septiembre de 2026<\/li>\n<li>PCI Security Standards Council, PCI DSS. Consultado el 18 de septiembre de 2026<\/li>\n<li>Octorate, home en espa\u00f1ol, secci\u00f3n Certificaciones oficiales, p\u00e1ginas PMS Cloud y Precios en espa\u00f1ol, y gu\u00eda sobre SES Hospedajes. Consultadas el 18 de septiembre de 2026<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">\n{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@type\":\"FAQPage\",\"mainEntity\":[{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"\u00bfQu\u00e9 es un PMS hotelero?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"Es el software con el que un alojamiento gestiona las estancias. 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