Rooming list: significado

Qué es

En el ámbito hotelero, la rooming list (o room list, que en español sería, literalmente, “lista/listado de habitaciones”) es la relación de habitaciones de una reserva de grupo.

Una buena práctica, llevada a cabo por muchos hoteleros, es que la rooming list se cumplimente previa llegada al alojamiento de los huéspedes, por ejemplo, por la persona líder del grupo o cabeza de familia o por la agencia de viajes, en caso de tratarse de un viaje organizado. Solicitar a los huéspedes cumplimentar de forma anticipada la rooming list te permite tener una panorámica de la estancia.

Qué datos se necesitan para la rooming list

Como hemos visto, en la rooming list, además de los nombres, también es importante conocer otro tipo de información valiosa, como lo es la distribución por habitaciones y demás detalles.

Un ejemplo de rooming list ideal debería contener los siguientes datos:

• Nombres y apellidos de los huéspedes, con un campo en el que se indique quien es el líder.
• Dirección de correo electrónico de los huéspedes.
• El tipo de habitación, por ejemplo, si es una sencilla, doble, matrimonial, etc.
• Número de habitación.
• Fecha de llegada y de salida.

Para qué sirve

Una rooming list cumplimentada con anticipación permitirá a los hoteleros planificar eficazmente la distribución de las habitaciones, un detalle particularmente importante en grupos de gran tamaño, de manera que se evite el riesgo de separar familias o grupos de amigos.

Gestionar la rooming list en el check-in

Como hemos visto, la rooming list es una herramienta de planificación importante que, si se cumplimenta previa llegada al alojamiento, permite tanto a hoteleros como huéspedes ahorrar tiempo a la hora del check-in (sobre este tema, te recomendamos leer nuestro artículo sobre las ventajas del check-in automatizado y el self check-in). En esta fase, de hecho, además de registrar a las personas, la cumplimentación del papeleo online requiere de tiempo y puede llegar a ser estresante para los huéspedes recién llegados, lo que podría influir de forma negativa también en los resultados de las estrategias de up-sell y cross-sell.

Puedes descargar una de entre las muchísimas plantillas disponibles en línea diseñadas para la cumplimentación de las rooming list, de hecho, muchos hoteles optan por utilizar plantillas en Excel de rooming list, de manera que los líderes del grupo las cumplimenten y envíen el archivo a la recepción. No obstante, este sistema de compartir archivos te expone a que el archivo cumplimentado contenga errores, con el riesgo de que se complique un proceso que ya de por sí es farragoso como lo es el check-in.
 

Gestionar el registro de la rooming list con Octorate

Para evitar exponerte a las desventajas de utilizar una plantilla para compartir con tus huéspedes, puedes confiar estos procesos de gestión de tu alojamiento al PMS de Octorate. Nuestro software de gestión, diseñado para la optimización de los procesos de tu alojamiento, entre sus tantas funcionalidades, también permite la gestión de las rooming list y de las fichas relativas a las reservas de grupo.

Una vez recibida la rooming list de la agencia de viaje o del turoperador, el personal podrá introducir en el software los nombres, las habitaciones y otros detalles antes de la llegada de los huéspedes, para proceder directamente a la cumplimentación de las fichas cuando estos hayan llegado al hotel. Además, puedes enviar automáticamente las fichas a la policía, para agilizar aún mas el proceso de registro.

La rooming list es una herramienta de enorme valor para los hoteleros, y la posibilidad de cumplimentarla de forma anticipada en su PMS y gestionarla junto a las fichas de alojamiento en una única interfaz, puede hacer el proceso de check-in mucho más sencillo y rápido, mejorando de forma exponencial la experiencia de estancia de tus clientes.

Elegir nuestro PMS hoteles te permitirá simplificar los procedimientos de registro de los grupos, dándote en un único panel una visión organizada y completa de los huéspedes presentes y de su distribución, aumentando la eficiencia de gestión de tu hotel.

Preguntas frecuentes

Qué es la Experiencia del Cliente

Experiencia del Cliente es la traducción del término anglosajón Guest Experience utilizado para definir la experiencia de estancia de los huéspedes en tu alojamiento.

Si bien se trata de un parámetro muy importante, la experiencia del cliente en hotel o en un apartamento turistico no es medible porque está relacionada con las emociones y necesidades de los huéspedes y depende de cuán eficazmente se satisfagan las expectativas de estos.

Para desarrollar una estrategia que garantice una experiencia del cliente positiva, debes tener en cuenta que la valoración de los huéspedes empieza desde el momento de la reserva y finaliza después del check-out, y la determina cada aspecto de la estancia.

La customer experience

Aunque es difícil medir la experiencia del cliente mediante un valor, es posible hacerlo si gestionas eficazmente la evolución de la customer experience a través de algunos indicadores:

• Reputación de la marca (Brand reputation): tener una alta tasa de satisfacción entre los huéspedes tiene un impacto en la forma en la que se valora tu alojamiento. Ofrecer a los huéspedes una experiencia del cliente positiva, de hecho, influirá directamente en las reviews, uno de los parámetros más importantes tomados en cuenta por los huéspedes a la hora de buscar un hotel.
• Visibilidad online y offline: en las páginas de los resultados de búsqueda de las OTA como Airbnb o Booking.com, los alojamientos que tienen mejor rendimiento y reviews son los que cuentan con mayor visibilidad en el ranking. Pero la visibilidad derivada de una buena reputación no es solo online. Hoy en día, todavía muchos clientes deciden su reserva de hotel o apartamento turístico gracias al boca a boca.
• Fidelización: esforzarse por mejorar la experiencia del cliente hará que los huéspedes vuelvan a hospedarse en tu alojamiento.
• Gestión de ingresos hotelera (Revenue management): un cliente satisfecho será más propenso a aceptar las propuestas de Upsell y Cross Sell que se le presentarán. El éxito de tales estrategias, además de influir directamente en la valoración general de la experiencia de estancia, tendrá, obviamente, efectos medibles en la facturación.

Cómo mejorar la Experiencia del Cliente

Como ya mencionamos anteriormente, para garantizar una experiencia del cliente en hotel óptima es importante no dejar atrás ningún aspecto de la estancia. Estos son 5 consejos que te ayudarán a obtener el mejor rendimiento en todas las fases del customer journey.

La reserva

Una fase de reserva sin mayores problemas sienta las bases para que se realice la estancia exitosamente. En este sentido, es necesario disponer de un motor de reservas. Probablemente ya sabrás lo que es un motor de reservas o Booking Engine, aunque aún muchas personas infravaloran la importancia de que los softwares de reserva online deberían garantizar una experiencia de reserva fácil, rápida e intuitiva.

El mejor motor de reservas, además, debe ser responsivo, para garantizar a los usuarios finalizar su reserva incluso desde su móvil, y debe cargar rápidamente, para evitar que los usuarios abandonen la web de reserva antes del check-out.

El Motor de Reservas de Octorate, integrable en tu sitio web, es la solución indispensable si no quieres perder reservas directas y quieres mantener el control sobre las reservas, disponibilidad e información sobre los huéspedes y los pagos.

El check-in automático

La medición de la experiencia del cliente sigue durante el proceso de check-in, que debe realizarse lo más rápido posible, para evitar que los huéspedes se frustren por operaciones de registro complicadas que se suman al cansancio debido al viaje.

Ser flexibles es clave, y tener en cuenta las exigencias de los huéspedes, que por motivos logísticos pueden necesitar retrasar o anticipar su llegada al alojamiento, puede realmente hacer la diferencia.

En este caso, valerse de un software como el Self Check-in de Octorate es una óptima solución para hacer más sencilla la llegada de los huéspedes al alojamiento, porque te permite agilizar el proceso de acceso al alojamiento sin tener que intervenir físicamente tu equipo del front desk, especialmente importante si tu alojamiento se caracteriza por poseer un importante flujo de huéspedes tanto de llegada como de salida, o si estás ocupado también con el registro de las rooming list. En este sentido, que los huéspedes hagan su check-in autónomamente lo hará todo más fluido.

Si tu temor es que la “ausencia” de personal en este momento tan importante sea percibido por los huéspedes como una falta de comunicación, hay estrategias que pueden ayudarte a mantener un contacto más humano, como el uso de una carta de bienvenida al hotel.

Los pagos

La gestión de los pagos digitales es otro aspecto importante que puede influir en la valoración de la experiencia del cliente.

Por este motivo, garantizar a los huéspedes que los pagos se realicen a través de un sistema de pagos digital certificado y rápido es un valor agregado que no debe descuidarse. En cada fase del pago de la estancia, desde el anticipo hasta el pago final, los huéspedes apreciarán poder pagar online y con total seguridad, protegiéndose así de posible fraudes.

En este caso, el Payment Manager de Octorate es la plataforma digital de pagos integrada con las mejores pasarelas de pago, que además de reducir los tiempos de gestión, te ayudará a fidelizar a tus clientes mediante su sistema sencillo y certificado. Ahorrar tiempo te permitirá focalizar tus energías en otras actividades de importancia, como dedicar a los huéspedes atención y comunicación, influyendo así en su fidelización.

La limpieza

De este aspecto imprescindible de la gestión de un hotel o de un alojamiento depende muchísimo la experiencia del cliente. Los huéspedes, una vez recibidas las llaves, verificarán que los estándares de limpieza de la habitación o apartamento les satisfagan plenamente, para así poder ponerse cómodos y empezar su estancia. Si quieres asegurarte de que la limpieza de tu alojamiento se realice correctamente, puedes consultar la checklist de limpieza de habitaciones de hotel y descargarla para tenerla siempre a mano.

El mobiliario

También la vista tiene su parte y, cuando un potencial cliente está indeciso entre dos reservas, si un alojamiento cuenta con habitaciones de diseño cautivador, el usuario tendrá un motivo más por el que reservar, imaginando desde ese momento cómo será de placentera su estancia en un ambiente así de cuidado. En este sentido, los Hotel Boutique son un ejemplo, ya que estos pequeños hoteles de lujo se caracterizan precisamente por su mobiliario único y personalizado.

Como hemos visto, dar importancia a la experiencia del cliente abarca todas las fases de gestión de tu hotel o alojamiento. Además de todos los consejos y herramientas que Octorate pone a tu disposición para gestionar de la mejor forma posible cada fase operativa, no debes olvidar que comunicarte eficazmente con los huéspedes y mantener siempre una perspectiva orientada a satisfacer todas sus exigencias es la clave para ofrecer a cada uno una experiencia personalizada y ganar, reserva tras reserva, retroalimentaciones positivas.

Preguntas frecuentes

Cuánto cobra Booking a los propietarios

Como también ocurre con otras OTA, en sitios como Airbnb y Booking se aplican a los propietarios determinadas comisiones, las cuales se pagan por cada reserva realizada y finalizada en la plataforma.

Pero ¿cómo funcionan las comisiones Booking para propietarios en caso de no-show? Tanto en el caso de la cancelación gratuita como en la de pago, la OTA define 4 escenarios de comisión Booking para propietarios:

• Cuando el propietario ha cobrado al huésped el pago de una reserva no reembolsable, sin importar si se ha alojado o no el huésped;
• Cuando el propietario ha cobrado al huésped el pago de una reserva parcialmente reembolsable o no reembolsable;
• Cuando se cobra al huésped el pago por un no-show o una cancelación;
• En caso de cancelación gratuita, si el huésped decide cancelar la estancia después de la fecha límite y, por tanto, el propietario ha cobrado al huésped el pago por la cancelación.

Comisión por overbooking

Dentro del modelo de comisiones aplicadas por el portal, se consideran también las comisiones por overbooking, esto porque, como lo señala el propio Booking: “Cobramos comisión en caso de overbooking porque la habitación estaba disponible en Booking.com. Además de cobrar la comisión, necesitamos que asumas el coste de reubicación del cliente”. Lee nuestro artículo para saber cómo evitar el overbooking y sus respectivas comisiones.

¿Cuánto es la comisión de Booking?

La comisión Booking pueden variar ligeramente según el país, por ejemplo, según la legislación local del lugar donde se halla el alojamiento, o según el tipo de alojamiento.

Comisión Booking: porcentaje

De media, las comisiones Booking son de, aproximadamente, el 15% del total de la reserva. Comparando este porcentaje con el del resto de portales como, por ejemplo, las comisiones Airbnb, este porcentaje está en la media. De hecho, para las casas de alquiler vacacional, la OTA aplica una comisión a cargo del propietario del 14-16%.

Cuánto es la comisión de Booking

¿Cómo hace el propietario del anuncio para calcular cuánto es la comisión Booking? Como anticipamos, las comisiones Booking son de alrededor del 15%.

Para entender cómo varían las tarifas en diferentes tipos de alojamientos, descubre los tipos de tarifas de un hotel.

Para saber cuánto gana Booking sobre las reservas, bastará restar este valor al total de la reserva (también contemplando los impuestos que se deben pagar al Estado).

¿Cómo se le paga la comisión a Booking?

Como ya sabrás, si pusiste en venta tu alojamiento en Booking, a menos que el huésped no pague directamente en el alojamiento, no recibes inmediatamente las ganancias de la reserva.

Entonces, ¿cómo pagar la comisión Booking?

El portal resta el porcentaje de comisión del total que corresponde al propietario a fin de mes. En caso de que el propietario haya recibido solo pagos directos, para pagar las comisiones, el propietario deberá abonar las comisiones correspondientes mediante transferencia bancaria.

¿Cuándo no se paga en Booking?

¿Cómo no pagar la comisión Booking? Estos son algunos casos en los que no se paga comisiones en Booking. El portal describe 3 posibilidades:

• Cuando el propietario ha decidido renunciar al cargo por cancelación de las reservas no reembolsables;
• Cuando el propietario ha marcado la reserva como no-show y decide renunciar al cargo por cancelación;
• Cuando el propietario ha marcado la tarjeta de crédito como inválida porque no fue posible realizar el cargo.

Obviamente, es posible pagar meno comisión Booking a fin de mes si se incentivan las reservas directas integrando un motor de reservas a tu sitio web. No obstante, renunciar a Booking solo para no pagar comisiones es contraproducente, especialmente teniendo en cuenta las ventajas en términos de visibilidad que se ganan usando este portal (en cuanto a visibilidad, descarga nuestra guía sobre cómo aumentar el Booking ranking).

Preguntas frecuentes

Qué es Google Hotel Ads

Este producto funciona como un metabuscador: añade y compara los resultados de búsqueda de muchas bases de datos según los parámetros que introduzca el usuario.

Por tanto, si hablamos de metabuscadores turísticos dedicados a la búsqueda hoteles y alojamientos, estamos haciendo referencia a sistemas capaces de ofrecer a los usuarios resultados de búsqueda según su precio, geolocalización, fecha, tipo de alojamiento u otros filtros.

Google Hotel Ads, en tanto que metabuscador de Google, compara los precios de los sitios web de los alojamientos con las tarifas de las OTA, promocionando los alojamientos seleccionados según los parámetros preferidos por el usuario. Los resultados se muestran en la columna de la derecha, en los primeros puestos de la página de resultados (la SERP), en Google Maps según la ubicación del usuario o mediante otros productos de Google.

Se diferencia del enlace a reserva de hotel gratuito (más conocido como Google free booking links), porque este hace que aparezca el alojamiento entre los resultados orgánicos, mientras que con Google Hotel Ads el alojamiento aparece como “Patrocinado” o “Anuncio”.

Cuáles son las ventajas de Google Hotel Ads

Las ventajas de Google Hotel Ads interesan tanto a hoteles como a clientes:

• Aumenta la visibilidad en línea
• Aumenta las Reservas Directas
• Mayor acceso a la información de los clientes

Aumenta la visibilidad en línea

Para los hoteles, promocionarse en Google significa aumentar considerablemente su visibilidad en línea, apareciendo entre los primeros puestos de los resultados de búsqueda y respondiendo al imperativo impuesto por los usuarios, que cada vez más quieren finalizar su reserva directamente desde su ordenador.

Aumenta las reservas directas

Ahora veamos a la segunda ventaja, de interés para ambas partes: el metabuscador de Google Ads Hotel recopila tanto las tarifas de las OTA como las de los motores de reserva o Booking Engine de los hoteles. Como es bien sabido, las reservas realizadas a través de plataformas OTA y webs como Airbnb prevén una comisión que, por ejemplo, en Booking.com puede ir desde el 10% hasta el 25%; en Airbnb, de media, es del 3% para los anfitriones y de entre el 12-15% para los huéspedes.

Con Google Hotel Ads se realizan reservas directas sin tener que pagar comisión alguna a las OTA. Por ello, los hosteleros que promocionen el sitio web de su alojamiento con Google Ads podrán ofrecer tarifas más competitivas al estar exentas de las comisiones de las OTA, lo que, potencialmente, podría suponer un aumento de las reservas directas a través de su motor de reservas.

Los clientes, por su parte, realizan la reserva a un coste menor y con una experiencia mucho más user-friendly, evitando tener que pasar de una pestaña a otra comparando tarifas.

Mayor acceso a la información de los clientes

Llegamos así a la tercera ventaja. Las reservas directas permiten a los hosteleros tener mayor acceso a la informacion de los clientes, optimizando así sus estrategias de Up-Sell y Cross-Sell, desde la reserva hasta el check-out.

Como hemos visto, la campaña de Google Hotel Ads te permite promocionar tu propio alojamiento en la SERP y en Google Maps donde, haciendo clic en el nombre del Hotel, se puede visualizar una ficha con toda la información del alojamiento: tarifa, dirección, reviews y un enlace para la reserva directa en el sitio web que, si no se activa la campaña, no estaría disponible.

Para aparecer en una posición más alta que la de los resultados orgánicos, es necesario participar en una subasta en la que puedes ofertar mediante las siguientes 4 estrategias de puja previstas:

1. Comisión por Estancia: pagas solo cuando el huésped finaliza la estancia reservada mediante el enlace del anuncio.
2. Comisión por Conversión: pagas un porcentaje fijo basado en el valor de la reserva de la habitación cuando el usuario reserva el hotel.
3. CPC (coste por clic) Optimizado: basado en una estrategia de oferta CPC Max, se automatiza la oferta según los clics que tienen una mayor probabilidad de generar una conversión.
4. CPC Manual: pagas cuando un potencial cliente hace clic en el anuncio.

Cómo usar Google Hotel Ads con Octorate

Para finalizar, veamos cómo vincular tu Hotel a Google Hotel Ads.

Octorate, en calidad de partner certificado de Google, te ofrece una conexión rápida y precisa con la plataforma (en realidad, podrías también hacerlo de forma autónoma a través de tu cuenta de Hotel Center, pero es el propio gigante de Mountain View quien recomienda utilizar un proveedor tercero como mejor práctica).

Para activar tu campaña, solamente debes seguir los siguientes tres pasos:

1. Crea gratuitamente tu ficha en Google My Business, teniendo el cuidado de actualizarla con la informacion más importante de tu alojamiento, como fotos, ubicación, disponibilidad, contactos, reviews; todo ello con la finalidad de coincidir con los filtros de búsqueda establecidos por los usuarios;
2. Elige un motor de reserva que te suministre un partner certificado (como el motor de reservas de Octorate), del cual el sistema pueda recibir las tarifas y la disponibilidad;
3. Añade a tu suscripción de Octorate el paquete Metasearch.

El paquete Metasearch de Octorate, de hecho, ya está vinculado a Google Hotel Ads. Los alojamientos que poseen el motor de reservas de Octorate y deciden maximizar sus reservas, pueden activar una campaña con Google Hotel Ads, con la ventaja de que quien gestionará la campaña será la propia Octorate, como partner de integración.

Pero, ¿por qué elegir Octorate para que gestione tu campaña de Google Hotel Ads?

Las campañas para hoteles de Octorate tienen una gran ventaja: la posibilidad de pagar solo cuando el cliente reserve una estancia a través del anuncio, siguiendo pues la estrategia de Comisión por Estancia (Commission per stay).

Preguntas frecuentes

¿Qué significa un Apart Hotel?

Como ya anticipamos, el término aparta hotel hace referencia a un tipo de alojamiento que es una mezcla entre un hotel y un apartamento. El término, de origen anglófono, se compone de “apartment + hotel”, o sea, «apartamento + hotel».
 

¿Qué es aparta hotel?

Como lo indica su nombre, estos alojamientos unen el profesionalismo y confort ofrecidos por una estadía en hotel, hasta los servicios y amenities que caracterizan a las estadías en casas de alquiler vacacional o guest house.

Seguramente, el escenario que se ha configurado en el periodo pospandemia en el sector de la hostelería ha contribuido al nacimiento de este tipo de alojamiento. Son, de hecho, una buena solución para familias de vacaciones, pero también para los viajeros bleisure, es decir, quienes viajan por motivos de trabajo, pero que extienden tales viajes para dedicar momentos al tiempo libre y al descanso.

Estos tipos de huéspedes, de hecho, buscan alojamientos como los aparta hotel porque requieren de la profesionalidad ofrecida en los hoteles para transcurrir una estancia excelente y sin problemas y, al mismo tiempo, buscan servicios que acerquen su experiencia de cliente a la que encontrarían en una casa de alquiler vacacional.

¿Qué servicios tiene un apart hotel?

Un aparta hotel pone a disposición de los huéspedes los siguientes servicios:

• Una cocina o cocinilla;
• Parking privado;
• Un área externa como una terraza o un jardín privado;
• Servicios extra como gimnasios, espacios de coworking, áreas de juegos, etc.

Entre las ventajas de hospedarse está, por tanto, la posibilidad de tener a disposición el confort de un hotel de lujo, pero a precios más contenidos. Para una familia de viaje, por ejemplo, tener a disposición una cocina permite ahorrar en comida y, quizás, gastar un poco más en otros servicios, como experiencias o excursiones extra.

¿Cuál es la diferencia entre un apart hotel y un hotel?

Como es bien sabido, un hotel pone a disposición de los huéspedes varios tipos de habitaciones, por ejemplo, la deluxe o la suite, ofrecen un balcón, una sala de estar y una pequeña cocina. En las habitaciones de hotel, servicios como el desayuno, la posibilidad de usar el gimnasio o el spa se consideran servicios de upselling.

Un aparta hotel, respecto a una habitación de hotel  es una casa de alquiler vacacional que cuenta con todos los servicios descritos, pero de uso parcial o completamente privado de los huéspedes. Además de ello, se incluyen los clásicos servicios de una estadía en hotel, como la limpieza de las habitaciones y el baño, la puesta a disposición de ropa de cama, toallas y un kit de bienvenida.

Preguntas frecuentes

PMS hotel: significado

Antes de conocer las funciones de un Property Management System y las ventajas que puede aportar a la gestión de un hotel o casa de alquiler, aclaremos: ¿Qué es un PMS hoteles? ¿Qué significa Property Management System?

Como ya lo anticipamos, Property Management System o PMS hoteles significa “sistema de gestión de las propiedades”.

¿Qué es un PMS hoteles?

Se trata de un software a través del cual los hoteleros y propietarios de otro tipo de alojamientos extrahoteleros, pueden gestionar – y optimizar – aspectos como la facturación y la contabilidad, la gestión de las reservas, los procesos de check-in y check-out, las actividades relacionadas con el housekeeping como la limpieza y manutención y otras actividades administrativas o de gestión.

El PMS hoteles es, por tanto, una herramienta muy útil para los hoteleros y todo el staff que se encarga de la gestión de un alojamiento. Conoce cómo los diferentes tipos de tarifas de un hotel pueden ser gestionadas eficientemente a través de un sistema PMS.

Para entender cómo un aparthotel puede beneficiarse de un sistema PMS, descubre que es apartahotel.

¿Qué hace un PMS hotelero?

Como hemos visto, el Property Management System puede asumir múltiples funciones. Para que sus potencialidades se aprovechen al máximo, lo ideal es utilizar un PMS hoteles integrable con el resto de herramientas de gestión hotelera, entre ellas:

• Channel Manager,
• Booking Engine,
• Sistema de gestión de Pagos,
• Sistema de gestión de Ingresos.

Veamos qué hace un PMS hotelero y de qué manera puede ayudar a los hoteleros en la gestión hotelera.

Gestión de la facturación

El PMS hoteles, junto a un sistema de gestión de pagos integrado con las mejores pasarelas de pago del mercado, permite recibir y registrar pagos seguros y veloces, cumplir con la gestión de la facturación electrónica y los cobros.

La ventaja de un Property Management System integrado con un sistema de gestión de los pagos es que el sistema de pago permite aceptar los pagos electrónicos y el PMS hoteles integra tales pagos en los procesos operacionales y fiscales de tu alojamiento. De este modo, también los tiempos de check out se reducen.

Gestión de la estrategia tarifaria

La integración entre un Property Management System y un sistema de gestión de los ingresos (o Revenue management system) desempeña una función muy importante en la estrategia tarifaria de un hotel, porque los datos extrapolados del PMS, como la disponibilidad, las reservas, la tasa de ocupación, son variables fundamentales para la elaboración de las previsiones y de los análisis de sistemas de Revenue management.

Sin una integración de este tipo, los datos apenas enumerados se introducen manualmente en el RMS.

Teniendo esto en cuenta, por tanto, la integración entre un PMS y un RMS es una herramienta válida para maximizar las ganancias a través de una gestión de la estrategia tarifaria automática y dinámica.

Gestión de las actividades de housekeeping

El Property Management System es un software que puede optimizar también las actividades de limpieza del hotel y su manutención, ¿cómo?

Es posible planificar las actividades de limpieza y manutención y asignarlas al staff (por ejemplo, asignar a un determinado miembro del personal el cambio de las sábanas), añadir notas sobre las actividades y verificar el estado de las tareas asignadas de manera que sepas siempre en tiempo real cuándo se finalizan, por ejemplo, si una habitación está lista para acoger huéspedes.

Gestión del Check in hotel

El Property Management System también sirve de apoyo en lo que respecta al check in, ya que permite realizar automáticamente operaciones como el envío de formularios estatales y de hojas de registro.

Esta función es útil para hacer los check in más sencillos, pero hacen más eficaces aquellos casos de check in que son particularmente consumidoras de tiempo como, por ejemplo, acoger grupos, que implica actividades preliminares como la gestión de las rooming list.

Conexión con Channel Manager

Contar con un Property Management System integrado con un Channel Manager es fundamental (si no sabes qué es un Channel Manager, lee nuestro artículo). Utilizar un Channel Manager es ya imprescindible para quien trabaja en hostelería. La conexión entre estas 2 herramientas permite gestionar sinérgicamente las disponibilidades, las reservas, las cancelaciones y las tarifas en las OTA. Por ejemplo, las reservas recibidas en Booking, Expedia u otras OTA, se actualizan automáticamente del Channel Manager en el PMS. Útil, sobre todo, si tu alojamiento está presente en diferentes canales de venta online y quieres evitar disgustosos overbookings.

Conexión con el Booking Engine

El Booking Engine permite recibir y gestionar reservas directas directamente en el sitio web de tu hotel o casa de alquiler, con la ventaja de obtener reservas desvinculadas por las comisiones de las OTA y tener mayor acceso a los datos de los usuarios.

La integración entre un Booking Engine y un Property Management System, permite tener el control total sobre el flujo de reservas.

¿Cuáles son los tipos de PMS?

Los Property Management System hoy día más difundidos se pueden dividir en 2 categorías:

• PMS de escritorio
• PMS en la nube

PMS de escritorio

El PMS hoteles de escritorio, se define así porque se instala en un ordenador (o más de uno) utilizado para la gestión del alojamiento.

El PMS de escritorio es un tipo de gestión hotelera ya datada y superada, ya que los primeros PMS requerían la instalación del software en local.

PMS en la nube

El PMS hoteles en la nube (cloud) es el mejor property management system existente, porque puede ser gestionado totalmente online y es accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, smartphone, tablet), o sea, cualquier parte.

¿Cuáles son las ventajas del PMS en la nube?

Las ventajas de un PMS en la nube (cloud) son múltiples. Antes que nada, este tipo de Property Management System no requiere invertir en hardware de gran rendimiento y costoso. De hecho, para usarlo solo necesitas de una conexión a internet.

Justamente por estas características, además, el PMS en la nube (cloud) responde a las exigencias de un mundo de la hostelería cada vez más digitalizado, porque permite a los hoteleros acceder en cualquier momento y desde varios dispositivos.

Por último, permite optimizar el despliegue de personal, ya que puede ser gestionado por varias personas.

Como hemos visto, el PMS hotelero es una herramienta cuyas funciones son estratégicas para maximizar el rendimiento de un hotel o de otros tipos de alojamiento.

El PMS de Octorate es un software completo que puede ayudarte a optimizar muchísimos procesos operacionales y de gestión de tu alojamiento.

Preguntas frecuentes

Más allá de los indiscutibles beneficios de colocar su casa de alquiler vacacional en Airbnb (incluso si diriges un apartahotel), los anfitriones deben tener en cuenta los costes asociados al uso de estas plataformas de alquiler vacacional.

Y es que, además de gastos fijos como los impuestos regionales, la tarifa de limpieza y manutención de la propiedad y la debida retribución a coanfitriones y al resto del staff que colabora con la gestión de la casa de alquiler vacacional, también merman los ingresos los costes asociados a las comisiones Airbnb.

El porcentaje de estas comisiones es variable. Depende, más que nada, de la estructura de comisiones por la que opta el propietario, pero también por otros factores, como el tipo de propiedad, su ubicación geográfica o la política de cancelación que elige el anfitrión. Por lo general, las tarifas de servicio de las plataformas de alquiler vacacional pueden alcanzar el 25% del total (repartida entre anfitrión y huésped).

¿Qué comisión cobra Airbnb?

El portal de reservas cuenta con dos estructuras de comisiones:

• Comisiones Airbnb compartidas;
• Comisiones Airbnb del anfitrión (más adelante, precios simplificados).

Comisiones Airbnb: comisión compartida

El modelo de comisión compartida es el más empleado por los propietarios de casas de alquiler y consiste en dividir las comisiones de servicio entre anfitrión y huésped.

A través de este modelo, ¿qué porcentaje cobra Airbnb?

Según esta estructura de comisión, Airbnb cobra del pago al propietario un porcentaje del 3% y a los huéspedes un porcentaje que puede ascender hasta el 14,2% del subtotal de la reserva. Tal cobro está explicitado y es comunicado con transparencia a los huéspedes a la hora de hacer el check-out.

¿Cuánto cobra Airbnb al propietario?

Las comisiones Airbnb del anfitrión, como lo sugiere su nombre, se cobran solo al propietario, y su porcentaje ronda entre un 14% y un 16%. Sin embargo, este valor puede alcanzar el 20% ya que varía, por ejemplo, si el anfitrión aplica la política de cancelación Superestricta (Super Strict). En el caso del ejemplo, de hecho, se cobra un 2% extra.

Esta última estructura de comisiones Airbnb se está haciendo más popular frente a la de comisión compartida, ya que muchos anfitriones la consideran más sencilla y transparente para los huéspedes quienes, durante la fase de reserva, no tendrán que asumir costes extra.

¿Qué anfitriones prefieren optar por las comisiones no compartidas? Todos aquellos que tienen anuncios de Airbnb donde se cobra una tarifa de limpieza para Apartamentos Turísticos, impuestos o IVA. De hecho, la comisión a cargo del anfitrión permite, por ejemplo, poder entrar en los costes añadidos aumentando ligeramente la tarifa base sin tener que pagar los huéspedes costes añadidos demasiado altos.

Comisiones Airbnb: precios simplificados

Manteniéndonos en el ámbito de las comisiones Airbnb de los anfitriones, en diciembre de 2020, el portal estadounidense introdujo una nueva política para todos los propietarios de casas de alquiler conectados a través de un software de gestión de terceros (Channel Manager): los precios simplificados.

Este tipo de comisión se hizo obligatoria a nivel global para todos los propietarios de casas de alquiler conectadas mediante un software proveedor, excluyendo Estados Unidos, Canadá, México, Uruguay, Bahamas, Argentina y Taiwán.  Este modelo de comisiones cobra, solo al anfitrión, el 15% del total.

¿Cuáles son las ventajas de los precios simplificados?

Como se lee en la guía dedicada en el portal de Airbnb, la ventaja de los precios simplificados es que permite a los propietarios de anuncios elaborar una estrategia de precios más precisa, modificando los precios de manera que éste se mantenga inalterado en el check-out para el huésped, un gran cambio respecto a la variación por las tarifas de servicio. Nuestro consejo es, naturalmente, intentar mantener siempre las tarifas base competitivas (para ello, te recomendamos leer nuestra guía sobre cómo Gestionar los Ingresos de tu alojamiento).

Airbnb afirma que, gracias a los precios simplificados, los anfitriones han registrado un aumento de reservas. El motivo de esta tendencia positiva se relaciona con el hecho de que los huéspedes consideran este modelo más transparente, ya que no ven el coste añadido en el check-out.

Comisiones Airbnb de servicio para experiencias

A las estructuras de comisiones Airbnb previamente citadas, existe otro tipo de tarifas de servicio: las comisiones de servicio para experiencias.

Muchos anfitriones incluyen experiencias con la reserva del alojamiento, una óptima estrategia que busca enriquecer la estancia de los huéspedes y aumentar las posibilidades de recibir reseñas positivas y hacer que los huéspedes vuelvan a hospedarse en su alojamiento.

La web cobra a los huéspedes una comisión de servicio por cada experiencia, correspondiente al 20% del total. En estos casos, también se descuenta el coste al anfitrión en el momento del pago.

¿Qué comisiones no cobra Airbnb?

Te queremos dejar claro que no se puede anunciar un alojamiento en Airbnb sin pagar las debidas comisiones al portal; esto vale también para el resto de alternativas a Airbnb.

¿En qué casos Airbnb no cobra comisiones?

Dependiendo de la política de cancelación que elija el anfitrión, si un huésped cancela la reserva, el anfitrión no tendrá que pagar las tarifas de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se clasifican los tipos de habitaciones?

¿Qué tipo de habitaciones existen en un hotel?

Según el glosario hotelero, existen 3 tipos de habitaciones en los hoteles:

1. Según el número de camas;
2. Según la disposición de la habitación de hotel y los servicios ofrecidos;
3. Según el tipo de cama, por ejemplo, una cama «king-size» o una cama queen.

Como hemos visto, usar el glosario hotelero para definir correctamente los tipos de habitaciones en hotel ayuda a los hoteleros en la gestión de sus ingresos y a organizar su personal, pero también es útil para potenciales huéspedes que, a través de los términos hoteleros, pueden hacerse una idea mucho más clara del tipo de habitación en hotel por la que están gastando y los correspondientes servicios que se ofrecen.

Esta clasificación es válida para todo tipo de hoteles pero no para los apartahotel, incluso los más pequeños, o sea, los boutique hotel. Para un enfoque más específico sobre un tipo de alojamiento moderno y flexible.

Tipos de habitaciones en hotel: según el número de camas

Veamos juntos la clasificación de las habitaciones de hotel según esta primera distinción: el número de camas de esta y, por ende, el posible número de huéspedes.

Habitación individual

Este tipo de habitación está equipada para hospedar a una persona o pareja y, normalmente, cuenta con una cama doble o dos individuales.

Habitación doble: significado

La habitación doble, como nos sugiere su nombre, puede albergar a dos personas y, por ello, cuenta con dos camas separadas individuales o una matrimonial.

Habitación triple

Este tipo de habitación es capaz de albergar hasta a 3 personas, por lo que puede contar con 3 camas individuales, una cama doble y una individual o dos camas dobles.

Habitación cuádruple: significado

Una habitación cuádruple puede hospedar a 4 personas. Son espaciosas y pueden contar con dos camas matrimoniales o, en su defecto, estar amuebladas como si se tratase de un hostal, o sea, con literas.

Tipos de habitaciones en hotel: según la disposición de las habitaciones

Como antes mencionamos, los tipos de habitaciones en hotel también pueden clasificarse según la disposición de la habitación, sus metros cuadrados y los servicios que ofrece (como los servicios de habitación).
Siguiendo esta clasificación, distinguimos entre 5 tipos de habitaciones en hotel:

¿Qué es una habitación estándar?

La habitación estándar es el tipo de habitación en hotel más común, ofrece los servicios mínimos, como limpieza o un mini frigorífico y no es de muchos metros. Por este motivo, pertenece a la franja de precio más baja y no es estéticamente bella, aunque no debes asustarte, si el huésped una vez la haya reservado no estuviese satisfecho, siempre puede optar por servicios adicionales: en tal sentido, te recomendamos que le eches un vistazo a nuestro artículo sobre cómo aprovechar las estrategias de up sell y cross-sell.

Habitación superior y habitación deluxe

Además de la habitación estándar, también existen otros tipos de habitaciónes en hotel de lujo:

• la habitación superior;
• la habitación deluxe.

La habitación superior es un poco más grande que la estándar e incorpora algunas mejoras, como unas vistas más agradables o una bañera de hidromasaje.

La habitación deluxe, respecto a la estándar, es una gran mejora: el espacio es más amplio, son más los servicios ofrecidos y el huésped goza de un vista mejor. Por tanto, ¿qué se entiende por habitación deluxe? Al ser más espaciosa la deluxe, puede albergar a más personas, véase una pareja o una familia de 3 personas.

Estos son todos los tipos de habitación en hotel según su disposición y servicios ofrecidos, pero no acaban aquí; también existen las tipo suite.

¿Cuál es la diferencia entre suite y junior suite?

Si te preguntas cuál es la diferencia entre junior suite y suite, esta última se diferencia de una junior suite porque es mucho más amplia y, además, cuenta con un dormitorio separado. En la suite, además, el huésped tiene a su disposición un baño más grande y un espacio exterior, como una pequeña terraza o un balcón. Finalmente, en algunas suites estándar, los huéspedes pueden encontrarse con una pequeña cocina.

Por tanto, se diferencia entre “Junior Suite” y “Suite Estándar”.

La junior suite, respecto a la estándar anteriormente descrita, aunque cuenta con dormitorio y área de estar, no hay distinción física y se desarrolla en un espacio menor.

En esta categoría también podemos meter la Suite Presidencial, generalmente elegida por familias porque, además de contar con un dormitorio principal, también cuenta con uno secundario, a lo que debemos sumar todas las comodidades antes mencionadas que encontramos en las otras suites.

Tipos de habitaciones en hotel: según el tipo de cama

Como ya vimos, el glosario hotelero clasifica los tipos de habitación en hotel también en función del tipo de cama.
Si crees que la clasificación de las camas distingue exclusivamente entre individual y matrimonial, te equivocas. También en este caso vemos que existen varios tipos:

• Cama queen hotel: una habitación de hotel con cama matrimonial de dimensiones estándar.
• Cama king size hotel: es un tipo de habitación en hotel que cuenta con una cama matrimonial de dimensiones un poco mayores, es decir, lo que conocemos como King Size.
• Habitación Twin: una habitación twin cuenta con dos camas individuales, pero únicamente la ocupa un huésped.
• Estudio: esta habitación de hotel es común en determinados alojamientos, como los Apartamentos Turísticos o los B&B, y cuenta con un sofá cama.

Preguntas frecuentes

¿Qué es ser coanfitrión Airbnb?

Cuando hablamos de un coanfitrión Airbnb (o del co host Airbnb), nos referimos a una forma para ayudar a los anfitriones a gestionar sus propiedades en Airbnb. Es una asociación entre dos o más personas que comparten la responsabilidad y los deberes de la gestión de una propiedad en Airbnb, pero también las ganancias.

Normalmente, el coanfitrión es un familiar o amigo cercano, no obstante, entre los gestores de propiedades y los propietarios de uno o más alquileres vacacionales que gestionan sus alojamientos de forma empresarial, está aumentando la tendencia de asumir un co anfitrión personal especializado que es muy útil, sobre todo, si no se cuenta con un software de gestión para apartamentos turísticos.

Además, el co host Airbnb es uno de los mejores modos para que los anfitriones principales expandan su negocio sin tener que aumentar su nómina.

¿Cómo agregar coanfitrión Airbnb?

Anteriormente, el portal ponía a tu disposición un marketplace donde los potenciales co host Airbnb podían proponer sus servicios indicando el coste a través de un porcentaje de ganancia.

Ya Airbnb no ofrece más este marketplace. Teniendo esto en cuenta, si eres propietario de un alquiler vacacional y buscas un co anfitrión, deberás seguir los siguientes 3 pasos para registrar un coanfitrión Airbnb:

1. Elige el anuncio de interés desde “Anuncios”;
2. Haz clic en “Co anfitrión” > “Invita un amigo”;
3. Introduce su dirección de correo electrónico y haz clic en “Invitar”.

Una vez hayas seguido estos pasos, el coanfitrión Airbnb recibirá una invitación que le solicitará enviar un documento de identidad para confirmar su identidad. Después, el host principal enviará una invitación a través de correo electrónico para participar en la gestión de uno o más anuncios.

¿Cuántos Coanfitriones puedo tener en Airbnb?

Es posible tener de uno a 3 coanfitriones Airbnb.

Además, para añadir un coanfitrión es necesario que este satisfaga una serie de requisitos de calidad de la plataforma, por lo que convertirse en coanfitrión Airbnb es una actividad cada vez más profesional y no para cualquiera que se registre en la plataforma y pretenda monetizar realizando esta actividad.

¿Qué puede hacer el coanfitrión Airbnb?

Veamos qué puede hacer un co anfitrión. Su contribución puede llegar a concernir todos los aspectos de la gestión de un alquiler vacacional, de la A hasta a la Z. Veamos algunas:

• Crear el anuncio: los coanfitriones Airbnb pueden gestionar un anuncio, introduciendo los títulos, las descripciones y las fotos, así como fijar los precios.
• Actualizar los precios y el calendario: uno de los beneficios más importantes de contar con un coanfitrión Airbnb es la gestión de precios y actualizar la disponibilidad (muy útil para evitar el overbooking).
• Hablar con los huéspedes: un coanfitrion Airbnb puede intercambiar mensajes con los huéspedes para coordinar el check-in y el check-out de apartahotel, ayudarlos durante la estancia atendiendo sus preguntas y necesidades y escribir reseñas para los huéspedes en nombre del anfitrión principal. Esta última, en particular, suele infravalorarse por los anfitriones y es, en realidad, una estrategia óptima para estimular a los huéspedes a dejar una reseña (para profundizar sobre este aspecto, lee cómo mejorar las opiniones Airbnb).
• Ocuparse de la limpieza y mantenimiento del alojamiento: entre las actividades que requieren de mayor tiempo, seguramente el housekeeping es una de las principales. Los co host Airbnb pueden colaborar con la limpieza autónomamente o mediante un tercero. Para ayudarte a gestionar este aspecto, hemos creado una checklist de limpieza de alquileres vacacionales.
• Recibir asistencia de Airbnb: el coanfitrion Airbnb puede gestionar la comunicación con el equipo de soporte del portal.

Como vimos, el coanfitrion puede ocuparse de todo aquello relacionado con la gestión del alojamiento, desde crear el anuncio hasta gestionar las reseñas.

Entre lo que no puede hacer un coanfitrión Airbnb está todo lo relacionado con la privacidad y la facturación, además de acceder a la información relacionada con las obligaciones fiscales del titular del anuncio.

¿Cuánto cobra un coanfitrión Airbnb (Airbnb coanfitrión porcentaje)?

¿Nunca te has preguntado cómo dividir las ganancias en Airbnb con tu host? Si usas Airbnb desde hace unos años, sabrás que, anteriormente, eran los propios co anfitriones quienes indicaban en su perfil el porcentaje de ganancia que solicitaban según las actividades que gestionaban.

Pero, hoy día, ¿cuánto gana un coanfitrion Airbnb?

En líneas generales, un coanfitrión gana según el número de alojamientos que gestione, y puede optar por percibir una cuota fija o un porcentaje. Por norma, mientras mayores sean las responsabilidades del coanfitrión, mayor será el porcentaje que cobre. También influye en la tarifa su profesionalidad.

Airbnb coanfitrión porcentaje

Como se puede intuir, al depender del número de actividades que gestione, son variables.

Las actividades de check-in y acogida de huéspedes, de las que normalmente se ocupa un coanfitrion Airbnb, se sitúan en el rango de los 15-30 euros por estancia, también según los gastos que el propietario deba asumir. En cambio, si el co host se ocupa de la gestión completa de un anuncio, el porcentaje que gana se eleva, incluso, hasta el 30%.

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Preguntas frecuentes

Kit de bienvenida baño

¿A quién no le ha pasado que se le ha olvidado su cepillo de dientes en casa? ¡Qué pereza ir a comprar uno nuevo!

Estos kits de bienvenida están pensados para servir como una solución rápida y están muy bien valorados por aquellos huéspedes que se han olvidado de algún artículo personal en casa y, por ello, lo consideramos un detalle que nunca puede faltar en un apartamento turístico o en apartahotel.

Cepillo de dientes con crema dental, gorro para el cabello, juego de tocador y una selección de productos de higiene personal (como gel de ducha, champú o jabón), todos en cómodas presentaciones de un solo uso y, porqué no, elaboradas en un packaging sostenible.

Puedes ampliar tu oferta introduciendo en los kits bienvenida apartamento turístico y los pack de bienvenida bed and breakfast también pantuflas de un solo uso o un kit de costura.

Kit de bienvenida cocina

Normalmente, los huéspedes se hospedan durante periodos breves, de hecho, si se alquila un tipo estudio, puede que estén solo una noche. En este caso, puedes sorprenderlos ofreciéndoles un kit de bienvenida de desayuno económico y divertirte eligiendo entre muchísimos productos de una sola porción, como:

1. cereales
2. biscotes
3. mermeladas
4. cremas untables

Que se encuentren un kits bienvenida apartamento turístico con estos regalos será, seguramente, un hecho decisivo para ganarte a tus huéspedes y recibir reseñas positivas en Airbnb y otros sitios como Airbnb. Pero ¡cuidado! Todo lo alimentario está vinculado a las normas HACCP, por lo que si quieres agasajar a tus huéspedes con productos de este tipo (y no eres un B&B), recuerda siempre aclarar que es un regalo extra a tu oferta.

Kit de bienvenida digitales y libro de huéspedes

Entre los distintos pack de bienvenida que tienen mucho éxito, destacan las guías con toda la información necesaria para tus huéspedes. Dentro de estos folletos personalizados por ti, puedes incorporar una guía de uso correcto de tu apartamento turístico (sobre este tema, hicimos nuestra propia plantilla de normas de la casa alquiler vacacional personalizable y lista para usarse), pero también consejos sobre la ciudad, así como una lista de locales donde ir a comer o beber un buen trago.

El libro de huéspedes

Cada vez es más común que los anfitriones dejen en su alojamiento un libro donde los visitantes puedan dejar un recuerdo o una dedicatoria. Es un gran incentivo para que los huéspedes perciban su estancia como agradable y les des la posibilidad de conocer el éxito de tu apartamento turístico.

Además, otro detalle bien visto por los huéspedes es la carta de bienvenida, que te permite comunicar al huésped información útil y hacerlo sentirse acogido y mimado sin invadir su espacio.

Para finalizar, el consejo es siempre personalizar al máximo tus kits para hacerlos únicos y coherentes con tu oferta turística.

¡Recuerda que con solo un par de detalles puedes hacer que los huéspedes se enamoren!

Resumiendo:

• Los kits de bienvenida para el baño son siempre un regalo bien valorado y esperado;
• En los de cocina, te recomendamos productos para el desayuno o una selección de productos típicos de tu territorio;
• Crea una guía personalizada para dejarle a los huéspedes en el momento de su llegada, estarán felices de ser guiados por un local, así como de tener toda la información necesaria para su estancia en tu guest house de forma sencilla y sin preguntar mil veces.

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