Casi todos los programas de un alojamiento son fáciles de situar. El channel manager habla con los portales, el motor de reservas cobra las reservas directas, el revenue management sugiere los precios. El PMS es aquel del que dependen todos los demás, y también el que más se confunde con el programa que tiene al lado.
Esta página explica qué hace un PMS para hoteles, apartamentos turísticos y alquiler vacacional, qué obligaciones españolas debe cubrir, cómo se integra con el resto, qué comprobar en certificaciones y requisitos, nube o local, y qué preguntar antes de elegirlo.
Qué es un PMS hotelero y qué significa la sigla
Pregunta a diez hoteleros qué es un PMS y tendrás diez respuestas, cada una moldeada por el producto que compraron. La definición que sirve para cualquier alojamiento es estrecha. El PMS es el sistema de referencia de la estancia. Si un dato tiene que ver con un huésped que llega, que está en casa o que se ha ido, está ahí, y si dos sistemas no se ponen de acuerdo sobre si la 204 está libre esta noche, decide el PMS.
Qué significa PMS
En español lo encontrarás como software de gestión hotelera, sistema de gestión hotelera, programa de gestión para hoteles, sistema hotelero o simplemente PMS. Son nombres distintos para lo mismo. Lo que cambia de un producto a otro no es el nombre sino el perímetro. Algunos cubren solo reservas y cuentas, otros también housekeeping, obligaciones legales, pagos y distribución.
Qué no es un PMS
Tres productos se toman con regularidad por un PMS, y la confusión sale cara, porque se acaba pagando uno creyendo haber comprado el otro. Un channel manager mueve números entre tu sistema y los portales, sin una disponibilidad propia. Un motor de reservas es el checkout de tu web y se detiene en la confirmación. Un sistema de revenue management sugiere un precio y no toca la reserva.
Hay dos más que aparecen junto a la sigla. Un POS es la caja del bar o del restaurante, y un ERP es la contabilidad de la empresa. Los dos se conectan al PMS, uno para cargar una cena en la cuenta de la habitación, el otro para recibir facturas y cobros, y ninguno lo sustituye.
Ninguno de los cinco sabe quién duerme en la 204 esta noche. Esa es la prueba definitiva.
Qué hace un PMS, módulo a módulo
Las listas de funciones son largas e intercambiables. Es más útil mirar qué hace un PMS con una sola reserva, porque cada módulo es una manera distinta de leer o escribir la misma ficha.
El calendario y la reserva
Una reserva en el calendario lleva consigo el huésped, las fechas, la tipología de habitación, el plan de tarifas, el canal, el saldo y las notas del turno anterior. Tipología y habitación física no son lo mismo, y asignar la 204 es una decisión aparte, que suele tomarse el día antes.
El check-in y el registro de viajeros
Tiene su propia sección más abajo, porque en España arrastra una obligación con plazo de 24 horas que decide cómo trabaja la recepción.
Housekeeping
Está en el PMS por una cuestión de tiempos. Recepción necesita saber qué habitaciones están listas, pisos qué habitaciones salen. Con dos sistemas separados el hueco lo llenan las llamadas, y una lista compartida y actualizada desde el móvil elimina casi todas.
Tarifas y disponibilidad
Un plan de tarifas no es una habitación. La tipología es física y tienes un número fijo. El tipo de tarifa es la condición comercial con la que la vendes, flexible, no reembolsable, con desayuno. Una tipología lleva varios planes que beben del mismo grupo de habitaciones, y el error más común en los alojamientos pequeños es crear una tipología por cada tarifa, lo que parte el inventario en dos. Las restricciones también viven aquí, y solo funcionan si se fijan en un sitio y se empujan a todos.
Facturación y cobros
Es la parte que más ha cambiado en España en los últimos años. Los sistemas de facturación tendrán que cumplir Verifactu, la factura electrónica entre empresas ya tiene reglamento, y en algunas comunidades hay un impuesto por persona y noche que va en la factura. Las tarjetas, las preautorizaciones y las devoluciones van en un módulo de gestión de pagos separado del núcleo del PMS, porque los datos de las tarjetas tienen requisitos de seguridad propios. Una preautorización tomada al reservar es también la única defensa práctica frente a un no show.
Informes
Un informe vale lo que valen los datos introducidos antes. Quien no registra de qué canal llega una reserva no puede saber qué canal se merece su comisión.
- Un dato escrito una sola vez. Reserva, huésped, habitación, cuenta, parte de viajeros y factura son la misma ficha. Nada se vuelve a teclear, nada hay que cuadrar.
- Nada de overbooking por configuración. Una sola disponibilidad, leída por todos los canales, que baja en todas partes cuando alguien reserva en cualquier sitio.
- Las obligaciones salen de los datos. Parte de viajeros, factura, impuesto turístico y estadística nacen del check-in y de la cuenta, no de un segundo programa.
- Recepción ve los pisos, y al revés. El estado de habitación actualizado desde el móvil quita la mayoría de las llamadas internas.
- Las cifras son fiables. Ocupación, precio medio y producción por canal salen del trabajo diario, no de un archivo que alguien actualiza a fin de mes.
La ventaja que no aparece en ninguna lista es el tiempo que vuelve, las horas que hoy se van en teclear, comprobar y llamar.
El check-in en el PMS y el parte de viajeros
En cualquier país el check-in es el momento en que la reserva se vuelve real. En España, además, empieza a correr un plazo, y por eso decide cómo se organiza la recepción y qué tiene que saber hacer el PMS.
Qué pasa en el check-in
Cuando las cuatro ocurren en el mismo sistema, el check-in de una pareja dura lo que tarda en firmar. Cuando ocurren en tres programas distintos, más la plataforma del Ministerio abierta en otra pestaña, dura lo que tarda la fila.
SES Hospedajes y las 24 horas
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, establece las obligaciones de registro documental e información de quienes ejercen actividades de hospedaje, profesionalmente o no, hoteles, apartamentos turísticos y alquiler vacacional incluidos. La comunicación de los datos debe hacerse de manera inmediata y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, el registro se conserva tres años desde el fin del servicio, y los datos de cada viajero del Anexo I incluyen nombre y apellidos, sexo, documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, correo electrónico, número de viajeros y la relación de parentesco en el caso de menores. El canal es la aplicación Hospedajes de la Sede Electrónica del Ministerio del Interior, con alta previa mediante certificado digital o Cl@ve.
Un PMS pensado para España genera el parte con los datos del check-in, lo envía y guarda el acuse. Uno pensado para otro mercado te deja la plataforma abierta en otra ventana y a alguien tecleando nombres y documentos a las once de la noche. Cómo darse de alta y cómo la conecta Octorate lo explica la guía sobre SES Hospedajes.
Check-in online y self check-in
Con el self check-in cambia el momento del trabajo, no el hecho de que haya que hacerlo. Los datos son los mismos que exige el parte de viajeros, así que un buen sistema los pide una vez y los reutiliza para la ficha, el parte y la factura. Para un apartamento turístico sin recepción no es una comodidad, es la única manera de cumplir el plazo sin estar en la puerta.
Las obligaciones españolas que el PMS debe cubrir
Un sistema pensado para otros mercados y uno construido para España hacen lo mismo el noventa por ciento del tiempo. El diez por ciento que los separa es esta sección, y decide si recepción termina a las siete o a las nueve.
Factura, Verifactu y factura electrónica
Las fechas se han movido y conviene leerlas en la fuente. Según la nota informativa de la Agencia Tributaria, el Real Decreto-ley 15/2025 amplió el plazo de adaptación, antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto. La factura electrónica entre empresarios y profesionales la desarrolla el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, con plazos de doce meses para quienes facturan más de ocho millones de euros y veinticuatro para el resto, contados desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regule la solución pública. No afecta a la factura al huésped particular, sí a la del huésped de empresa.
Para el alojamiento la pregunta práctica es una sola. Si la factura nace de la cuenta del huésped con un clic, con el registro que exige Verifactu, o si alguien la copia en otro programa. Pide al proveedor por escrito cómo va a cumplir y desde cuándo.
Impuestos sobre las estancias turísticas
La Agencia Tributaria de Cataluña lo describe así. Lo pagan las personas que se alojan, el importe depende del número de estancias y de la categoría del establecimiento, se cobra a través del alojamiento, que lo incluye en la factura, y el titular presenta la declaración. Un PMS que lo calcula sobre la reserva, con las exenciones, y prepara el resumen del periodo, quita una hoja de cálculo. Comprueba si tu comunidad o tu ayuntamiento aplica uno.
Estadística e inscripción turística
Los datos que pide la Encuesta de Ocupación Hotelera son los mismos que el PMS ya tiene en las estancias del mes. La inscripción turística depende de cada comunidad, con requisitos distintos para hoteles y para viviendas de uso turístico, y el número se guarda en la ficha del alojamiento para que pase a los canales. Cómo funciona para una vivienda lo explica la guía sobre la licencia de alquiler vacacional.
| Obligación | Cuándo | Ante quién | Qué debe hacer el PMS |
|---|---|---|---|
| Parte de viajeros | En un plazo máximo de 24 horas | Ministerio del Interior, SES Hospedajes | Generarlo desde el check-in, enviarlo, guardar el acuse y conservar el registro tres años |
| Factura con Verifactu | Al check-out o al cobro, obligatorio en 2027 según el tipo de contribuyente | Agencia Tributaria | Emitir la factura desde la cuenta con el registro de facturación, numeración y conservación |
| Factura electrónica entre empresas | Según los plazos del Real Decreto 238/2026 | Cliente empresa y solución pública | Emitir la factura al huésped de empresa en el formato exigido |
| Impuesto turístico | En cada estancia, con declaración periódica | Comunidad autónoma o ayuntamiento, donde exista | Calcularlo con las exenciones, incluirlo en la factura y preparar el resumen |
| Encuesta de Ocupación Hotelera | Cada mes | INE | Sacar viajeros, pernoctaciones y estancia media del mes |
| Inscripción turística | Antes de empezar a vender, una vez | Registro de turismo de la comunidad autónoma | Guardar el número en la ficha del alojamiento y pasarlo a los canales |
Las reglas de detalle del impuesto turístico y de la inscripción cambian de una comunidad a otra. Los plazos hay que comprobarlos con tu comunidad y tu ayuntamiento.
Si tu alojamiento está fuera de España
Una parte de quienes llegan a esta página busca desde México, República Dominicana, Colombia, Argentina o Chile. Lo que hace un PMS con la reserva, el calendario, el housekeeping y las tarifas es igual en cualquier país. Lo que cambia es la sección anterior. Cada país tiene su propio registro de viajeros, su propio documento fiscal y su propia autoridad estadística, y un sistema que cumple en España no cumple por eso en tu país. Antes de firmar, pide al proveedor que te enseñe con qué autoridad de tu país se conecta el PMS, cómo emite el documento fiscal local y en qué formato exporta los datos. Octorate se utiliza en más de 100 países, según indica su home en español, y en la demo esa es la primera pregunta.
Las integraciones de un PMS hotelero
Un sistema aislado es un archivo. Se convierte en un sistema cuando habla con el resto, y la calidad de esa conversación vale más que la lista de funciones.
Channel manager y portales
Cuando la disponibilidad está en el PMS y la empuja un channel manager, una reserva en cualquier canal baja el mismo contador y la bajada llega a los demás en segundos. Cuando cada portal guarda su propio contador y alguien copia las reservas en una hoja, los contadores divergen en silencio hasta la mañana en que tres huéspedes llegan para una habitación. Un overbooking en un alojamiento pequeño es casi siempre eso, un problema de configuración, no un pico de demanda. Una conexión iCal tampoco es un channel manager, sincroniza fechas ocupadas cada cierto tiempo y no lleva precios ni restricciones.
Motor de reservas, metabuscadores y pagos
Cada reserva de portal lleva comisión, cada reserva desde el motor de reservas de tu web no, y por eso los tres sistemas se compran casi siempre juntos. La condición es que la reserva directa baje la misma disponibilidad que la de portal, al momento, y un formulario que te manda un correo no lo hace. En los metabuscadores pasa la misma tarifa, y el huésped compara tu precio directo con el de los portales. Los pagos vuelven a la cuenta del huésped, con los datos de las tarjetas fuera del sistema de gestión, en un entorno certificado.
Cerraduras, POS, contabilidad y revenue management
El revenue management integrado es el caso en que la dirección del flujo importa más. Un RMS que lee el PMS pero no puede escribir en él produce sugerencias que hay que copiar a mano cada día, y a las dos semanas nadie las copia. Con la contabilidad basta con que el PMS exporte facturas y cobros en un formato que la gestoría pueda importar, y lo que hay que comprobar es que la exportación exista y sea completa.
Mensajería, IA y API
Quien busca un PMS moderno suele querer tres cosas. Que se use desde el navegador y desde el móvil sin instalaciones, que tenga API abiertas para conectar herramientas que el proveedor no ha previsto, y que una parte de las preguntas repetidas de los huéspedes la conteste un asistente de IA, con un humano que interviene donde hace falta. Las tres se comprueban en la demo, abriendo el sistema desde un móvil, pidiendo la documentación de las API con ejemplos, y preguntando qué pasa cuando el asistente no sabe responder, porque la calidad de una integración con IA se mide en cómo pasa la mano a un humano, no en cuántas preguntas resuelve sola. Los mensajes de las OTA, del correo y de WhatsApp conviene que lleguen a una bandeja unificada ligada a la reserva, para que quien contesta vea fechas, habitación y saldo sin cambiar de pantalla.
Certificaciones y requisitos que conviene comprobar
En el sector la palabra certificación cubre cosas distintas, algunas obligatorias por ley, otras decididas por los portales, otras solo comerciales. Conviene separarlas.
PCI DSS para los datos de las tarjetas
El estándar, en su versión 4 según el PCI Security Standards Council, se aplica a cualquiera que conserve, procese o transmita datos del titular de la tarjeta. Para un alojamiento significa que los números de tarjeta no deben estar en el sistema de gestión sino en un entorno de pago certificado que el PMS llama cuando hace falta. Si un proveedor propone guardarlos en un campo de notas, la respuesta es no.
Parte de viajeros, factura e impuesto turístico
La comprobación se hace en la prueba gratuita, con un parte de prueba, una factura de prueba y el impuesto de una reserva ficticia. Si una de las tres cosas exige un paso manual en otro programa, ese paso se repetirá cada día durante años.
Los programas partner de los portales
Importan porque una conexión básica sincroniza disponibilidad y precios, y una completa gestiona también restricciones, contenidos, mensajes y modificaciones. La pregunta no es si el logo está, sino qué funciones del portal pasan de verdad por el sistema de gestión. Octorate tiene las certificaciones Booking.com Premier Partner, Airbnb Preferred Plus, Expedia Preferred Connectivity y Agoda Innovative Supplier, reconocidas desde hace más de diez años, como indica la home de Octorate en español.
Protección de datos
El registro de viajeros contiene documentos de identidad, fechas de nacimiento y domicilios de miles de personas, y hay que conservarlo tres años. Eso convierte al PMS en el archivo más sensible del alojamiento, y la ubicación de los datos, los permisos por perfil y la exportación al marcharte se piden por escrito.
PCI DSS, parte de viajeros, factura e impuesto turístico se comprueban en los catorce días de prueba, con una tarjeta guardada, un parte enviado, una factura emitida y una reserva con impuesto. Los programas partner de los portales y la protección de datos se piden por escrito antes de firmar.
PMS en la nube o instalado en local
Es la pregunta que viene justo después de saber qué es un PMS.
Qué es un PMS en la nube
Quien busca PMS cloud o PMS online busca esto. La diferencia con un programa instalado no está en las funciones, que ya coinciden, sino en quién carga con el riesgo cuando algo se rompe.
Qué es un PMS en local
No está superado. Alojamientos grandes con integraciones locales pesadas, conectividad escasa o condiciones sobre dónde deben estar los datos lo siguen eligiendo a propósito. Hoy, eso sí, hay que justificarlo, en lugar de que sea la opción de partida.
Cuál conviene a tu alojamiento
| Si te describe | Suele convenir | Por qué |
|---|---|---|
| Menos de 50 habitaciones, sin informático propio | Nube | Nadie en el alojamiento tiene que ocuparse de copias de seguridad, actualizaciones o de un ordenador que se muere |
| Más de un alojamiento o varias unidades | Nube | Una cuenta, huéspedes y usuarios compartidos, informes consolidados |
| Propietario o director que trabaja fuera | Nube | Acceso desde el navegador o el móvil sin VPN |
| Conexión de verdad poco fiable | Depende | Preguntar qué hace el sistema sin línea, y probarlo antes de firmar |
| Datos que deben quedarse en hardware propio | Local | Una condición de contrato o de política interna, no una preferencia técnica |
La fila de la conexión es la que hay que probar en lugar de suponer. Pregunta qué pasa con el check-in si la línea se cae una hora.
Un PMS para hoteles, cadenas, apartamentos turísticos y campings
Quien busca un PMS para una cadena, para apartamentos turísticos o para un camping busca algo preciso. Una sola cuenta en la que algunas cosas se comparten a propósito y otras se separan a propósito, y un calendario que entienda su unidad de venta.
Hotel independiente y cadena
Un hotel es el caso para el que está construido cualquier PMS. Habitaciones, recepción por turnos, housekeeping, grupos y una rooming list que cargar cuando llega el autobús. Una cadena o un grupo de hoteles añade la segunda capa. Huéspedes, usuarios e informes consolidados compartidos en la cuenta, y disponibilidad, planes de tarifas, numeración de facturas, datos fiscales y partes de viajeros separados por establecimiento. Antes de firmar hay que preguntar dónde pone el proveedor esa línea.
Apartamentos turísticos y gestores de alojamientos
Unidades en vez de habitaciones, limpiezas entre una estancia y la siguiente, estancias más largas, y propietarios que quieren su liquidación, el reparto de comisiones y su propio calendario sin ver el de los demás. Por eso el owner portal existe como módulo aparte. Un gestor con veinte apartamentos de doce propietarios lleva una agencia, y el PMS tiene que rendir cuentas de un dinero que no es suyo. El parte de viajeros y la inscripción turística valen igual que para un hotel, y como casi nunca hay nadie en la puerta el check-in online deja de ser opcional.
Campings, hostales y B&B
Un camping vende parcelas, bungalós y plazas de caravana, con estancias que se alargan y tarifas por persona, por vehículo o por electricidad, y necesita un calendario que trate una parcela como una unidad y no como una habitación. Un hostal vende camas dentro de habitaciones compartidas, y el inventario es la cama, no la habitación. Un B&B tiene las mismas obligaciones que un hotel y una fracción del personal, una sola persona hace recepción, pisos y administración, y la medida de un buen sistema es cuántos pasos hacen falta desde que llega la reserva hasta que está facturada. En la demo, pide que carguen tu inventario real, con tus unidades tal como las vendes.
Cuánto cuesta un PMS y cómo elegirlo
No existe un precio estándar, y una cifra dicha sin el alojamiento detrás es un número al aire. Lo que sí se puede describir es cómo se construye el precio.
Los sistemas en la nube se pagan con una cuota mensual, y las variables son casi siempre las mismas. Habitaciones o unidades, alojamientos, módulos activos, canales conectados, usuarios, soporte y onboarding. Dos alojamientos con el mismo número de habitaciones pueden pagar cifras muy distintas, porque uno pasa pagos, web y revenue por el mismo proveedor y el otro solo usa la distribución. El instalado en local es una licencia más el hardware, con mantenimiento aparte, y el servidor, las copias de seguridad y quien se ocupa de ellos raras veces están en el presupuesto. En cualquier presupuesto hay que comprobar dos cosas. Qué queda excluido, y qué pasa con el precio cuando añades un segundo alojamiento.
Las preguntas antes de firmar
- Las obligaciones españolas. Parte de viajeros, factura con Verifactu, impuesto turístico y datos para el INE tienen que salir del sistema, no de un segundo programa. Es la primera fuente de trabajo diario y la más difícil de esquivar.
- Las integraciones que necesitas. Los canales en los que ya vendes, tu pasarela de pago, las cerraduras, el POS del restaurante, el programa de tu gestoría.
- Cómo se corrige un error. Mover una reserva, dividir una cuenta, rectificar una factura, anular después de un depósito. Pide que te enseñen las cuatro operaciones.
- Qué pasa en el móvil. Pisos y pequeños propietarios trabajan desde un teléfono, no desde una mesa.
- Quién responde cuando se rompe. Horarios, idioma, y si un domingo de agosto responde un humano.
- Cómo se sale, y dónde están los datos. Exportación de reservas, huéspedes y facturas en un formato legible, sin coste por marcharte, y una respuesta escrita sobre la ubicación de los datos, los permisos por perfil y el registro de cambios.
Cambiar desde el sistema actual
La migración se subestima, y es el motivo por el que los alojamientos siguen años con un programa que no soportan. Lo que tiene que pasar es menos de lo que parece. Reservas presentes y futuras, fichero de huéspedes, tipologías y planes de tarifas, facturas abiertas. El histórico suele archivarse. La ventana sensata es una semana de baja ocupación, con los dos sistemas en paralelo unos días y alguien que cuadra. La versión peligrosa es la migración en temporada alta, decidida con prisa.
Escribe las cinco cosas que más tiempo te quitan en una semana normal y las tres obligaciones que tu comunidad y tu ayuntamiento te exigen. Lleva esa lista a cada demo y pide que te enseñen exactamente esas ocho cosas. Convierte el recorrido por las funciones en una comparación, y saca a la luz los productos que son fuertes en todas partes menos en tu mercado.
Cómo lo cobra Octorate
Octorate publica un modelo modular por planes. PMS Cloud está en el plan Pro, junto con Channel Manager, Booking Engine, Web Concierge AI y Metasearch, con presupuesto a medida porque la configuración mensual depende de la estructura y de los módulos activos. El detalle está en la página de precios, y cada plan empieza con catorce días de prueba gratuita sin tarjeta de crédito.
PMS Cloud cubre el calendario operativo, la facturación y los recibos, la limpieza y el mantenimiento, el self check-in conectado, los informes y una app para iOS y Android, y se conecta con SES Hospedajes para el envío automático de los partes de viajeros. Comparte los datos con Channel Manager, Booking Engine, Payment Manager y Self Check-in en lugar de intercambiar archivos.
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Carga habitaciones y tarifas, conecta los canales en los que ya vendes y trabaja una semana normal. Sin tarjeta de crédito, con soporte siete días a la semana y un equipo de onboarding que te ayuda a configurar habitaciones, tarifas, usuarios y ajustes fiscales.
Preguntas frecuentes
Es el software con el que un alojamiento gestiona las estancias. Reúne en una ficha reserva, huésped, habitación, tarifa, cargos y factura, y sobre él trabajan recepción, pisos y administración. Si dos sistemas discrepan sobre si una habitación está libre, decide el PMS.
Property Management System, es decir, sistema de gestión del alojamiento. En español se dice software o sistema de gestión hotelera. La palabra property es deliberada, porque el mismo programa vale para un hotel, un hostal o un grupo de apartamentos turísticos.
Sí. Nombran el mismo programa con palabras distintas, la expresión española en el día a día y la sigla en la documentación y en las comparativas. Lo que cambia de un proveedor a otro es el perímetro, desde reservas y cuentas hasta housekeeping, obligaciones legales, pagos y distribución.
Seis cosas, todas sobre la misma reserva. Calendario y recepción, check-in con el parte de viajeros, housekeeping a partir de llegadas y salidas, tarifas y disponibilidad para cada canal, cargos y factura, e informes de ocupación, precio medio y producción.
El PMS guarda la estancia, quién está en qué habitación, a qué tarifa y qué ha pagado. El channel manager mueve disponibilidad y precios entre el PMS y los portales. El motor de reservas es el checkout de tu web y se detiene en la confirmación. Los dos leen y escriben en el PMS, ninguno lo sustituye.
Un PMS construido para España sí. Genera el parte con los datos del check-in, lo envía a la plataforma del Ministerio del Interior dentro del plazo de 24 horas del Real Decreto 933/2021, guarda el acuse y conserva el registro tres años. Uno pensado para otros mercados deja ese paso a quien vuelve a teclear los datos.
Según la nota de la Agencia Tributaria, la adaptación a Verifactu es obligatoria desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de contribuyentes. La factura electrónica entre empresas tiene su propio reglamento, el Real Decreto 238/2026, con plazos que cuentan desde la orden de la solución pública. Al proveedor se le pide por escrito cómo y desde cuándo cumple.
Channel manager, motor de reservas, pagos en un entorno PCI DSS, cerraduras y self check-in, POS del restaurante, revenue management, contabilidad y API. Más que la lista importa la dirección del flujo, si el sistema externo solo lee del PMS o también escribe en la reserva.
El de la nube se abre desde un navegador, con el software y la base de datos en la infraestructura del proveedor, sin nada que instalar en recepción y con las actualizaciones aplicadas por el proveedor. El local funciona en un servidor dentro del alojamiento. La diferencia no está en las funciones sino en quién carga con el riesgo cuando algo se rompe.
Sí, si entiende su unidad de venta. Un apartamento es una unidad y no una habitación, un camping vende parcelas y un hostal vende camas. Con varios alojamientos, la cuenta comparte huéspedes, usuarios e informes y separa disponibilidad, tarifas, facturas y partes de viajeros por establecimiento. Los gestores necesitan además liquidaciones a los propietarios.
Los de la nube se pagan con una cuota mensual que depende de habitaciones o unidades, alojamientos, módulos activos, canales y usuarios, así que una cifra sin el alojamiento detrás dice poco. El local es una licencia más hardware y mantenimiento. En todo presupuesto se preguntan dos cosas, qué queda excluido y qué cambia con un segundo alojamiento.
Para los pagos cuenta el PCI DSS, con los datos de las tarjetas en un entorno certificado y nunca en el sistema de gestión. Para el parte de viajeros, la factura y el impuesto turístico no hay un sello único, hay una prueba de que los envíos y los documentos salen de verdad. Los programas partner de los portales son reconocimientos comerciales y dicen hasta dónde llega la conexión.
- BOE, Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, obligaciones de registro documental e información de las actividades de hospedaje, texto consolidado. Consultado el 18 de septiembre de 2026
- Ministerio del Interior, Sede Electrónica, procedimiento Hospedajes y alquiler de vehículos. Consultado el 18 de septiembre de 2026
- Agencia Tributaria, nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación, Real Decreto-ley 15/2025. Consultada el 18 de septiembre de 2026
- BOE, Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, sistema de facturación electrónica entre empresarios y profesionales. Consultado el 18 de septiembre de 2026
- Agencia Tributaria de Cataluña, impuesto sobre las estancias en establecimientos turísticos. Consultada el 18 de septiembre de 2026
- INE, Encuesta de Ocupación Hotelera. Consultada el 18 de septiembre de 2026
- PCI Security Standards Council, PCI DSS. Consultado el 18 de septiembre de 2026
- Octorate, home en español, sección Certificaciones oficiales, páginas PMS Cloud y Precios en español, y guía sobre SES Hospedajes. Consultadas el 18 de septiembre de 2026