Política de privacidad de Octorate

1. Finalidad de esta página

Octorate S.r.l. forma parte del Grupo Zucchetti. Los tratamientos relativos a los contratos, el marketing y las comunicaciones comerciales se describen en la política de privacidad del Grupo Zucchetti, publicada en octorate.com/es/privacy-policy/. Esta página describe los demás tratamientos que Octorate realiza como responsable del tratamiento, es decir, la navegación por el sitio web, el uso de la plataforma Octorate y de la consola de OctoAgent y las videollamadas grabadas. También explica cómo trata Octorate los datos de los huéspedes por cuenta de los establecimientos.

2. Responsable del tratamiento y DPO

El responsable de los tratamientos descritos en esta página es Octorate S.r.l., Via Filippo Caruso 23, 00173 Roma, código fiscal y n.º de IVA 13493861002, correo electrónico legal@octorate.com, teléfono 06 4542 0568. Puedes contactar con el Delegado de protección de datos (DPO) de Octorate en la dirección dpo@octorate.com.

3. Sitio web

Cuando visitas octorate.com recogemos los datos técnicos de navegación, como la dirección IP, el navegador, las páginas visitadas, la fecha y la hora, para que el sitio funcione y para protegerlo frente a abusos, sobre la base de nuestro interés legítimo. Si rellenas un formulario para pedir información o una demo, los datos se tratan según lo descrito en la política de privacidad del Grupo Zucchetti. Las cookies del sitio se describen en la Política de cookies, donde puedes dar o retirar tu consentimiento.

4. Plataforma Octorate y consola de OctoAgent

Para los usuarios de las cuentas Octorate y de la consola de OctoAgent tratamos los datos de acceso y de uso, como credenciales, códigos de autenticación de dos factores y registros de acceso y de actividad, para proteger las cuentas y los datos y para prevenir fraudes y abusos, sobre la base de nuestro interés legítimo.

El contenido de las solicitudes de asistencia y de las conversaciones con el soporte se trata para responder a las solicitudes, en el marco del contrato descrito en la política de privacidad del Grupo Zucchetti. En el chat de soporte puede responder primero un asistente basado en inteligencia artificial, que pasa la solicitud a un operador cuando es necesario.

En la consola de OctoAgent utilizamos Microsoft Clarity, solo con tu consentimiento, para entender cómo se utiliza y qué mejorar. Los detalles figuran en el aviso de cookies de la consola.

5. Videollamadas grabadas

Las videollamadas con clientes y contactos, por ejemplo demos, formación y asistencia, pueden grabarse y transcribirse para documentar lo dicho, sobre la base de nuestro interés legítimo. Te avisamos al inicio de la llamada y puedes pedir que no se grabe.

6. Datos de los huéspedes de los establecimientos

Cuando un establecimiento turístico utiliza la plataforma Octorate, es decir, PMS, Channel Manager, Booking Engine, OctoAgent y los demás módulos, Octorate trata los datos de los huéspedes y de quienes realizan las reservas por cuenta del establecimiento, que es el responsable de dichos datos. Octorate actúa como encargado del tratamiento según la designación que el establecimiento acepta con el Anexo de privacidad. La designación y el Registro del tratamiento del servicio, con los proveedores, los plazos de conservación y las medidas de seguridad, están publicados en octorate.com/es/data-processing-agreement/.

Si eres huésped de un establecimiento que utiliza Octorate, la información sobre el tratamiento de tus datos es la del establecimiento, al que puedes dirigirte para ejercer tus derechos. Octorate asiste al establecimiento en la atención de las solicitudes. Los datos de la plataforma se conservan en centros de datos situados en la Unión Europea.

Con la autorización otorgada por el establecimiento en los Términos y Condiciones, los datos de las reservas, sus características y los datos geográficos pueden ser extraídos por Octorate y por las sociedades del Grupo Zucchetti para agregarlos, anonimizarlos y presentarlos de esa forma, también con herramientas de business intelligence y de inteligencia artificial. Los datos así obtenidos no permiten identificar a los huéspedes ni al establecimiento.

OctoAgent responde a los huéspedes de los establecimientos con un agente basado en inteligencia artificial, en los canales activados por el establecimiento, es decir, WhatsApp, correo electrónico, mensajería de los portales y teléfono, y siempre se presenta como un sistema automático. Cuando el módulo de voz está activo, las llamadas pueden grabarse y transcribirse, con un aviso al inicio de la llamada.

Para generar los contenidos, OctoAgent y las demás funciones de inteligencia artificial de la plataforma envían a modelos proporcionados por OpenAI, mediante una interfaz de programación, solo la información necesaria. En el caso de OctoAgent, se trata de la base de conocimiento del establecimiento, el nombre y el idioma del huésped, los datos de la reserva, la conversación, las imágenes enviadas por el huésped y, para el check-in online, la imagen del documento de identidad con la fotografía oculta. OpenAI no utiliza estos datos para entrenar sus propios modelos y los conserva durante un máximo de 30 días para el control de abusos, tras lo cual los elimina. OpenAI también puede tratar los datos en Estados Unidos, sobre la base de las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea. Octorate no utiliza los datos para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso general y las lecciones aprobadas por un establecimiento permanecen en su cuenta.

7. Proveedores y transferencias fuera de la Unión Europea

Para las actividades que realiza como responsable del tratamiento, incluidas las descritas en la política de privacidad del Grupo Zucchetti, Octorate recurre a proveedores que tratan los datos por su cuenta, vinculados por acuerdos conformes con el artículo 28 del GDPR. Pipedrive (Pipedrive OÜ, Estonia) para la gestión de los contactos comerciales y de los presupuestos. Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, Estados Unidos) para el envío de las newsletters. Zapier (Zapier Inc., Estados Unidos) para el paso de los datos entre los formularios del sitio web y el CRM. Calendly (Calendly LLC, Estados Unidos) para la reserva de las demos. Jotform (Jotform Inc., Estados Unidos) para los formularios online. Fireflies.ai (Fireflies.ai Corp., Estados Unidos) para la grabación y la transcripción de las videollamadas. Intercom (Irlanda y Estados Unidos) para el chat de soporte. Microsoft (Irlanda y Estados Unidos) para Microsoft Clarity en la consola de OctoAgent, solo con consentimiento. Google (Google Ireland Limited, Irlanda) para Google Analytics y Google Ads y Meta (Meta Platforms Ireland Limited, Irlanda) para las campañas publicitarias, solo con el consentimiento dado mediante el banner de cookies, gestionado con CookieYes (CookieYes Limited, Reino Unido).

Los proveedores que tratan los datos de los huéspedes por cuenta de los establecimientos figuran en el Registro del tratamiento del servicio.

Las transferencias a países fuera de la Unión Europea se basan en una decisión de adecuación de la Comisión Europea, incluido el Data Privacy Framework para los proveedores certificados, o en las cláusulas contractuales tipo, con las medidas complementarias que sean necesarias.

8. Conservación de los datos

Los datos técnicos de navegación se conservan durante el tiempo necesario para la seguridad del sitio web. Los registros de la plataforma se conservan durante los plazos indicados en el Registro del tratamiento del servicio. Las grabaciones y transcripciones de las videollamadas siguen los plazos de los datos del cliente o del contacto al que se refieren. El proveedor elimina en un plazo de 30 días los datos enviados a los modelos de inteligencia artificial. Los plazos de las cookies se indican en la Política de cookies y en el aviso de cookies de la consola de OctoAgent. Para los demás datos se aplican los plazos indicados en la política de privacidad del Grupo Zucchetti.

9. Tus derechos

De acuerdo con los artículos 15 a 22 del GDPR, tienes derecho a acceder a tus datos personales, a obtener su rectificación o supresión, a solicitar la limitación del tratamiento, a oponerte al tratamiento basado en el interés legítimo, a recibir los datos en un formato estructurado y a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de la retirada.

Para ejercer tus derechos, escribe a legal@octorate.com. Para los tratamientos realizados junto con las sociedades del Grupo Zucchetti, también puedes escribir a ufficio.privacy@zucchetti.it. Puedes contactar con el DPO de Octorate en dpo@octorate.com. Respondemos en el plazo de un mes desde la solicitud, salvo prórroga en los casos previstos por el artículo 12 del GDPR.

Si consideras que el tratamiento de tus datos infringe el GDPR, puedes presentar una reclamación ante el Garante per la protezione dei dati personali, la autoridad italiana de protección de datos (www.garanteprivacy.it), o ante la autoridad de control del país en el que residas o trabajes.

10. Cookies y píxeles de las newsletters

Las cookies del sitio se describen en la Política de cookies, y las de la consola de OctoAgent en el aviso de cookies de la consola. Las newsletters enviadas con Mailchimp contienen un píxel que registra la apertura del correo electrónico y los clics en los enlaces, para medir la eficacia de las comunicaciones. Puedes evitarlo desactivando la carga automática de imágenes en tu programa de correo o dándote de baja con el enlace presente en cada newsletter.

11. Seguridad

Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, como exige el artículo 32 del GDPR, entre ellas el cifrado de las comunicaciones, el control de accesos con autenticación de dos factores y copias de seguridad diarias. Las medidas aplicadas a la plataforma se describen en el Registro del tratamiento del servicio.

12. Cambios en esta página

Actualizamos esta página cuando cambian los tratamientos, los proveedores o la normativa.