WEB CONCIERGE PER HOTEL E STRUTTURE RICETTIVE
Web Concierge
Concierge digitale, messaggi e upselling in un unico flusso
Octorate Web Concierge aiuta hotel, B&B, case vacanza e property manager a seguire gli ospiti prima, durante e dopo il soggiorno. Automatizza email e WhatsApp, centralizza le informazioni utili, supporta le richieste con OctoGPT e rende più fluida la comunicazione con gli ospiti.
Web ConciergePercorso ospite collegato
Arrivo domaniMaria RossiCamera Deluxe
Pre-arrivoMessaggio di benvenuto e check-in online
SoggiornoInfo sui servizi, richieste e upselling
Dopo il check-outMessaggio post-soggiorno e recensione
A che ora posso fare check-in?
Il check-in inizia alle 15. La guida di arrivo è pronta.
OctoGPT prepara una risposta4messaggi programmati
2richieste ospite
1upsell inviato
WHATSAPP, EMAIL, INFO SOGGIORNO E OCTOGPT
Web ConciergePercorso ospite collegato
Arrivo domaniMaria RossiCamera Deluxe
Pre-arrivoMessaggio di benvenuto e check-in online
SoggiornoInfo sui servizi, richieste e upselling
Dopo il check-outMessaggio post-soggiorno e recensione
A che ora posso fare check-in?
Il check-in inizia alle 15. La guida di arrivo è pronta.
OctoGPT prepara una risposta4messaggi programmati
2richieste ospite
1upsell inviato
Cos’è Web Concierge per hotel
Web Concierge è un’area digitale dove l’ospite trova dettagli di arrivo, servizi, regole della struttura, consigli locali, supporto e comunicazione diretta con la proprietà. Invece di disperdere le informazioni tra email, telefonate e documenti separati, offre un percorso chiaro collegato alla prenotazione.
Perché migliora l’esperienza ospite
Con Octorate, Web Concierge fa parte della piattaforma operativa. Dati di prenotazione, lingua dell’ospite, date del soggiorno, modelli, WhatsApp Business e OctoGPT lavorano insieme. Il team risponde più velocemente, gli ospiti si sentono guidati e la struttura mantiene il controllo su tono, qualità del servizio e tempistiche.
Come funziona
Dal messaggio pre-arrivo alla richiesta risolta
Octorate collega prenotazione, profilo ospite, contenuti e canali di comunicazione. La struttura prepara una volta le informazioni utili, l’ospite le riceve nel momento giusto e il team gestisce domande, richieste e comunicazioni successive in un flusso ordinato.
01
Prepara
Crea modelli email, messaggi WhatsApp, guide di arrivo, pagine servizi, regole della casa, consigli locali e risposte alle domande frequenti. I contenuti possono essere adattati per fase del soggiorno, lingua e tipo di struttura.
02
Invia
Gli ospiti ricevono le informazioni corrette prima dell’arrivo, durante il soggiorno e dopo il check-out. Il team può usare comunicazioni automatiche o inviare messaggi personali quando serve un tocco umano.
03
Rispondi
Domande e richieste restano collegate alla prenotazione. OctoGPT può suggerire risposte, recuperare informazioni utili e aiutare il team a mantenere tempi rapidi senza perdere il controllo della conversazione.
Funzionalità
Messaggi, informazioni sul soggiorno e supporto sotto controllo
Gli strumenti principali per trasformare l’ospitalità in un percorso digitale chiaro, collegato alla prenotazione e semplice da gestire ogni giorno.
Messaggi pre-arrivo automatici
Programma comunicazioni prima dell’arrivo con istruzioni, link utili e informazioni pratiche. Gli ospiti arrivano più preparati e la reception riceve meno domande ripetitive.
Comunicazione WhatsApp Business
Comunica con gli ospiti su un canale familiare e veloce. I messaggi possono partire dalla prenotazione Octorate, mantenendo visibile il contesto del soggiorno e riducendo il passaggio tra strumenti separati.
Modelli email multilingua
Crea modelli per conferme, istruzioni, follow-up e comunicazioni operative in più lingue. Il team mantiene tono coerente e tempi rapidi anche con ospiti internazionali.
Informazioni sul soggiorno sempre disponibili
Rendi orari, servizi, regole della struttura, indicazioni e contenuti utili disponibili in un percorso web consultabile in qualsiasi momento. Le informazioni restano ordinate e facili da aggiornare.
Upselling e richieste speciali
Offri servizi extra, upgrade e attività nel momento più adatto del viaggio. Le richieste arrivano al team con più contesto, aiutando la struttura a trasformare l’interesse in ricavi ancillari.
Risposte assistite con OctoGPT
OctoGPT aiuta il team a preparare risposte chiare usando informazioni della struttura e della prenotazione. L’AI resta uno strumento operativo utile per accelerare la comunicazione senza rendere impersonale l’ospitalità.
Benefici concreti
Accogli meglio gli ospiti senza aumentare il lavoro manuale
Web Concierge aiuta hotel, B&B e property manager a dare risposte più rapide e informazioni più chiare, mantenendo il team concentrato sulle attività che richiedono presenza umana.
Meno lavoro ripetitivo in reception
Le domande frequenti su orari, arrivo, servizi e istruzioni possono essere anticipate con messaggi e contenuti digitali. Il team riduce le risposte ripetitive e dedica più tempo agli ospiti che hanno bisogno di supporto reale.
Comunicazione più ordinata
Email, WhatsApp, informazioni sul soggiorno e richieste collegate alla prenotazione diventano più facili da seguire. Il team vede il contesto ed evita risposte duplicate o informazioni incoerenti.
Esperienza ospite più chiara
Gli ospiti trovano istruzioni, servizi e informazioni pratiche senza dover chiamare o cercare tra messaggi sparsi. Arrivo, soggiorno e partenza diventano più semplici, soprattutto per soggiorni brevi e arrivi tardivi.
Più occasioni di vendita extra
Quando comunicazione e prenotazione sono collegate, la struttura può proporre upgrade, servizi e attività nel momento più utile. L’upselling diventa una parte naturale dell’esperienza, non un messaggio isolato.
Per ogni tipo di struttura
Ospitalità digitale per modelli operativi diversi
Web Concierge è utile sia per strutture con reception attiva sia per case vacanza, appartamenti e gruppi che devono guidare gli ospiti da remoto.
Web Concierge per hotel e B&B
Hotel e B&B possono gestire messaggi pre-arrivo, indicazioni, informazioni sui servizi, richieste ospite e comunicazioni post-soggiorno da un flusso collegato alla prenotazione.
Web Concierge per case vacanza e property manager
Property manager e agenzie possono fornire istruzioni di accesso, regole della casa, servizi locali e messaggi automatici anche quando il team non è presente fisicamente.
INFO PER L’OSPITE DISPONIBILI
0
/7
FASI DEL SOGGIORNO COPERTE
0
APP DA SCARICARE
0
MODULI COLLEGATI
Una piattaforma, moduli collegati
Scegli i moduli che ti servono oggi e aggiungi gli altri quando l’operatività cresce. Ogni prodotto usa gli stessi dati di prenotazione, ospite, disponibilità, comunicazione e pagamento.
Channel Manager
Sincronizza prezzi, disponibilità e restrizioni su Booking.com, Airbnb, Expedia e altri canali, usando i dati del PMS come base operativa.
PMS Cloud
Gestisci prenotazioni, camere, housekeeping, fatture e report da un gestionale online per hotel, accessibile da browser e app mobile.
Integrazione AI
Collega dati di ospiti, camere e prenotazioni ad assistenti AI, automazioni e strumenti esterni per velocizzare risposte e processi.
Booking Engine
Ricevi prenotazioni dirette dal sito ufficiale con disponibilità live, tariffe aggiornate, checkout multilingua e pagamenti sicuri.
Website Builder
Crea un sito hotel responsive con pagine veloci, contenuti assistiti dall’AI, struttura SEO e Booking Engine integrato.
Inbox unificata
Raccogli messaggi da OTA, email e WhatsApp in un unico spazio di lavoro, con template e risposte assistite dall’AI.
Payment Manager
Gestisci carte, preautorizzazioni, incassi online e gateway di pagamento con flussi sicuri per hotel e strutture ricettive.
Self Check-in
Acquisisci dati, documenti e preferenze degli ospiti prima dell’arrivo, velocizzando reception e accessi digitali.
Rate Checker
Monitora i prezzi dei competitor e il posizionamento tariffario per confrontare il mercato con dati più chiari.
App Mobile
Coordina prenotazioni, calendario, check-in e attività operative da smartphone, mantenendo aggiornato il team anche fuori dalla reception.
Owner Portal
Gestisci proprietà, proprietari, commissioni, prenotazioni e pagamenti da un portale cloud per property manager e case vacanza.
Prezzi Dinamici
Aggiorna tariffe e disponibilità con RMS integrati, AI e analisi di mercato, sincronizzando la strategia con PMS e canali.
Octorate API
Integra Octorate con software esterni tramite API, guide tecniche, Swagger e Postman, collegando PMS, channel manager e booking engine.
Metasearch
Mostra tariffe e disponibilità live su Google Hotel Ads, Trivago, Tripadvisor e altri canali ad alta intenzione di prenotazione.
Web Concierge
Automatizza comunicazioni pre-arrivo, upselling, informazioni sul soggiorno e supporto multilingua con un concierge digitale collegato alla prenotazione.
Domande frequenti
Risposte per scegliere meglio
Cos’è un Web Concierge per hotel?
Un Web Concierge per hotel è uno spazio digitale che raccoglie informazioni utili, messaggi, servizi e supporto per l’ospite. Aiuta la struttura a comunicare prima dell’arrivo, durante il soggiorno e dopo la partenza, riducendo le domande ripetitive e migliorando la qualità dell’ospitalità.
Cosa può gestire Octorate Web Concierge?
Octorate Web Concierge può gestire comunicazioni pre-arrivo, modelli email, messaggi WhatsApp Business, istruzioni di soggiorno, richieste ospite, upselling e risposte assistite da OctoGPT. Il suo valore principale è collegare queste attività alla prenotazione, così il team lavora con più contesto.
Posso inviare messaggi automatici prima dell’arrivo?
Sì. Puoi preparare messaggi prima dell’arrivo per inviare istruzioni, orari, regole della struttura, link utili e informazioni operative. Questo aiuta gli ospiti ad arrivare preparati e riduce il carico della reception nei giorni con molti check-in.
Web Concierge funziona con WhatsApp Business?
Sì. Web Concierge può lavorare con WhatsApp Business per comunicare con gli ospiti su un canale rapido e familiare. La struttura può usare WhatsApp per messaggi personalizzati, istruzioni, richieste e aggiornamenti collegati al soggiorno.
OctoGPT risponde automaticamente agli ospiti?
OctoGPT può aiutare il team a preparare risposte e gestire richieste frequenti, ma il controllo umano su tono, contenuto e casi sensibili resta importante. L’obiettivo è velocizzare la comunicazione, non sostituire completamente l’ospitalità della struttura.
È utile anche per case vacanza e property manager?
Sì. Per case vacanza e property manager, Web Concierge è utile per inviare istruzioni di accesso, regole della casa, informazioni locali e messaggi automatici anche senza reception fisica. È adatto ai team che gestiscono più unità e hanno bisogno di comunicazioni coerenti.
Web Concierge si collega alla prenotazione Octorate?
Sì. Il collegamento alla prenotazione permette di usare dati come date, lingua, nome ospite, struttura, servizi e fase del soggiorno. Le comunicazioni diventano più precise e il team risponde senza ricostruire ogni volta il contesto.
Qual è la differenza tra Web Concierge e Inbox unificata?
Web Concierge si concentra sull’esperienza degli ospiti attraverso contenuti, automazioni, informazioni sul soggiorno, upselling e supporto. Inbox unificata si concentra sulla raccolta dei messaggi da canali diversi in un unico spazio operativo. I due moduli sono complementari.
Inizia ora
Accogli ogni ospite con informazioni chiare e messaggi puntuali
Prova gratuita di 14 giorni. Collega Web Concierge, WhatsApp Business, modelli email e OctoGPT per semplificare la comunicazione con gli ospiti prima, durante e dopo il soggiorno.