Termini e condizioni di utilizzo dei servizi Octorate
1. Informazioni sul fornitore
La piattaforma e i relativi servizi sono forniti da Octorate S.R.L., con sede legale in Via Filippo Caruso, 23, 00173 Roma, C.F. / P. IVA 13493861002.
Octorate S.R.L., di seguito Octorate, fornisce soluzioni software per strutture ricettive, tra cui Booking Engine, Channel Manager, PMS e Website Builder.
2. Oggetto dei servizi
Octorate mette a disposizione strumenti software per gestire prenotazioni online, tariffe, disponibilità, piani tariffari, siti web e attività operative collegate alla struttura ricettiva.
Le prenotazioni originate tramite il Booking Engine Octorate non prevedono commissioni sulle transazioni ricevute.
Octorate fornisce strumenti software e servizi tecnici. Non agisce come intermediario tra la struttura ricettiva e il cliente finale e non assume obblighi propri delle parti coinvolte nella prenotazione.
3. Evoluzione e modifica dei servizi
I servizi offerti da Octorate sono basati su tecnologie in continua evoluzione.
Octorate si riserva il diritto di apportare modifiche ai servizi offerti, a propria discrezione e in qualsiasi momento, per adeguarli all’evoluzione tecnologica e alle esigenze operative della piattaforma.
4. OctoSite e responsabilità dell’utente
OctoSite è il servizio Octorate che consente all’utente di creare e gestire il proprio sito web.
L’utente è l’unico responsabile dei contenuti pubblicati sul proprio sito web, inclusi Termini e Condizioni personalizzati, Informativa Privacy, Cookie Policy, cookie banner, testi, immagini, offerte e ogni altra informazione o documentazione richiesta dalla normativa applicabile.
Octorate fornisce esclusivamente il software per la creazione e la gestione del sito web e non assume responsabilità per i contenuti pubblicati dall’utente o per la loro conformità legale.
L’utente deve verificare che il proprio sito web rispetti le norme applicabili in materia di protezione dei dati personali, pubblicità online, commercio elettronico, cookie, strumenti di tracciamento e tutela dei consumatori.
Octorate si riserva il diritto di modificare, aggiornare, limitare o dismettere in qualsiasi momento le funzionalità del servizio OctoSite, in tutto o in parte, compatibilmente con la tecnologia in uso e per ragioni di sicurezza informatica, evoluzione tecnologica o compatibilità con i sistemi e le piattaforme di terze parti integrate. Tali modifiche potranno essere effettuate a discrezione di Octorate, senza che ciò dia diritto al Cliente ad alcun rimborso, indennizzo o risarcimento, fermo restando quanto previsto dalla sezione “Durata del contratto” e dai diritti inderogabili del consumatore ai sensi di legge.
5. Attivazione e integrazione del sistema di prenotazione
L’utilizzo del software di prenotazione online e la sua integrazione nel sito web della struttura avvengono tramite un link fornito da Octorate al momento della registrazione e della configurazione del servizio.
Octorate crea una pagina di prenotazione online per ciascun Cliente. Una volta creata e configurata, la pagina non richiede modifiche al sito web né l’installazione di software aggiuntivo, salvo diverse esigenze tecniche.
6. Inserimento e gestione dei dati
Il Cliente è responsabile dell’inserimento, dell’aggiornamento e della correttezza dei dati caricati nella piattaforma, inclusi tariffe, disponibilità, orari di prenotazione, piani tariffari, condizioni, contenuti descrittivi e immagini.
Il sistema di gestione è accessibile via internet 24 ore su 24, compatibilmente con la disponibilità della connessione internet del Cliente e dei servizi tecnici coinvolti.
Username e password sono scelti e gestiti dal Cliente, che deve conservarli con la massima riservatezza e proteggerli da accessi non autorizzati.
7. Sistema di prenotazione
Le prenotazioni vengono effettuate online tramite server sicuri e sulla base dei dati inseriti dal Cliente nella piattaforma.
Il Cliente è responsabile dell’accuratezza e dell’aggiornamento delle informazioni visualizzate dal cliente finale in fase di prenotazione.
Il rapporto contrattuale relativo alla prenotazione si intende concluso esclusivamente tra la struttura ricettiva e il cliente finale. Octorate non è parte di tale rapporto e non agisce come intermediario.
Ogni prenotazione genera una conferma inviata in tempo reale via e-mail alle parti interessate, secondo le configurazioni del sistema.
8. Carte di credito e garanzia della prenotazione
Al momento della prenotazione online non viene necessariamente effettuato alcun pagamento.
I dati della carta di credito possono essere utilizzati come garanzia della prenotazione. La validità formale della carta può essere verificata tramite algoritmo Luhn o sistemi tecnici analoghi.
Octorate non garantisce l’autenticità, la solvibilità o l’effettiva disponibilità della carta di credito fornita dal cliente finale.
I dati della carta sono conservati in forma cifrata e gestiti secondo gli standard di sicurezza applicabili, inclusi gli standard PCI-DSS. Octorate non può decodificare direttamente tali dati.
L’eventuale addebito della carta di credito del cliente finale è di esclusiva responsabilità della struttura ricettiva o del payment provider utilizzato. Octorate non risponde di contestazioni, frodi, chargeback, addebiti non riusciti o controversie tra struttura e cliente finale.
9. Channel Manager e portali collegati
Octorate fornisce il servizio di Channel Manager utilizzando tecnologie affidabili, monitorate e aggiornate.
Octorate non controlla server, infrastrutture, procedure, tempi di aggiornamento o sistemi tecnici delle OTA e dei portali collegati.
Il Cliente deve verificare periodicamente il corretto aggiornamento e allineamento di tariffe, disponibilità, restrizioni e prenotazioni sui portali connessi.
Octorate non è responsabile di overbooking, mancati aggiornamenti dei portali, errori di sincronizzazione, mancati ricavi o danni derivanti da disservizi, modifiche o limitazioni imputabili a sistemi di terze parti.
In fase di prima connessione o sincronizzazione con i portali OTA collegati, per ragioni tecniche legate alle procedure di allineamento dei database, i listini prezzi e le disponibilità presenti nel sistema potrebbero essere cancellati o sovrascritti. Il Cliente è tenuto a verificare ed eventualmente reinserire manualmente tali informazioni. Octorate declina ogni responsabilità per eventuali cancellazioni, perdite economiche o mancati guadagni derivanti da tale operazione tecnica.
10. Sistemi di pagamento
Octorate può fornire servizi di integrazione tecnica con gateway di pagamento, istituti di pagamento e partner terzi.
Il servizio offerto da Octorate riguarda esclusivamente la connessione tecnica tra la piattaforma e i sistemi di pagamento integrati.
Octorate non effettua attività di intermediazione bancaria o finanziaria, non gestisce direttamente i fondi e non opera come istituto di pagamento.
Eventuali contestazioni, ritardi, mancati accrediti, addebiti errati, chargeback o problemi relativi ai pagamenti devono essere gestiti con il payment provider o partner scelto dal Cliente.
11. Servizi Alloggiati, ISTAT e Agenzia delle Entrate
Octorate fornisce strumenti tecnici per la creazione e l’invio delle schedine alloggiati al portale della Polizia di Stato, per la raccolta e la trasmissione dei dati ISTAT e per l’invio di documenti fiscali all’Agenzia delle Entrate, ove tali funzionalità siano disponibili e attive.
Considerata la continua evoluzione delle procedure, delle normative e dei sistemi informatici degli enti competenti, Octorate non può garantire il corretto, costante o tempestivo invio dei dati e dei documenti agli organi preposti.
Il Cliente resta l’unico responsabile della verifica del corretto invio delle comunicazioni obbligatorie e, se necessario, dell’invio tramite i canali ufficiali messi a disposizione dagli enti competenti.
12. Obblighi del Cliente
Il Cliente si impegna a utilizzare i servizi Octorate in modo corretto, lecito e conforme alla normativa applicabile.
In particolare, il Cliente si impegna a quanto segue.
- Rispettare le leggi locali, nazionali ed europee applicabili, con particolare riferimento alla normativa italiana quando pertinente.
- Rispettare i limiti tecnici e funzionali dei servizi.
- Verificare periodicamente la correttezza dei dati inseriti nel proprio account e il funzionamento dei servizi attivi.
- Comunicare tempestivamente a Octorate eventuali malfunzionamenti.
- Mantenere riservati username, password e credenziali di accesso.
- Non utilizzare i servizi per attività illecite, offensive, contrarie all’ordine pubblico o lesive dei diritti di terzi.
- Non svolgere attività di spam, phishing, cracking o altri usi impropri della rete.
- Utilizzare contenuti, immagini e materiali nel rispetto dei diritti di proprietà intellettuale.
- Non pubblicare contenuti razzisti, xenofobi, discriminatori, pedopornografici, terroristici, violenti, contrari alla morale pubblica o lesivi dei diritti umani.
- Manlevare Octorate da qualsiasi pretesa, danno, contestazione o richiesta di terzi derivante dall’uso dei servizi da parte del Cliente.
- Fornire a Octorate dati personali e aziendali veritieri, completi e aggiornati.
- Adottare tutte le misure necessarie per proteggere le credenziali di accesso da accessi non autorizzati, tentativi di phishing o altre attività fraudolente, e non condividerle con terzi.
Il Cliente riconosce che i log e i dati tecnici prodotti dai sistemi Octorate possono essere utilizzati per ricostruire le attività svolte sulla piattaforma, nei limiti consentiti dalla legge.
13. Sospensione o cancellazione del servizio
Octorate potrà sospendere l’accesso ai servizi, cancellare il servizio o recedere dal contratto, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c., mediante comunicazione via e-mail, qualora il Cliente violi i presenti Termini e Condizioni o utilizzi i servizi in modo illecito, abusivo o contrario alla normativa applicabile.
In caso di contenuti illeciti o lesivi dei principi etici e legali di Octorate, il Cliente è tenuto a rimuoverli tempestivamente.
Octorate non è tenuta a modificare, correggere o controllare preventivamente i contenuti o le configurazioni del Cliente, potendo tuttavia intervenire per sospendere o cancellare il servizio nei casi previsti.
La sospensione o la cancellazione dell’account non attribuisce al Cliente alcun diritto a risarcimento, rimborso o indennizzo.
14. Utilizzo delle API
Licenza
Octorate concede all’Utilizzatore una licenza non esclusiva, revocabile, non trasferibile e limitata per l’utilizzo delle proprie API esclusivamente per finalità di integrazione dei servizi Octorate con i sistemi dell’Utilizzatore. L’Utilizzatore si impegna a non modificare, copiare, distribuire, decompilare o sfruttare le API in modo diverso da quanto previsto dal presente contratto.
Responsabilità dell’Utilizzatore
L’Utilizzatore è responsabile del corretto utilizzo delle API e della sicurezza dei propri sistemi. In caso di malfunzionamenti o problemi tecnici con le API, l’Utilizzatore è tenuto a comunicarlo tempestivamente a Octorate. Octorate non garantisce la disponibilità continua delle API e potrà apportare modifiche, aggiornamenti o sospensioni, anche senza preavviso.
L’Utilizzatore riconosce e accetta di essere responsabile di tutti i dati, le informazioni e i contenuti inseriti, caricati, trasmessi, archiviati o comunque trattati attraverso le API Octorate, ivi inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati relativi a tariffe, disponibilità, restrizioni, anagrafiche degli ospiti, documenti di identità, dati di fatturazione, immagini e contenuti testuali.
Revoca e sospensione dell’accesso
Octorate si riserva il diritto di revocare o sospendere, a sua totale e insindacabile discrezione, l’accesso alle API in qualsiasi momento, senza obbligo di preavviso e senza che l’Utilizzatore possa avanzare pretese, indennizzi o risarcimenti. Tale revoca o sospensione potrà avvenire in caso di:
- violazione delle condizioni contrattuali da parte dell’Utilizzatore;
- uso improprio o abusivo delle API;
- esigenze tecniche o di sicurezza da parte di Octorate;
- modifica o cessazione della fornitura delle API da parte di Octorate.
Quote di chiamate
A sua discrezione e a tutela dell’infrastruttura, Octorate si riserva il diritto di imporre quote di chiamate per limitare eventuali abusi o utilizzi eccessivi delle API. L’Utilizzatore si impegna a rispettare tali limiti e a non superare le quote stabilite. Octorate potrà modificare le quote in qualsiasi momento per garantire l’efficienza e la sicurezza dell’infrastruttura.
Condizioni di pagamento
L’accesso e l’utilizzo delle API è condizionato al pagamento dei servizi Octorate da parte dell’Utilizzatore. Qualora l’Utilizzatore non adempia agli obblighi di pagamento per i servizi Octorate, l’accesso alle API potrà essere sospeso o revocato, senza che l’Utilizzatore possa avanzare alcuna richiesta di risarcimento o indennizzo.
Limitazioni di responsabilità
Le API sono fornite “così come sono” (“as is”), senza garanzie di disponibilità continua, compatibilità o idoneità a uno scopo particolare. Octorate non sarà in alcun caso responsabile per danni diretti, indiretti, incidentali o consequenziali derivanti dall’utilizzo o dall’impossibilità di utilizzare le API.
Perdita, cancellazione o alterazione dei dati
Octorate non potrà in alcun caso essere ritenuta responsabile per la perdita, la cancellazione, la corruzione, l’alterazione o la mancata disponibilità, totale o parziale, dei Dati dell’Utilizzatore derivanti, a titolo esemplificativo e non esaustivo, da:
- errori, omissioni, negligenze o condotte improprie dell’Utilizzatore o di soggetti terzi dallo stesso autorizzati nell’inserimento, nella gestione o nella cancellazione dei dati;
- accessi non autorizzati ai sistemi dell’Utilizzatore dovuti a carenze nelle misure di sicurezza adottate dall’Utilizzatore stesso, inclusi, a titolo esemplificativo, la mancata protezione delle credenziali di accesso, la condivisione delle credenziali con terzi, l’assenza di autenticazione a più fattori ove disponibile, o la mancata adozione di adeguate misure di protezione contro phishing, malware e altre minacce informatiche;
- malfunzionamenti, guasti, interruzioni o inadeguatezze delle apparecchiature, dei sistemi informatici, delle reti o delle connessioni Internet nella disponibilità dell’Utilizzatore o di terzi;
- interventi, modifiche, integrazioni o configurazioni effettuati dall’Utilizzatore o da soggetti terzi dallo stesso incaricati sui propri sistemi o sulle integrazioni con la piattaforma Octorate, ivi incluse le integrazioni tramite API;
- operazioni di sincronizzazione, importazione o esportazione di dati da e verso portali OTA, sistemi di terze parti o altri software utilizzati dall’Utilizzatore;
- circostanze impreviste, eventi di forza maggiore o attacchi informatici, così come definiti nella sezione “Responsabilità di Octorate” del presente contratto.
15. Durata del contratto
Il contratto diventa valido al momento della registrazione e ha validità illimitata.
La cancellazione è possibile in qualsiasi momento da entrambe le parti.
All’interno della sezione Upgrade, il Cliente può disattivare autonomamente uno o tutti i servizi che compongono la piattaforma. In caso di disattivazione, gli addebiti da parte di Octorate saranno sospesi secondo le condizioni applicabili.
Non verrà riconosciuto alcun rimborso o compenso qualora il servizio venga interrotto prima della scadenza dell’abbonamento sottoscritto.
Ai sensi del Codice del Consumo, D.Lgs. 206/2005, qualora il Cliente rivesta la qualifica di consumatore, è riconosciuto il diritto di recedere dal contratto entro 14 giorni dalla sottoscrizione dell’abbonamento, senza dover fornire alcuna motivazione e senza alcun costo, salvo quanto previsto per i servizi già erogati, quali formazione e configurazione.
Il Cliente prende atto che, nel caso in cui abbia chiesto l’attivazione del servizio prima della scadenza del periodo di recesso, potrà essere tenuto a corrispondere a Octorate un importo proporzionale ai servizi già prestati fino al momento dell’esercizio del recesso. In ogni caso, una volta che il servizio sia stato anche parzialmente erogato su richiesta del Cliente, il diritto di recesso non potrà più essere esercitato.
La sospensione o la cancellazione dell’account non attribuisce al Cliente alcun diritto a risarcimento, rimborso o indennizzo, fatti salvi i diritti inderogabili spettanti al consumatore ai sensi di legge.
16. Legge applicabile e foro competente
I presenti Termini e Condizioni sono regolati dalla legge italiana.
Per tutto quanto non espressamente disciplinato nei presenti Termini e Condizioni, si applicano le disposizioni del Codice Civile e della normativa italiana applicabile.
Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione o all’esecuzione dei presenti Termini e Condizioni sarà competente in via esclusiva il Foro di Roma.
17. Responsabilità di Octorate
Octorate non potrà essere ritenuta responsabile per ritardi, malfunzionamenti, sospensioni o interruzioni dei servizi dovuti a cause non direttamente imputabili a Octorate.
Rientrano tra tali cause, a titolo esemplificativo, eventi di forza maggiore, attacchi informatici, ransomware, incendi, esplosioni, terremoti, eruzioni vulcaniche, alluvioni, guerre, sommosse, scioperi, manomissioni o interventi del Cliente o di terzi non autorizzati, problemi della rete internet, uso non corretto dei servizi e malfunzionamenti delle apparecchiature del Cliente.
Il Cliente deve comunicare a Octorate eventuali malfunzionamenti entro cinque giorni dalla rilevazione del danno.
Nel caso in cui un malfunzionamento imputabile a Octorate arrechi un danno economico al Cliente, l’eventuale indennizzo non potrà eccedere il corrispettivo del servizio specifico il cui malfunzionamento abbia generato il danno.
L’utilizzo di eventuali servizi gratuiti avviene a rischio del Cliente. Per tali servizi Octorate non fornisce garanzie, protezione, assistenza o indennizzi.
18. Informazioni sul trattamento dei dati
Octorate tratta i dati personali nel rispetto del Regolamento UE 2016/679, GDPR, e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.
I dati personali forniti dal Cliente possono essere trattati per l’erogazione dei servizi richiesti, la gestione di reclami e contenziosi, l’invio di comunicazioni commerciali, la comunicazione a partner commerciali, attività di vendita, rilevazioni di soddisfazione, analisi statistiche e ricerche di mercato, nei limiti consentiti dalla legge.
Il mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati necessari può comportare l’impossibilità di fornire i servizi richiesti.
I dati possono essere trattati con strumenti informatici e manuali. All’interno di Octorate, i dati potranno essere conosciuti esclusivamente da soggetti autorizzati e istruiti.
Il Titolare del trattamento è Octorate S.R.L., con sede legale in Via Filippo Caruso, 23, 00173 Roma.
Octorate ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), contattabile all’indirizzo dpo@octorate.com.
L’interessato può esercitare i diritti previsti dalla normativa applicabile scrivendo a legal@octorate.com. Per ragioni tecniche, i tempi necessari per l’eventuale cancellazione dei dati personali dagli archivi potranno richiedere fino a 5 giorni lavorativi, salvo diversi obblighi di conservazione previsti dalla legge.
20. Modifiche all’Informativa Privacy e alla Cookie Policy
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