Informativa privacy di Octorate

1. A cosa serve questa pagina

Octorate S.r.l. fa parte del Gruppo Zucchetti. I trattamenti per i contratti, il marketing e le comunicazioni commerciali sono descritti nell’informativa del Gruppo Zucchetti, pubblicata su octorate.com/it/privacy-policy/. Questa pagina descrive gli altri trattamenti che Octorate svolge come titolare, cioè la navigazione sul sito, l’uso della piattaforma Octorate e della console di OctoAgent e le videochiamate registrate. Spiega anche come Octorate tratta i dati degli ospiti per conto delle strutture.

2. Titolare del trattamento e DPO

Il titolare dei trattamenti descritti in questa pagina è Octorate S.r.l., Via Filippo Caruso 23, 00173 Roma, C.F. e P. IVA 13493861002, email legal@octorate.com, telefono 06 4542 0568. Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) di Octorate è raggiungibile all’indirizzo dpo@octorate.com.

3. Sito web

Quando visiti octorate.com raccogliamo i dati tecnici della navigazione, come indirizzo IP, browser, pagine visitate, data e ora, per far funzionare il sito e proteggerlo da abusi, sulla base del nostro legittimo interesse. Se compili un modulo per chiedere informazioni o una demo, i dati sono trattati come descritto nell’informativa del Gruppo Zucchetti. I cookie del sito sono descritti nella Cookie Policy, dove puoi dare o togliere il consenso.

4. Piattaforma Octorate e console di OctoAgent

Per gli utenti degli account Octorate e della console di OctoAgent trattiamo i dati di accesso e di utilizzo, come credenziali, codici per l’autenticazione a due fattori e log di accesso e di attività, per proteggere gli account e i dati e per prevenire frodi e abusi, sulla base del nostro legittimo interesse.

Il contenuto delle richieste di assistenza e delle conversazioni con il supporto è trattato per rispondere alle richieste, nell’ambito del contratto descritto nell’informativa del Gruppo Zucchetti. Nella chat di supporto può rispondere per primo un assistente basato su intelligenza artificiale, che passa la richiesta a un operatore quando serve.

Nella console di OctoAgent usiamo Microsoft Clarity, solo con il tuo consenso, per capire come viene usata e cosa migliorare. I dettagli sono nell’informativa sui cookie della console.

5. Videochiamate registrate

Le videochiamate con clienti e contatti, per esempio demo, formazione e assistenza, possono essere registrate e trascritte, per documentare quanto detto, sulla base del nostro legittimo interesse. All’inizio della chiamata ti avvisiamo e puoi chiedere che non sia registrata.

6. Dati degli ospiti delle strutture

Quando una struttura ricettiva usa la piattaforma Octorate, cioè PMS, Channel Manager, Booking Engine, OctoAgent e gli altri moduli, i dati degli ospiti e dei prenotanti sono trattati da Octorate per conto della struttura, che ne è titolare. Octorate agisce come responsabile del trattamento secondo la designazione che la struttura accetta con l’Allegato privacy. La designazione e il Registro del trattamento del servizio, con i fornitori, i tempi di conservazione e le misure di sicurezza, sono pubblicati su octorate.com/it/data-processing-agreement/.

Se sei ospite di una struttura che usa Octorate, l’informativa sul trattamento dei tuoi dati è quella della struttura, alla quale puoi rivolgerti per esercitare i tuoi diritti. Octorate assiste la struttura nel dare seguito alle richieste. I dati della piattaforma sono conservati in data center situati nell’Unione europea.

Con l’autorizzazione data dalla struttura nei Termini e condizioni, i dati delle prenotazioni, le loro caratteristiche e i dati geografici possono essere estratti da Octorate e dalle società del Gruppo Zucchetti per essere resi aggregati e anonimi ed esposti in tale forma, anche con strumenti di business intelligence e di intelligenza artificiale. I dati così ottenuti non consentono di identificare gli ospiti né la struttura.

OctoAgent risponde agli ospiti delle strutture con un agente basato su intelligenza artificiale, sui canali attivati dalla struttura, cioè WhatsApp, email, messaggistica dei portali e telefono, e si presenta sempre come sistema automatico. Quando è attivo il modulo voce, le chiamate possono essere registrate e trascritte, con avviso all’inizio della chiamata.

Per generare i contenuti, OctoAgent e le altre funzioni di intelligenza artificiale della piattaforma inviano a modelli forniti da OpenAI, tramite interfaccia di programmazione, solo le informazioni necessarie. Per OctoAgent sono la base di conoscenza della struttura, nome e lingua dell’ospite, i dati della prenotazione, la conversazione, le immagini inviate dall’ospite e, per il check-in online, l’immagine del documento d’identità con la fotografia oscurata. OpenAI non usa questi dati per addestrare i propri modelli e li conserva per un massimo di 30 giorni per il controllo degli abusi, poi li cancella. OpenAI può trattare i dati anche negli Stati Uniti, sulla base delle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea. Octorate non usa i dati per addestrare modelli di intelligenza artificiale di uso generale e le lezioni approvate da una struttura restano nel suo account.

7. Fornitori e trasferimenti fuori dall’Unione europea

Per le attività che svolge come titolare, comprese quelle descritte nell’informativa del Gruppo Zucchetti, Octorate si avvale di fornitori che trattano i dati per suo conto, vincolati da accordi conformi all’articolo 28 del GDPR. Pipedrive (Pipedrive OÜ, Estonia) per la gestione dei contatti commerciali e dei preventivi. Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, Stati Uniti) per l’invio delle newsletter. Zapier (Zapier Inc., Stati Uniti) per il passaggio dei dati tra i moduli del sito e il CRM. Calendly (Calendly LLC, Stati Uniti) per la prenotazione delle demo. Jotform (Jotform Inc., Stati Uniti) per i moduli online. Fireflies.ai (Fireflies.ai Corp., Stati Uniti) per la registrazione e la trascrizione delle videochiamate. Intercom (Irlanda e Stati Uniti) per la chat di supporto. Microsoft (Irlanda e Stati Uniti) per Microsoft Clarity nella console di OctoAgent, solo con il consenso. Google (Google Ireland Limited, Irlanda) per Google Analytics e Google Ads e Meta (Meta Platforms Ireland Limited, Irlanda) per le campagne pubblicitarie, solo con il consenso dato con il banner dei cookie, gestito con CookieYes (CookieYes Limited, Regno Unito).

I fornitori che trattano i dati degli ospiti per conto delle strutture sono elencati nel Registro del trattamento del servizio.

I trasferimenti verso paesi fuori dall’Unione europea avvengono sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, incluso il Data Privacy Framework per i fornitori certificati, oppure delle clausole contrattuali tipo, con le misure supplementari eventualmente necessarie.

8. Conservazione dei dati

I dati tecnici della navigazione sono conservati per il tempo necessario alla sicurezza del sito. I log della piattaforma sono conservati per i tempi indicati nel Registro del trattamento del servizio. Registrazioni e trascrizioni delle videochiamate seguono i tempi dei dati del cliente o del contatto a cui si riferiscono. I dati inviati ai modelli di intelligenza artificiale sono cancellati dal fornitore entro 30 giorni. I tempi dei cookie sono indicati nella Cookie Policy e nell’informativa sui cookie della console di OctoAgent. Per gli altri dati valgono i tempi indicati nell’informativa del Gruppo Zucchetti.

9. I tuoi diritti

In base agli articoli da 15 a 22 del GDPR hai il diritto di accedere ai tuoi dati personali, di ottenerne la rettifica o la cancellazione, di chiedere la limitazione del trattamento, di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse, di ricevere i dati in un formato strutturato e di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

Per esercitare i tuoi diritti scrivi a legal@octorate.com. Per i trattamenti svolti insieme alle società del Gruppo Zucchetti puoi scrivere anche a ufficio.privacy@zucchetti.it. Il DPO di Octorate si contatta a dpo@octorate.com. Rispondiamo entro un mese dalla richiesta, salvo proroga nei casi previsti dall’articolo 12 del GDPR.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del Paese in cui risiedi o lavori.

10. Cookie e pixel delle newsletter

I cookie del sito sono descritti nella Cookie Policy, quelli della console di OctoAgent nell’informativa sui cookie della console. Le newsletter inviate con Mailchimp contengono un pixel che registra l’apertura dell’email e i clic sui link, per misurare l’efficacia delle comunicazioni. Puoi evitarlo disattivando il caricamento automatico delle immagini nel programma di posta oppure disiscrivendoti con il link presente in ogni newsletter.

11. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, come richiede l’articolo 32 del GDPR, tra cui la cifratura delle comunicazioni, il controllo degli accessi con autenticazione a due fattori e backup giornalieri. Le misure applicate alla piattaforma sono descritte nel Registro del trattamento del servizio.

12. Modifiche a questa pagina

Aggiorniamo questa pagina quando cambiano i trattamenti, i fornitori o le norme.