Self Check-in per hotel e case vacanza
Self Check-in
Il Self Check-in di Octorate per strutture ricettive permette all’ospite di completare dati, documenti, firma dei termini e istruzioni di accesso prima dell’arrivo. In Italia supporta anche l’invio Alloggiati Web, ISTAT e il report per la tassa di soggiorno. Aiuta hotel, B&B, case vacanza e property manager a ridurre code in reception, gestire arrivi da remoto e collegare il processo alla prenotazione.
Self Check-inINTEGRATO CON SISTEMI DI SELF CHECK-IN E ACCESSO SMART
Self Check-inCos'è il Self Check-in
Il Self Check-in per strutture ricettive è un processo digitale che raccoglie dati ospite, documenti, firme e istruzioni operative prima dell’arrivo. In Octorate resta collegato alla prenotazione, così il team può seguire lo stato del check-in senza cercare informazioni in email o moduli separati.
Perché riduce lavoro e attese
Arrivi tardivi, documenti mancanti e consegna fisica delle chiavi creano lavoro ripetitivo per reception e property manager. Con Self Check-in, l’ospite completa i passaggi essenziali in autonomia e la struttura mantiene più controllo su dati, accessi e comunicazioni.
Come funziona
Dal pre-arrivo all’accesso alla struttura
Octorate invia all’ospite un flusso digitale collegato alla prenotazione. Il processo può includere raccolta dati, caricamento documenti, firma dei termini, istruzioni di arrivo e codici di accesso quando la struttura usa sistemi smart compatibili.
01
Invia
L’ospite riceve email, messaggi WhatsApp o istruzioni digitali prima dell’arrivo. Il messaggio lo guida verso i passaggi necessari per preparare il soggiorno.
02
Raccogli
Dati ospite, documenti e firma dei termini vengono raccolti online. Il team vede cosa è completo e cosa manca prima del giorno di arrivo.
03
Accogli
Quando sono disponibili accessi smart, Octorate può collegare codici e istruzioni alla prenotazione. L’ospite entra con più autonomia e lo staff riceve più contesto operativo.
Funzionalità
Documenti, comunicazioni e accessi prima dell'arrivo
Gli strumenti principali per digitalizzare il check-in, ridurre attività manuali e preparare l’arrivo dell’ospite con dati più completi.
Raccolta dati ospite
Raccogli informazioni utili prima dell’arrivo, così reception e team operativo possono preparare il soggiorno senza richiedere gli stessi dati al banco.
Documenti e verifica identità
Gli ospiti possono caricare documenti online e completare i passaggi richiesti. La struttura può controllare lo stato prima dell’arrivo e ridurre scambi manuali.
Firma di termini e condizioni
Fai firmare online termini, condizioni e regole della struttura prima dell’arrivo. Questo rende più chiaro il rapporto con l’ospite e aiuta il team a conservare conferme operative.
Email e messaggi automatici
Invia istruzioni di arrivo, promemoria e comunicazioni in più lingue. L’ospite riceve le informazioni giuste prima del soggiorno e lo staff riduce messaggi ripetitivi.
Accessi smart e chiavi digitali
Notifiche e stato del check-in
Il team può seguire cosa è stato completato, cosa manca e quando l’ospite usa le istruzioni ricevute. Questo aiuta a gestire arrivi tardivi, turni e attività operative.
Vantaggi concreti
Arrivi più fluidi senza moltiplicare messaggi
Self Check-in aiuta le strutture ricettive a ridurre attese, richieste ripetute e gestione manuale delle chiavi, soprattutto quando gli arrivi avvengono fuori orario o su più proprietà.
Meno code in reception
Quando dati e documenti sono già raccolti, il check-in al banco diventa più rapido. Il team può concentrarsi sull’accoglienza invece che sulla compilazione.
Più autonomia per gli ospiti
L’ospite può completare il check-in online quando gli è più comodo. Questo è utile per arrivi serali, viaggiatori internazionali e soggiorni brevi.
Accessi più controllati
Con chiavi digitali e codici validi per il soggiorno, la struttura può ridurre consegne fisiche e istruzioni disperse. Il controllo resta collegato alla prenotazione.
Team più preparato
Il team vede in anticipo documenti, stato del check-in e informazioni mancanti. Questo aiuta a pianificare arrivi, turni e richieste speciali con più metodo.
Per ogni tipo di struttura
Check-in digitale per reception e gestione da remoto
Self Check-in è utile sia per strutture con reception sia per proprietà gestite da remoto. Cambiano accessi e procedure, ma il valore resta lo stesso. Raccogli informazioni prima dell’arrivo e riduci i passaggi manuali.
Self Check-in per hotel e B&B
Hotel, resort e B&B possono velocizzare arrivi, raccogliere documenti prima del banco e ridurre attese nei momenti di maggiore operatività.
Self Check-in per case vacanza e property manager
Property manager e agenzie possono gestire arrivi da remoto, inviare istruzioni e coordinare accessi su più appartamenti senza consegna fisica delle chiavi.
MODULI COLLEGATI
Una piattaforma, moduli collegati
Scegli i moduli che ti servono oggi e aggiungi gli altri quando la gestione cresce. Ogni prodotto usa gli stessi dati di prenotazioni, ospiti, disponibilità, pagamenti, accessi e comunicazioni.
Channel Manager
Sincronizza prezzi, disponibilità e restrizioni su Booking.com, Airbnb, Expedia e altri canali, usando i dati del PMS come base operativa.
PMS Cloud
Gestisci prenotazioni, camere o unità, housekeeping, fatture e report da un gestionale cloud accessibile da browser e app mobile.
Integrazione AI
Collega dati di ospiti, camere e prenotazioni ad assistenti AI, automazioni e strumenti esterni per velocizzare risposte e processi.
Booking Engine
Ricevi prenotazioni dirette dal sito ufficiale con disponibilità in tempo reale, tariffe aggiornate, checkout multilingua e pagamenti sicuri.
Website Builder
Crea un sito responsive per hotel, B&B e case vacanza con contenuti assistiti dall’AI, struttura SEO e Booking Engine integrato.
Rate Checker
Monitora i prezzi dei competitor e il posizionamento tariffario per confrontare il mercato con dati più chiari.
Prezzi Dinamici
Aggiorna tariffe e disponibilità con RMS integrati, AI e analisi di mercato, sincronizzando la strategia con PMS e canali.
Metasearch
Web Concierge
Automatizza comunicazioni pre-arrivo, upselling, fast check-in e assistenza multilingua con un concierge digitale collegato alla prenotazione.
Messaggistica Unificata
Raccogli messaggi da OTA, email e WhatsApp in un’unica area operativa, con modelli e risposte assistite dall’AI.
Payment Manager
Gestisci carte, preautorizzazioni, incassi online, POS virtuale e gateway di pagamento con flussi sicuri per strutture ricettive.
Owner Portal
Gestisci proprietà, proprietari, commissioni, prenotazioni e pagamenti da un portale cloud per property manager e case vacanza.
App Mobile
Coordina prenotazioni, calendario, check-in e attività operative da smartphone, mantenendo aggiornato il team anche fuori dalla reception.
Octorate API
Integra Octorate con software esterni tramite API, guide tecniche, Swagger e Postman, collegando PMS, channel manager e booking engine.
Self Check-in
Acquisisci dati, documenti e firme prima dell’arrivo, invia istruzioni e collega codici di accesso smart quando disponibili.
Domande frequenti
Risposte per scegliere meglio
Cos'è il Self Check-in per strutture ricettive?
Il Self Check-in è il processo digitale che permette agli ospiti di completare dati, documenti, firme e istruzioni di accesso prima dell’arrivo. In Octorate resta collegato alla prenotazione, così reception e property manager possono controllare lo stato del check-in da un unico flusso.
Come funziona il check-in online per ospiti?
Il check-in online invia all’ospite un percorso digitale prima dell’arrivo. L’ospite compila i dati richiesti, carica documenti, firma eventuali condizioni e riceve istruzioni. La struttura vede cosa è stato completato e può intervenire solo dove serve.
Il Self Check-in può raccogliere documenti e dati ospite?
Sì. Self Check-in può raccogliere dati ospite e documenti prima del soggiorno. Questo riduce il lavoro al banco, evita richieste ripetute e aiuta il team a preparare arrivi, comunicazioni e procedure operative con più anticipo.
Posso usare chiavi digitali e serrature smart?
Il Self Check-in invia dati alle autorità locali?
Octorate può supportare flussi documentali collegati agli obblighi locali quando la configurazione e il paese lo prevedono. Le regole cambiano in base alla normativa, quindi la struttura deve verificare quali invii o registrazioni sono richiesti nel proprio mercato.
È utile anche per case vacanza e property manager?
Sì. Per case vacanza e property manager è utile perché gli arrivi spesso avvengono senza reception fisica. Self Check-in aiuta a inviare istruzioni, raccogliere dati e coordinare accessi su più proprietà con meno scambi manuali.
Che differenza c'è tra Self Check-in e Web Concierge?
Self Check-in è focalizzato sui passaggi prima dell’arrivo, come dati, documenti, firma e accesso. Web Concierge è più ampio e gestisce anche informazioni di soggiorno, assistenza digitale, upselling e comunicazioni con l’ospite durante l’esperienza.
L'ospite deve scaricare un'app?
No. L’ospite può accedere al flusso da web quando riceve il link o le istruzioni. Questo riduce attrito perché non obbliga a installare software, mentre la struttura mantiene il processo collegato alla prenotazione in Octorate.
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Prepara arrivi, documenti e accessi prima del check-in
14 giorni di prova gratuita. Collega Self Check-in, PMS, Web Concierge e accessi smart compatibili per raccogliere dati ospite, documenti, firme e istruzioni prima dell’arrivo.