Política de privacidade da Octorate

1. Para que serve esta página

A Octorate S.r.l. faz parte do Grupo Zucchetti. Os tratamentos relativos aos contratos, ao marketing e às comunicações comerciais estão descritos na política de privacidade do Grupo Zucchetti, publicada em octorate.com/pt-br/privacy-policy/. Esta página descreve os demais tratamentos que a Octorate realiza como controlador, ou seja, a navegação no site, o uso da plataforma Octorate e do console do OctoAgent e as videochamadas gravadas. Explica também como a Octorate trata os dados dos hóspedes por conta dos estabelecimentos.

2. Controlador e DPO

O controlador dos tratamentos descritos nesta página é a Octorate S.r.l., Via Filippo Caruso 23, 00173 Roma, código fiscal e nº de IVA 13493861002, e-mail legal@octorate.com, telefone 06 4542 0568. O Encarregado de Proteção de Dados (DPO) da Octorate pode ser contatado pelo endereço dpo@octorate.com.

3. Site

Quando você visita octorate.com, coletamos os dados técnicos de navegação, como endereço IP, navegador, páginas visitadas, data e hora, para fazer o site funcionar e protegê-lo contra abusos, com base no nosso legítimo interesse. Se você preencher um formulário para pedir informações ou uma demonstração, os dados são tratados conforme descrito na política de privacidade do Grupo Zucchetti. Os cookies do site estão descritos na Política de Cookies, onde você pode dar ou revogar o seu consentimento.

4. Plataforma Octorate e console do OctoAgent

Para os usuários das contas Octorate e do console do OctoAgent, tratamos os dados de acesso e de uso, como credenciais, códigos de autenticação de dois fatores e logs de acesso e de atividade, para proteger as contas e os dados e para prevenir fraudes e abusos, com base no nosso legítimo interesse.

O conteúdo das solicitações de suporte e das conversas com a equipe de suporte é tratado para responder às solicitações, no âmbito do contrato descrito na política de privacidade do Grupo Zucchetti. No chat de suporte, quem responde primeiro pode ser um assistente baseado em inteligência artificial, que encaminha a solicitação a um atendente quando necessário.

No console do OctoAgent, usamos o Microsoft Clarity, somente com o seu consentimento, para entender como ele é usado e o que melhorar. Os detalhes estão no aviso de cookies do console.

5. Videochamadas gravadas

As videochamadas com clientes e contatos, por exemplo demonstrações, treinamentos e suporte, podem ser gravadas e transcritas para documentar o que foi dito, com base no nosso legítimo interesse. Avisamos você no início da chamada, e você pode pedir que ela não seja gravada.

6. Dados dos hóspedes dos estabelecimentos

Quando um estabelecimento de hospedagem usa a plataforma Octorate, ou seja, PMS, Channel Manager, Booking Engine, OctoAgent e os demais módulos, os dados dos hóspedes e das pessoas que fazem reservas são tratados pela Octorate por conta do estabelecimento, que é o controlador desses dados. A Octorate atua como operador de acordo com a designação que o estabelecimento aceita com o Anexo de privacidade. A designação e o Registro do tratamento do serviço, com os fornecedores, os prazos de conservação e as medidas de segurança, estão publicados em octorate.com/pt-br/data-processing-agreement/.

Se você é hóspede de um estabelecimento que usa a Octorate, a política de privacidade que se aplica aos seus dados é a do estabelecimento, ao qual você pode se dirigir para exercer os seus direitos. A Octorate presta assistência ao estabelecimento no atendimento às solicitações. Os dados da plataforma são armazenados em data centers situados na União Europeia.

Com a autorização dada pelo estabelecimento nos Termos e Condições, os dados das reservas, as suas características e os dados geográficos podem ser extraídos pela Octorate e pelas empresas do Grupo Zucchetti para serem agregados e anonimizados e apresentados dessa forma, inclusive com ferramentas de business intelligence e de inteligência artificial. Os dados assim obtidos não permitem identificar os hóspedes nem o estabelecimento.

O OctoAgent responde aos hóspedes dos estabelecimentos com um agente baseado em inteligência artificial, nos canais ativados pelo estabelecimento, ou seja, WhatsApp, e-mail, mensagens dos portais e telefone, e sempre se apresenta como sistema automático. Quando o módulo de voz está ativo, as chamadas podem ser gravadas e transcritas, com aviso no início da chamada.

Para gerar os conteúdos, o OctoAgent e as demais funções de inteligência artificial da plataforma enviam a modelos fornecidos pela OpenAI, por meio de interface de programação, somente as informações necessárias. No caso do OctoAgent, são a base de conhecimento do estabelecimento, o nome e o idioma do hóspede, os dados da reserva, a conversa, as imagens enviadas pelo hóspede e, para o check-in online, a imagem do documento de identidade com a fotografia ocultada. A OpenAI não usa esses dados para treinar os seus modelos e os conserva por no máximo 30 dias para o controle de abusos, eliminando-os em seguida. A OpenAI pode tratar os dados também nos Estados Unidos, com base nas cláusulas contratuais padrão adotadas pela Comissão Europeia. A Octorate não usa os dados para treinar modelos de inteligência artificial de uso geral, e as lições aprovadas por um estabelecimento permanecem na conta dele.

7. Fornecedores e transferências para fora da União Europeia

Para as atividades que realiza como controlador, incluindo as descritas na política de privacidade do Grupo Zucchetti, a Octorate conta com fornecedores que tratam os dados por sua conta, vinculados por acordos em conformidade com o artigo 28 do GDPR. Pipedrive (Pipedrive OÜ, Estônia) para a gestão dos contatos comerciais e das propostas. Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, Estados Unidos) para o envio das newsletters. Zapier (Zapier Inc., Estados Unidos) para a transmissão dos dados entre os formulários do site e o CRM. Calendly (Calendly LLC, Estados Unidos) para o agendamento das demonstrações. Jotform (Jotform Inc., Estados Unidos) para os formulários online. Fireflies.ai (Fireflies.ai Corp., Estados Unidos) para a gravação e a transcrição das videochamadas. Intercom (Irlanda e Estados Unidos) para o chat de suporte. Microsoft (Irlanda e Estados Unidos) para o Microsoft Clarity no console do OctoAgent, somente com consentimento. Google (Google Ireland Limited, Irlanda) para o Google Analytics e o Google Ads e Meta (Meta Platforms Ireland Limited, Irlanda) para as campanhas publicitárias, somente com o consentimento dado pelo banner de cookies, gerenciado com o CookieYes (CookieYes Limited, Reino Unido).

Os fornecedores que tratam os dados dos hóspedes por conta dos estabelecimentos estão listados no Registro do tratamento do serviço.

As transferências para países fora da União Europeia ocorrem com base em uma decisão de adequação da Comissão Europeia, incluindo o Data Privacy Framework para os fornecedores certificados, ou nas cláusulas contratuais padrão, com as medidas suplementares eventualmente necessárias.

8. Conservação dos dados

Os dados técnicos de navegação são conservados pelo tempo necessário à segurança do site. Os logs da plataforma são conservados pelos prazos indicados no Registro do tratamento do serviço. As gravações e transcrições das videochamadas seguem os prazos dos dados do cliente ou do contato a que se referem. Os dados enviados aos modelos de inteligência artificial são eliminados pelo fornecedor em até 30 dias. Os prazos dos cookies estão indicados na Política de Cookies e no aviso de cookies do console do OctoAgent. Para os demais dados, valem os prazos indicados na política de privacidade do Grupo Zucchetti.

9. Os seus direitos

Com base nos artigos 15 a 22 do GDPR, você tem o direito de acessar os seus dados pessoais, de obter a sua retificação ou eliminação, de pedir a limitação do tratamento, de se opor ao tratamento baseado no legítimo interesse, de receber os dados em um formato estruturado e de revogar o consentimento a qualquer momento, sem prejuízo da licitude do tratamento realizado antes da revogação.

Para exercer os seus direitos, escreva para legal@octorate.com. Para os tratamentos realizados em conjunto com as empresas do Grupo Zucchetti, você também pode escrever para ufficio.privacy@zucchetti.it. O DPO da Octorate pode ser contatado pelo endereço dpo@octorate.com. Respondemos em até um mês a partir da solicitação, salvo prorrogação nos casos previstos no artigo 12 do GDPR.

Se você considerar que o tratamento dos seus dados viola o GDPR, pode apresentar reclamação ao Garante per la protezione dei dati personali, a autoridade italiana de proteção de dados (www.garanteprivacy.it), ou à autoridade de controle do país em que você reside ou trabalha.

10. Cookies e pixels das newsletters

Os cookies do site estão descritos na Política de Cookies, e os do console do OctoAgent, no aviso de cookies do console. As newsletters enviadas com o Mailchimp contêm um pixel que registra a abertura do e-mail e os cliques nos links, para medir a eficácia das comunicações. Você pode evitar isso desativando o carregamento automático de imagens no seu programa de e-mail ou cancelando a inscrição pelo link presente em cada newsletter.

11. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais adequadas ao risco, como exige o artigo 32 do GDPR, entre elas a criptografia das comunicações, o controle de acesso com autenticação de dois fatores e backups diários. As medidas aplicadas à plataforma estão descritas no Registro do tratamento do serviço.

12. Alterações nesta página

Atualizamos esta página quando mudam os tratamentos, os fornecedores ou as normas.