KI-Agent für Hotels und Ferienwohnungen
OctoAgent antwortet Gästen über WhatsApp, E-Mail, OTA-Kanäle und Telefon, Tag und Nacht, auf Basis der echten Daten zu Buchungen, Zimmern und Aufenthalten. Wenn ein Mensch eingreifen muss, erfasst er die Anfrage mit Priorität und Frist und informiert die zuständige Person. Jede Nachricht trägt das Label AI oder Human, so wissen Sie immer, wer was geschrieben hat, im Einklang mit den Transparenzpflichten der KI-Verordnung der EU (AI Act). Er verfügt über eine Wissensdatenbank zu Ihrer Unterkunft und lernt aus der täglichen Arbeit. Je mehr Sie ihn nutzen, desto besser antwortet er.
OctoAgent ist ein KI-Agent, der mit der PMS Cloud von Octorate verbunden ist. Er kennt Buchungen, Zimmer, An- und Abreisen, Regeln und Leistungen der Unterkunft und nutzt diese Daten, um Gästen eigenständig zu antworten. Er ist kein Hotel-Chatbot mit vorgefertigten Antworten. Er liest die Anfrage, prüft die Daten, entscheidet, was zu tun ist, und zeigt dem Team, wie er dabei vorgegangen ist.
Gästefragen kommen zu jeder Uhrzeit, oft wenn die Rezeption geschlossen ist. OctoAgent beantwortet sie sofort, in der Sprache des Gastes, und gibt nur das an das Team weiter, was einen Menschen braucht, etwa ein Türschloss, das nicht funktioniert, einen Defekt oder einen Sonderwunsch. Das Team arbeitet mit klaren Anfragen, mit Priorität und Frist, statt mit verstreuten Chatnachrichten.
Von der Frage des Gastes bis zur erledigten Anfrage
OctoAgent verbindet Buchungen, Gäste und Kontaktkanäle. Jede Anfrage folgt demselben Weg. Er hört zu, antwortet mit den Daten der Unterkunft und gibt die Anfrage nur dann an das Team weiter, wenn ein Mensch gebraucht wird.
Hört zu
OctoAgent empfängt Nachrichten über WhatsApp, E-Mail und OTA-Kanäle wie Booking.com und Airbnb sowie Anrufe an die Telefonnummer der Unterkunft. Er erkennt den Gast, die Buchung und die Phase des Aufenthalts.
Antwortet
Er nutzt die Octorate-Daten und die Informationen der Unterkunft, um eigenständig Fragen zu Uhrzeiten, Zugangscodes, Leistungen, Verfügbarkeit und Anreise zu beantworten. Jede Antwort trägt das Label AI, und die Begründung bleibt für das Team sichtbar.
Übergibt
Wenn etwas zu tun ist, weist er die Anfrage mit Priorität und Frist der zuständigen Abteilung zu, informiert die richtige Person und hält den Gast auf dem Laufenden, bis die Anfrage erledigt ist.
Gespräche, Anfragen und Anrufe in einem einzigen Agenten
Jede Ansicht von OctoAgent nutzt dieselben Daten zu Buchungen, Zimmern und Gästen, und jede Aktion des Agenten bleibt für das Team sichtbar.
Gespräche mit Gästen
Alle vom Agenten geführten Gespräche in einer Ansicht, mit Buchung, Zimmer und Reisedaten daneben. OctoAgent beantwortet wiederkehrende Anfragen eigenständig; jede Nachricht trägt das Label AI oder Human, so wissen Sie immer, wer was geschrieben hat.
Anfragen mit Priorität und Frist
OctoAgent antwortet dem Gast immer mit den echten Daten der Unterkunft und erfindet nichts dazu. Er meldet Ihnen eine Anfrage nur, wenn Ihre Aufmerksamkeit gefragt ist, und schlägt vor, was zu tun ist.
Telefonanrufe
OctoAgent geht auch ans Telefon, etwa bei späten Anreisen, vergessenen Codes, Verfügbarkeitsanfragen und Störungsmeldungen. Nach jedem Anruf hinterlässt er dem Team eine schriftliche Zusammenfassung mit Dauer und Ergebnis.
Aufenthalte im Blick
Anreisen, anwesende Gäste und Abreisen für heute und morgen in einer einzigen Ansicht, mit Zimmer, Buchungskanal und Anzahl der Gäste. Es sind dieselben Daten, die OctoAgent für seine Antworten nutzt.
Mehrere Unterkünfte, ein Konto
Hotels, Apartments und Ferienwohnungen, alle über dasselbe Konto verwaltet. Jede Unterkunft hat ihre eigenen Regeln, Codes und Geräte, und OctoAgent antwortet mit den Informationen der jeweiligen Unterkunft.
Analytics zum KI-Agenten
Wenn der KI-Agent antwortet, laufen Sie Gefahr, den Überblick darüber zu verlieren, was in Ihrer Unterkunft passiert. Mit den Analytics sehen Sie jederzeit, wie zufrieden die Gäste sind, was sie am häufigsten fragen, zu welchen Uhrzeiten sie schreiben, wo Ihr Eingreifen nötig ist und vieles mehr.
Sichtbare Begründung
Bei jeder Antwort sehen Sie, was der Agent geprüft hat, was er entschieden hat und warum er den Fall an das Team übergeben hat. Das Team kann jederzeit in ein Gespräch einsteigen und es übernehmen.
Sofortige Antworten, ein Team, das sich auf die wichtigen Fälle konzentriert
Sechs Auswirkungen auf den Arbeitsalltag, von Gästen, die sofort eine Antwort bekommen, bis zu einem Team, das sich nur um das kümmert, was einen Menschen braucht.
Im Einklang mit dem EU AI Act
Jede Nachricht trägt das Label AI oder Human, und die Begründung des Agenten bleibt für das Team sichtbar. Sie wissen immer, wer was geschrieben hat, im Einklang mit den Transparenzpflichten des EU AI Act.
Lernt jeden Tag dazu
OctoAgent verfügt über eine Wissensdatenbank zu Ihrer Unterkunft und lernt aus der täglichen Arbeit. Jedes bearbeitete Gespräch macht die nächsten Antworten präziser.
Antworten in Sekunden, auch nachts
Gäste erhalten zu jeder Uhrzeit eine Antwort, in ihrer Sprache. Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten warten nicht mehr bis zum nächsten Morgen.
Weniger Routinearbeit
Check-in- und Check-out-Zeiten, Parkplatz, Codes, WLAN, Gepäck. Die Fragen, die sich jeden Tag wiederholen, übernimmt OctoAgent. Das Team kümmert sich um das, was einen Menschen braucht.
Keine Anfrage geht verloren
Jede operative Anfrage hat eine verantwortliche Person und eine Frist. Sie wissen, wer daran arbeitet und was überfällig ist.
Präzise Antworten statt Standardtexte
OctoAgent arbeitet mit den Octorate-Daten, etwa Buchung, Zimmer, Reisedaten, Leistungen und Regeln der Unterkunft. Er antwortet mit dem, was für diesen Gast gilt, nicht mit einem Standardtext.
Automatisierung für Rezeptionen mit eingeschränkten Öffnungszeiten und für die Verwaltung aus der Ferne
Rezeptionen, die abends schließen, Ferienwohnungen ohne Personal vor Ort, Property Manager mit mehreren Unterkünften, Teams im Schichtdienst. OctoAgent deckt die Stunden ab, in denen niemand antworten kann, und bereitet die Arbeit für die Rückkehr des Teams vor.
KI-Agent für Hotels und B&Bs
Wenn die Rezeption geschlossen oder ausgelastet ist, beantwortet OctoAgent den Gästen im Haus Fragen zu Uhrzeiten, Leistungen und Codes und leitet Defekte, Reinigungs- und Sonderwünsche an die richtige Abteilung weiter. Am nächsten Morgen findet das Team die Tickets bereits zugewiesen vor, mit Priorität und Frist.
KI-Agent für Ferienwohnungen
Wo kein Personal vor Ort ist, kümmert sich OctoAgent um Anreiseinformationen, Zugangscodes, Hausregeln und unvorhergesehene Situationen in allen Unterkünften Ihres Kontos. Einen Menschen zieht er nur dann hinzu, wenn es nötig ist, etwa bei einem Code, der nicht funktioniert, einem Defekt oder einem Notfall.
Ein Agent, der mit den Daten der Octorate-Plattform arbeitet
OctoAgent nutzt die Daten von PMS Cloud, Channel Manager, Booking Engine, Self-Check-in und Unified Inbox. Nichts muss doppelt eingegeben werden, denn Buchungen, Zimmer, Gäste und Nachrichten sind bereits vorhanden.
Channel Manager
Synchronisieren Sie Preise, Verfügbarkeit, Inhalte, Nachrichten und Einschränkungen auf Booking.com, Airbnb, Expedia und weiteren Kanälen. Verwalten Sie OTAs und Direktverkäufe über einen Kalender und reduzieren Sie das Risiko von Überbuchungen.
PMS Cloud
Verwalten Sie Reservierungen, Rezeption, Housekeeping, Rechnungen, Meldedaten und operative Aufgaben in einem cloudbasierten PMS, das per Browser und App jederzeit erreichbar ist.
KI-Integration
Verbinden Sie Gäste-, Zimmer- und Buchungsdaten mit KI-Assistenten, Automatisierungen und externen Tools. Beschleunigen Sie Antworten, interne Abläufe und den Gästeservice während des gesamten Aufenthalts.
Booking Engine
Erhalten Sie Direktbuchungen über Ihre offizielle Website mit Echtzeit-Verfügbarkeit, aktuellen Preisen, mehrsprachigem Checkout und sicheren Zahlungen. Reduzieren Sie Provisionen und die Abhängigkeit von OTAs.
Website Builder
Erstellen Sie eine responsive, SEO-optimierte Website für Ihre Unterkunft mit schnellen Seiten, KI-gestützten Inhalten, professionellem Design und integrierter Booking Engine für Direktbuchungen.
Web Concierge
Automatisieren Sie Kommunikation vor der Anreise, Upselling, schnellen Check-in und mehrsprachige Unterstützung mit einem digitalen Concierge, der das Gästeerlebnis vor, während und nach dem Aufenthalt verbessert.
Unified Inbox
Sammeln Sie Nachrichten aus OTAs, E-Mail und WhatsApp in einem einzigen Arbeitsbereich. Nutzen Sie KI-Antworten und wiederverwendbare Vorlagen, um Gästeanfragen zu verwalten, ohne die Plattform zu wechseln.
Payment Manager
Verwalten Sie Karten, Vorautorisierungen, Online-Zahlungen und Payment Gateways mit PCI-DSS-konformen Abläufen für Hotels und Unterkünfte. Reduzieren Sie manuelle Fehler und Verwaltungsaufwand.
Self-Check-in
Sammeln Sie Gästedaten, Dokumente und Präferenzen vor der Anreise, beschleunigen Sie die Rezeption und ermöglichen Sie digitalen Zugang mit kompatiblen Smart Locks, um die Ankunft zu vereinfachen.
Rate Checker
Überwachen Sie Wettbewerberpreise und die Preispositionierung, um den Markt mit klareren Daten zu vergleichen.
Metasearch
Veröffentlichen Sie Live-Preise und Verfügbarkeit auf Google Hotel Ads, Google Vacation Rentals, Tripadvisor, Trivago und vielen weiteren Portalen, um Reisende zu erreichen und Direktbuchungen über die offizielle Website zu steigern.
Mobile App
Koordinieren Sie Reservierungen, Kalender, Check-in, operative Aufgaben und Objekt-Updates per Smartphone. So bleibt Ihr Team auch außerhalb der Rezeption in Echtzeit informiert.
Owner Portal
Verwalten Sie Objekte, Eigentümer, Provisionen, Buchungen und Zahlungen über ein Cloud-Portal für Property Manager und Ferienwohnungsvermieter, mit individuellen Regeln und transparenten Finanzberichten.
Dynamic Pricing
Optimieren Sie Preise und Verfügbarkeiten mit integrierten RMS-, KI- und Echtzeit-Marktdaten. Synchronisieren Sie Revenue-Strategien über PMS, Channel Manager, OTAs und direkte Online-Buchungen.
Octorate API
Integrieren Sie Octorate über APIs, technische Leitfäden, Swagger und Postman mit externer Software. Verbinden Sie PMS, Channel Manager, Booking Engine und Automatisierungen für Unterkünfte sicher.
Klare Antworten zum KI-Agenten für Hotels und Ferienwohnungen
Was ist ein KI-Agent für Hotels und Ferienwohnungen?
Ein KI-Agent ist eine Software auf Basis künstlicher Intelligenz, die mit den Daten der Unterkunft arbeitet, etwa Buchungen, Zimmern, Regeln und Leistungen. Sie antwortet Gästen und erledigt operative Aufgaben eigenständig. Anders als ein Chatbot mit festen Antworten versteht sie die Anfrage, prüft die Daten und entscheidet, wie es weitergeht, und bezieht das Team ein, wenn es nötig ist.
Was kann OctoAgent eigenständig erledigen?
Fragen zu Uhrzeiten, Leistungen, Zugang und Buchungen beantworten, die Verfügbarkeit prüfen, Anreiseinformationen senden, Anrufe zusammenfassen und Anfragen, die eine Aktion erfordern, an die richtige Abteilung weiterleiten. Aufgaben, die einen Menschen oder eine Freigabe erfordern, werden an das Team übergeben.
Auf welchen Kanälen funktioniert OctoAgent?
WhatsApp, E-Mail, die Nachrichten der OTA-Kanäle wie Booking.com und Airbnb sowie Telefonanrufe.
In welcher Sprache antwortet OctoAgent?
In der Sprache, in der der Gast schreibt oder spricht, in Nachrichten und am Telefon. Sie müssen keine Antworten in mehreren Sprachen vorbereiten, denn OctoAgent antwortet in der Sprache des Gastes.
Kann das Team in ein von der KI geführtes Gespräch eingreifen?
Ja, jederzeit. Die Nachrichten tragen das Label AI oder Human, und die Begründung des Agenten ist sichtbar. So weiß jeder, der eingreift, was bereits gesagt wurde.
Was passiert, wenn eine Anfrage das Team braucht?
OctoAgent erfasst sie als Ticket mit Beschreibung, Tags, Priorität und Frist und informiert die zuständige Abteilung. Das Team verfolgt das Ticket auf dem Ticket-Board und schließt es, sobald es gelöst ist. Die Berichte zeigen nach Priorität aufgeschlüsselt, wie viele Tickets fristgerecht abgeschlossen werden.
Brauche ich Octorate, um OctoAgent zu nutzen?
Ja. OctoAgent arbeitet mit den Daten Ihres Octorate-Kontos, etwa Buchungen, Zimmern, Aufenthalten und Nachrichten. Diese Daten machen die Antworten präzise und aktuell.
Was ist der Unterschied zwischen OctoAgent, Web Concierge, Unified Inbox und KI-Integration?
Web Concierge organisiert die Informationen für den Gast sowie die geplanten Nachrichten. Unified Inbox ist der Posteingang, in dem das Team arbeitet, mit Antwortvorschlägen der KI. OctoAgent ist der Agent, der eigenständig antwortet und handelt, Anfragen und Anrufe bearbeitet und nur die Fälle an das Team weitergibt, die einen Menschen brauchen. KI-Integration ist die technische Ebene mit Open API und MCP, mit der Sie externe Tools anbinden und eigene Automatisierungen erstellen.
Sind die Gästedaten geschützt?
Ja. Die Daten bleiben in der Octorate-Umgebung, mit Berechtigungen pro Benutzer und Protokollierung der Aktionen. In Ansichten und Berichten sind Namen und Kontaktdaten der Gäste maskiert.
Lassen Sie einen KI-Agenten für Ihre Unterkunft arbeiten
Eine 30-minütige Demo mit dem Octorate-Team. Wir zeigen Ihnen, wie OctoAgent Ihren Gästen antwortet, Anfragen bearbeitet und die richtigen Personen in Ihren Unterkünften informiert.